Priority Scale as Part of Time Management

Waktu atau masa menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah seluruh rangkaian saat ketika proses, perbuatan, atau keadaan berada atau berlangsung. Segala aktivitas yang kita kerjakan adalah bentuk penggunaan waktu. Detik demi detik, menit demi menit, dan jam demi jam, tak lengah berlalu seiring berputarnya bumi pada porosnya dan berevolusi mengitari matahari.

Waktu sangatlah berharga bagi setiap manusia. Setiap manusia di berikan 24 jam waktu per harinya, tidak pernah berlebih dan tidak pernah berkurang. Dan pertanyaannya adalah apa yang telah kita lakukan dalam waktu 24 jam per harinya? Apakah kita menghabiskan waktu setiap harinya untuk mengeluh? Menggerutu? Berkeluh kesah? Atau justru menggunakan waktu 24 jam dengan hal yang positif?

Dua puluh empat jam dapat menjadi waktu yang panjang ataupun sebaliknya, singkat. Setiap individu diharpakan bisa mempergunakannya dengan tepat dan efisien. Hanya saja tidak semua orang mengerti atau menggunakan waktu yang mereka punya dengan sebaik mungkin juga bahkan lalai untuk memahami konsep waktu yang berharga. Oleh sebab itu, pemberdayaan dan penerapan manajemen waktu diperlukan.

Manajemen waktu merupakan suatu guideline yang terdiri dari perencanaan, pengendalian, dan struktural terhadap seberapa banyak waktu yang kita gunakan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Pengorganisasian yang kontinu setiap harinya membantu kita menyelesaikan pekerjaan dengan tepat waktu dan memberi kita ruang waktu untuk menjadi kreatif serta proaktif dalam segala tugas yang menjadi tanggung jawab kita. Memiliki keterampilan manajemen waktu yang kuat pada akhirnya dapat mengarahkan kita kepada pencapaian tujuan utama.

Memanajemen waktu berarti memanfaatkan dan mengelola waktu sesuai dengan skala prioritas. Skala prioritas adalah ukuran kebutuhan yang tersusun dalam daftar berdasarkan tingkat kebutuhan yang paling penting sampai kebutuhan yang bersifat dapat ditunda pemenuhannya. Hal yang dapat diperhatikan sebelum membuat skala prioritas, antara lain:

1. Berkaca pada kemampuan diri sendiri (imagine yourself)
2. Memikirkan cara dan kemungkinan untuk mencapai setiap tujuan (think about how you achieved all of your goals)
3. Membuat daftar yang harus dikerjakan (create a to-do list to leads you)

Optimis tapi Realistis

Pengelolaan waktu akan dilakukan oleh diri kita sendiri. Sudah tentu penting untuk mengetahui apa yang melatarbelakangi hal tersebut.

1. Pengenalan diri
2. Kesadaran/ keinsafan diri
3. Pengendalian diri
4. Kecukupan diri

Perlu digarisbawahi sebelum membuat daftar yang harus dikerjakan (to-do list), ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan seperti pada poin 1 dan 2. Sebuah tool bernama Thinking Backwards diperlukan. Terdapat beberapa hal yang menjadi concern, antara lain:

1. Imbalan jangka pendek dan jangka panjang (the short term and long term rewards)
2. Dampak setiap aktivitas yang diambil (the impact of each activity)
3. Perbandingan keuntungan yang mungkin didapatkan (the comparison of some possible outcomes)
4. Memastikan pilihan yang benar-benar penting (ensure that the number 1 priority is more important than the number 2 priority)
5. Melihat kembali aktivitas yang menghasilkan hasil yang sama (evaluate which activities result in overlapping rewards)

Setelah kita mengetahui goals yang akan hendak dicapai maka hal yang semestinya dilakukan, antara lain:

1. Buat dan tulis rencana (capture everything on a master plan/ list), sebisa mungkin dipecah dan dikerucutkan lagi dalam periode yang semakin kecil. Sebagai contoh: bulanan → mingguan → harian.
2. Pisahkan antara hal yang penting dan mendesak dengan Eisenhower Matrix (separate the urgent from the important).

Eisenhower Decision Matrix

• Urgent (mendesak/ genting): sesuatu yang harus dilakukan segera tanpa boleh ditunda-tunda
• Important (penting): sesuatu yang seharusnya dilakukan karena esensial dan terdapat konsekuensi di dalamnya.

“What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.”

3. Tambah dan perjelas rencana (add more details). Detail dapat berupa parameter tambahan, objectives, pengingat (tenggat waktu), dan lain-lain. Lakukanlah evaluasi secara berkala. Tinjau kembali apa yang perlu dibenahi dan diteruskan. Usahakan agar effort dan impact dan outcome yang dihasilkan berbanding lurus.

Dengan mengelola waktu sesuai dengan prioritas maka akan didapatkan beberapa manfaat, seperti:

a. Tugas dan kewajiban terselesaikan

b. Aktivitas yang dilakukan efektif dan efisien

c. Mampu menyikapi berbagai macam tekanan

d. Merasa cukup. Tidak merasa kurang maksimal karena telah dilakukan dengan pertimbangan yang matang dan tidak merasa berlebihan atau memaksa karena dilakukan sesuai dengan kemampuan diri sendiri.

Manajemen waktu adalah bagian dari mensyukuri dan menikmati pemberian Yang Maha Kuasa. Jam dinding akan terus berdetak setiap detiknya. Mengingat hidup di dunia tak lama waktunya, manfaatkan yuk sebaik-baiknya!

Amalia Qurrotu Ayunina

12819046

Referensi:

• Gelar wicara dengan tajuk “Skala Prioritas” oleh Kak Piala Ameldam Simanjuntak (Meteorologi 2008)
• Gelar wicara dengan tajuk “Menikmati Waktu” oleh Kak Maria Paschalia Judith J. (Meteorologi 2012)

Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)

• Gambar: https://lauracastro.com/wp-content/uploads/2019/08/URGENT-QUADRANT-1024x1024.png

#SkalaPrioritas

#ManajemenWaktu

#AkuTidakDemot

#Meteorologi2019

#AstrapiDiraya

#KAAT2020