職場生存守則(一)絕對不能犯的低級錯誤

圖片來源:Pixabay

寫在開頭

這其實是一系列的文章,分幾個篇幅,以談話的口吻寫完。

在真正動手寫這篇文章前,一直在想要用什麼樣的角度來寫這篇文章?我不是符合傳統定義中的成功的人:我沒有自己的事業、房子、車子,沒有婚姻和子女,我和家人同住,是極度依賴家庭支援的人。

我沒有百萬存款,幾乎是個月光族,和一般上班族一樣,我也曾經被交通費、通訊費用、書籍、3C的分期付款、社交費用綁得很緊,甚至得靠友人的協助,根本算不上財務自由。

那,我要用什麼角度來給社會新鮮人?換個角度想,如果我不能在這些給予協助的話,那我就把自己曾經犯過的錯寫在這,一來,這個社會裡不是每個人都是企業家,但我們都會有自己的事業(生活、家庭、工作)要經營,二來,這些錯誤不見得全都會發生,也不見得會同時出現,但希望能減少每個人在犯錯時的挫折感,畢竟,我們是人,我們都會犯錯,立刻認錯,馬上修正方向就好,不要讓自己一直處在挫折感裡。


這一篇要談的錯誤很容易出現在剛出社會的新鮮人身上,尤其在社群網站普遍使用,所有的連絡方式都透過網路通訊軟體,讓以往上對下或下對上皆改為平行的今日,很多人不以為意。但人人心中都有一把尺,什麼時候踩到對方的底線?

給新鮮人的建議是:「犯了錯之後一定要認錯並改正,並且不要在短期內重覆犯錯。」

給前輩們的建議是:「得饒人處且饒人,如果新鮮人犯了錯,請讓他們知道錯了,導正他們,但不要逼死他們。」


弄錯客戶的公司名稱、姓名、職稱、直呼長輩名諱

只要是商業往來溝通,千萬、千萬、千萬、千萬、千萬、千萬不可以犯這種錯(這件事真的很重要)。很不幸的,這種事連職場老鳥都會踩到地雷。例如我們在私下談話時可能會貪快,只要意思到就好,所以就會取些暱稱、簡稱,但是在書信公文往來上,一定要記得往來對方的公司正確全名、姓名、職稱。這是職場上必要的尊重,對方願意與你稱兄道弟,但一定要以禮相待,而最基本的禮貌,就是記得對方的公司名稱、職稱、姓名,而且千萬不能寫錯或縮寫,特別是商業文書、Email往來,不要貪快,不確定的話,先向主管問過,或是拿起對方的名片多核對幾次。白紙黑字,只要讓對方覺得不禮貌,生意都不用做了。

另外就是不要貪快。有次在開線上會議,由於不方便語音通話,所以我貪快直接輸入了兩位長輩的姓名,而沒有輸入他們的稱謂。事後,線上會議結束,秘書直接把會議記錄公布在網路上,那一瞬間我只想撞死自己:「妳跟人家很熟嗎?可以這樣直接稱這些前輩的名諱嗎?人家公司員工都不敢直接稱老闆的姓名,妳這個路人甲是哪根蔥?」由於這份已公布的資料是輸成一份PDF檔,所以記錄是無法更改,人家前輩看到會怎麼想?「沒禮貌,當初拒絕你是對的。」由於沒有直接的業務往來,我再也沒有機會表達我的歉意,也沒有機會向他們道歉,而之後再也不會有合作的機會。在這一回合,自己已經被判出局,再也沒有機會重新來過。

如果我自己在發言時夠小心,就不會犯這種錯,這種事不能靠別人提醒你,一定要自己提醒自己。

我稱這種錯是一定會犯的低級錯誤,但只有初入社會的新鮮人可以犯錯,但如果不斷犯這種錯,那可能就不能在這個社會裡生存。


裝年輕(裝可愛)

