DEVONthink (一)初步認識

YJ On-Line ~
Nov 12, 2017 · 8 min read

綠起

我用DEVONthink已經有一段時間了,是該說明一下為何我會用這套軟體來取代Evernote。其實Evernote我並沒有完全刪除,只是把裡面的文件都清空而已(那還不算刪除嗎?)。畢竟最近一段時間,大象一直做出自砸腳的動作,請看

這些相關的新聞讓我一直對大象很沒有信心,雖然他們最近已經搬到GCP,同步速度已經快上很多,甚至以台灣而言,它是最快的雲端筆記平台(最快洩漏機密的平台)。但是在資料安全性上的疑慮,讓我不得不放棄這好用的平台當作我的資料最後集散地,現在也只當作捉文章的工具而已(文後說明)。

用Google搜尋Evernote 替代方案Evernote 取代這些字眼,就可以看到想要逃離的人真的很多,最多是轉到OneNote去,但是OneNote的同步速度,真的讓人懷疑這是微軟的服務嗎?以服務為導向,號稱擁抱雲端的公司,速度慢到令人髮指,根本就是覺得反正你也沒有地方逃的老大心態。曾經我已經放棄了離開Evernote的想法,但是每過一段時間,就會開始找替代方案。為了終止這無趣的行為,決定全部都轉到自己電腦上來管,但這又產生了檔案管理的問題,一直找不到很好的方式來處理。就在萬念俱灰的情況下,讓我找到了DEVONthink…

DEVONthink是什麼?

這問題其實不太好回答,因為不論用Evernote或是OneNote來比擬都不太對,也不是一個很好的形容方式,我用一些簡單的說明,看會不會好一點幫助了解。

1. 是一個檔案與媒體的管理與瀏覽工具

就像Finder一個,DEVONthink可以用資料夾的方式垂直管理電腦中的各種檔案,且這些檔案都可以透過內建的程式直接開啟。有點類似像iTunes或iPhoto一樣的管理方式,但是功能更加強大,算是一種整合型的工具。

你可以直接開啟存在裡面的資料,不論是文件(如:Word、Excel、PowerPoing、Pages、Number、Keynote、txt…)、音樂(aac、mp3…)、影片(如mp4…),幾乎只要在Finder中能打開的檔案,但DEVONthink都可以打開。而且整合Finder的Quick Look功能,按個空白鍵就可以直接預覽。

2. 思考片斷的儲存地

在網路的世界中,我們常常看到有用的資料,但現在又沒有時間讀,這已經有很多的應用,比如InstapaperPocket。但這些Read it later的應用有一個很大的問題,就是無法將文件存回本地端。而DEVONthink在這部份就很強,它可以應用Instapaper的截取技術,只取文字的部份存到裡面,另外再作語意分析,可以快速的將回傳的文章分類好(Auto Classify功能)。除些之外,內建的文字編輯器,可以支援純文字(Plain Text)、Rich Text、Sheet或是Markdown,尤其是Markdown的支援,這是Evernote所沒有的功能。

如此而言,DEVONthink已經可以將各種文字型的檔案,都存在資料庫中,這是相當好用的。

3. 文件的儲存地

文件最重要的就是管理,人們往往會花很多的時間在管理與分類上。DEVONthink了解這是一件很浪費時間的事,所以利用自行開發的演算法,可以一鍵自動分類或是分到不用資料夾中。未來要找這些資料,也可以利用搜尋的方式處理。好的,這有什麼了不起?大象也是做得到。

DEVONthink更強大的是建立個人的Wiki資料庫。在文件開啟後,有see also功能,會利用文件中相關的字辭與整個文件資料庫做比對,列出相近似的文章。另外文件也都做到內文的檢索,是故不是比對文件標題而已哦,是連上述支援的檔案內文,或是文字化的PDF內文都會被比對出來。

再者,資料夾可無限擴充層級,也是我最欣賞的一點。Evernote只能做到兩層的管理,常常讓我在分類上很苦惱,分類學應該是「當一個資料夾內超過十份文件,就代表可以繼續分類下去」,而Evernote只會讓我把相似但又不相同的東西放在一起。例如我有個登山的入山證申請資料,在我的資料庫就是被歸到Archive->Mountain->南湖群峰->南湖大山申請資料,在Evernote之中在Mountain階層就結束了。當然我可以利用Tag的方式將文件再做橫向維度的分類,但既然我可以用資料夾就分好了,為何我還要去遷就於軟體的限制呢?