這種錯,只能出現在進社會職場的前三年,進入某間公司的前三個月。為什麼會有所謂的「試用期」?這其實是在考驗一個新人對環境能否快速調適自己的心境。

在學校裡就算是人人捧在手上的校園之花、在家裡爸媽長輩捧在手上的心頭肉,進入公司後,都是人家的「員工」。剛進入公司對於環境不熟悉,可以多開口去問,不要不問,更不要把這幾句話掛在嘴上:「我是新來的,對環境不熟悉」、「我剛畢業,對工作環境和流程不熟」、「我不知道」。有些女生很喜歡把「我不知道」掛在嘴巴上,要別人給予協助,第一次人家還願意幫妳,第二次、第三次,就會給人不專業的形象,但現實是:「不知道是不會問嗎?問了是不會記嗎?」有句話是這樣的「腦袋很好用,人人都該有一個」,請發揮大腦的功能,人都會年老色衰,永遠都會有更年輕美麗的女孩進來。

當別人稱讚「娃娃臉」、「看不出歲月的痕跡」時,不要沾沾自喜或是覺得很光榮,因為從另一個角度來看,也是在說這個人沒有給人成熟穩重的感覺、輕浮、無法信任你的能力。

舉例來說,兩個近四十歲的人在老闆面前,一個看起來成熟穩重,講話有條理、有依據,另一個看起來像大學剛畢業的毛孩,講起話來無頭無尾,沒有前後因果順序。如果你是老闆,重要的事情你會交給進去處理?

講話不要那麼多語助詞、走路請好好走,不要用跳的,開口前先想三遍,出主意時先問自己五遍為什麼。愛裝可愛的話在自己家裡就好,不要在工作場合展現。


裝熟、攀親道故

感謝網際網路與社群網站,把以往的階級制度改成水平的溝通模式,我只要透過網站上的「送出朋友邀請」,對方可能會願意加你為「朋友」。但這樣就是「朋友」嗎?

在這幾年裡我不斷聽到一件趣事,有幾位朋友會在私底下聊說:「有時走在路上,會有人跑過來跟我打招呼或是直接叫我的名字。」或是「我人在現場,卻聽到後面那桌的人跟其他人說跟我很熟。跟我很熟?我不認識你啊!跟我很熟的話,怎麼沒看到我呢?」這件事真的很有趣,還有一種情況,你可能與某些人有數面之緣,但可能也頂多是點頭之交,千萬不要跟同事、長官說「我和某某人很熟」這句話,因為總是對方最多只知道與某個人有過交集,可能只記得你的服務單位,但不記得「你」是誰。更不要說:「我和某某人是臉書(或LinkedIn或LINE)好友」、「那個某某人是我朋友的朋友」如果你和這個某某人僅限於社群網站的關係,那就是你和對方完全不熟,而你朋友的朋友也不是你的朋友。

每個人對「熟識」於的認知與標準不同,所以不要把「我和某某人很熟」這種話掛在嘴巴上,那真的只會笑掉別人的大牙。

曾經同床共枕的伴侶都會用「因了解而分開」的理由來分手了,所以這職場上只有「熟悉的陌生人」沒有「熟悉的朋友」,切記切記。


過度膨脹自己

在專科畢業前,老師們耳提面命:「會多少事,說多少話」在履歷表上千萬不要過度膨脹自己,但我在後來看到的許多情況是:

面試官:「從履歷表看來,你會寫程式,你會寫什麼程式?」
面試人員:「HTML、CSS」
面試官:「那你用什麼寫程式?」
面試人員:「Frontpage、Dreamweaver」

除非是騙完全不懂的人,通常這會讓自己落入一種窘境:吹牛。

「吹牛」這種遊戲就是在資訊不對稱的情況下,去賭自己贏的機會,牌面翻過來時,爆了就得負責把所有的牌吃下去。你說你會這件事,主管要驗證你能力最好的方法就是叫你實做,你沒有做到履歷表寫的那種程度時,那就有兩個選擇:仁慈一點的主管讓你有台階下,現實一點的主管直接請你回家吃自己。

現在多數面試官會在面試或是面試前要求現場解題,同時也考驗面試者的危機處理能力,還會考驗面試人員的道德。

站在公司的角度想,這是正當的,「公司」是營利事業,不是慈善團體,慈善團體也是有營運壓力存在的。

所以,千萬不要過度膨脹自己的能力,也許它能在履歷表上爭取一次面試的機會,但網路在傳遞訊息是很快的,「好事不出門,壞事傳千里」,如果你過度膨脹自己的能力,你可能連之後同產業的面試機會都沒有了。