4. 資料庫

假如以結構化的資料庫關念來管理檔案,那就是役於物的限制。在DEVONthink之中,提供了很方便管理文件方法,加入了Duplicate與Replicant的觀念,這也是市面上其他檔案軟體所沒有的功能。另外這算是一個本機端的軟體,以檔案管理的原則,提供了Importing與Indexing兩種方式將資料存入,交互靈活運用,可以有千變萬化的方式作資料管理。這兩個是相似但不相同的概念。有一些觀念是必需要先了解的。

  • Importing是將檔案複製一份到資料庫中,Indexing只會做索引,並不會移動檔案。
  • 部份人以為DEVONthink是將檔案都放成一個資料庫檔案,所以當資料庫檔案損壞時,所有的資料將全部消失。這可以說是對,也算不對。其實DEVONthink只是將檔案包裏起來而已,也沒有做壓縮的動作,所以就算檔案開不起來,其實都還是可以救回原始的資料。假如真的很擔心的話,建議可以盡量用indexing的方式將文件放入資料庫中,這樣文件就根本沒有移動過。
  • DuplicateReplicant都可以將文件做複製的動作,但Duplicate複製完就是兩個完全獨立的文件,修改任一個檔案,都不會影響到另一個。而Replicant卻是修改完後,另一個也跟著變動

現在我習慣直接將資料存入DEVONthink之中,並且直接編輯,編輯完也是直接按儲存而已。反正資料庫已經連結雲端作備份了,怎麼運作,就不是我要去擔心的事。

這部份還有很多可以介紹的,留作未來的主題吧。

5. 瀏覽器與RSS訂閱器

雖然在Take Control of Getting Started with DEVONthink 2這本書中有提到,盡量不是將DEVONthink作為RSS的閱讀或訂閱器使用,但是現在我的應用是將我在Feedly中的所有RSS連結直接給DEVONthink使用,好處是當看到有意義的文章,或未來可能會用到的資訊,我就將文放到指定的資料夾中,作為個人資料庫,不用再經過轉檔或截取的動作,一個拖拉放就搞定了。

有一些RSS只提供摘要,若點入要開啟瀏覽器也算很麻煩的事,所以這部份DEVONthink可以用內建的Browser搞定,不用再另外開啟程式與畫面,也當然沒有其他分頁之類的惱人問題,算是相當方便。

DEVONthink缺點

秉持著雞蛋裡要挑出骨頭的個性,在這軟體中,其是存在著一些缺點,讓我不得不注意到。

  1. 畫面很老派,感覺像是在用早期的ERP軟體一樣的界面。不用我這外貌協會成員來看,都會覺得畫面一點都不吸引人,雖然沒有炫麗的畫面與操作模式,但功能都很實用。期望下一版可以再更好看一點。
  2. 中文斷字能力不足,這影響到Classify與Search的能力。中文的文章,Auto Classify幾乎變成個廢物,連同See also功能都有點影響。所以在中文使用環境中,DEVONthink的功力算是只剩六成而已。這點可能會讓很多人對此產品沒有信心,這部份現在無解,只待未來改版時再期待改進。
  3. 利用Instapaper截取網站時,常常都會找一堆無用的資訊都拉進來,把畫面變得很不易閱讀。這問題的解法,我是利用Evernote做為網站截取的主要工具,待上傳到Inbox資料夾之後,再同步到DEVONthink之中。看似繞了一個圈,但最少解決了問題。

YJ On-Line ~

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一個熱愛古典音樂、音響、攝影、歷史人文、旅遊、登山、足球與愛用Mac的浪子~

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