死不認錯、說謊

當你說了一個謊,就得用更多的謊言,當你不斷說謊時,你只會不斷的犯錯。「錯並不可恥,可恥的是你說了謊」。在犯錯的當下馬上承認錯誤,或是被他人指正時承認自己的錯誤,都會比人家事後說你「不懂裝懂」、「滿口謊言」失去了對方對你的信任還要重要。

在現在的世界裡「信任」是商業往來、人與人相處十分重要的基礎。為什麼會有那麼多機制要去建立「信任」?就是因為現代人會想辦法說謊、瞞騙,於是造成了龐大的社會成本,讓人與人之間的信任盡失。

「勇於承認錯誤並改正」需要很大的勇氣,但這也會是建立「信任」的一㮔方法。


東家長、西家短的八卦王

有不少人會覺得社群網站是「洩壓閥」。事實上一點也不,它很有可能是毀滅你所有努力的證據。你看有多少社會新聞都是因為社群網站上的言論而來的?有些人很喜歡在社群網站上意有所指,或是強調讀者不要先入為主。事實上,你寫出來不就是要人看到嗎?不該說的事不要說,那是公司的事,你同事的事,不要以為四處跟人家爆內幕的行為很了不起,這種行為只會讓人覺得這個人:「沒有口德、沒有職業道德」。

如果某個聽眾或讀者認相關人等,並進行求證時,人家就知道你不但是個八卦王,還是個表裡不一的偽君子。

除了社群網站外,我最討厭在用餐時間、餐廳裡聽到其他用餐的人在討論家裡的私事或是公司同事的情事八卦,就從小父母給的教育來說:與工作有關事都不該在公共場合裡大聲談論,與他人有關的私事,更不應該由自己的嘴裡說出來。


貪小便宜、公器私用

在我以前工作的某個單位裡,有個長官曾經站起來痛罵與會主管:「誰能告訴我,一個二十人的部門在一個月裡用掉七大箱衛生紙是怎麼一回事?」我很訝異會有這種情況。直到有一天,我和家人拜訪某個遠親,看到他家裡堆了一大堆捲筒衛生紙、筆、釘書針、信紙、郵票等文具,還問訪客要不要,反正是公司的,可以拿回家用。

父母拒絕了,回家後告訴我:「這個行為是不對的,不要以為幾塊錢的原子筆、鉛筆可以帶回家用。你在公司工作,這是公司的財產,公司給你這些文具使用,方便你工作用的,不是你的東西不要拿。」

另外要講的是「時間」與「創作物」。當你在公司工作時,也就是當你從「踏出家門的那一秒」到「踩入家門的那一秒」的時間,都是屬於公司的。這樣講很不盡人情,但事實上,從公司經營的角度來看,公司「付了錢」向員工購買這段時間的「服務」,如果你在公司用公司的電腦、公司的文具,你的「產出」都是屬於公司的,除非你們有另外約定,不然你用公司的電腦經營網拍、經營自己個人的部落格、看股票操盤,老實說,都是有暇疵的。這也是陸續有國外企業收回「在家工作」的員工福利,彈性工時可能需要另外的工作契約,將產出、工作內容的標準訂定出來。

讀到這,一定會有人很生氣:「靠!你這樣和那些慣老闆有什麼不同?」很不幸的,工作的付出與獲得是平等的在工作時,拿人家的薪水做人家的事是基本工作道德,如果拿人薪水做的是對公司沒有幫助的事,那是沒有工作道德。

另外,也不該藉由公司的資源建立自己的個人形象。很多人忘記自己是使用公司的資源,卻做著只有利自己的事,或是打造自己成為「XX之神」的形象,如果有回饋到公司營運還好,但通常是打造了個人形象與個人品牌,卻無利於公司的營運。這點也是絕對不能犯的錯。

回到前面談到的,建立「信任」是必要的,如果你無法讓你的老闆信任你,那最好腳踏實地乖乖做公司內的事。

這篇先談到這,接下來我們再談待人處世(事)。