Co nám brání si práci organizovat?

Zamysleli jste se někdy dřív nad tím, jaké překážky si my sami stavíme nebo “se” nám staví do cesty, přestože jsme si vědomi, že bychom měli pro dosažení dobrých výsledků pracovat efektivně?

V dnešním světě jsme pod palbou mnoha rozptylujících faktorů a informací ze všech stran. Víme, že se potřebujeme soustředit na to důležité, ale zároveň je velice těžké odolávat rozptýlení. Myslet a pracovat jen na povrchu je pro nás snazší.

Obzvláště na malé podnikatele dopadají vysoké nároky co do rozsahu činností, kterými se musí zabývat, pokud jsou zatím v situaci, kdy si nemohou dovolit zaplatit šikovnou pravou ruku, na kterou by část své práce delegovali a tím ulevili sami sobě. Marketing, prodej, plánování, strategie, finance, fakturace, sociální sítě, komunikace s klienty atd. atd.. Je toho skutečně hodně, co podnikatel potřebuje obsáhnout. Není to jen ten “technický” a odborný základ, ten samotný produkt nebo služba, kterou nabízí. Postupem času a s rozvojem byznysu se nároky na čas podnikatele zvyšují.

Den má jen 24 hodin. Za sebe říkám, že pracovní den, obzvláště pracovní den podnikající matky s dvěma dětmi jako jsem například já,maximálně 4–6 hodin čistého produktivního času. Čas prostě není nafukovací a je třeba s tím počítat. Energie pro práci je také vyčerpatelná a je nutné ji zpátky dobíjet.

Nabízí se tedy otázka, jak do určitého časového rozsahu vměstnat co nejvíce práce, abychom se neuštvali. Jenže zamyslet se nad svou prací a jejím systémem samozřejmě také vyžaduje svůj čas a vynaloženou energii. A tak si, často nevědomky, začneme stavět překážky, proč se nám do toho nechce.

Jaké překážky si stavíme?

Není to potřeba

Znáte ten pocit “funguje mi to celou dobu, tak proč bych na tom něco měnil”? Pokud nějaký systém funguje, je to naprosto legitimní otázka. Na druhou stranu ale není od věci se na něj podívat s odstupem a zeptat se sám sebe: “Je to vážně tak dokonalé? Nedalo by se to udělat jinak? Neexistují nějaké rezervy, které by mi pomohly, abych se mohl věnovat něčemu jinému?”

Nechce se mi do toho

Už jen to, si jednoduše sednout a říct si, teď se podívám na to, co ve svém podnikání dělám, je dost náročné a vyžaduje to hlubší soustředění. Za prvé je to činnost, která v první chvíli nevygeneruje žádné peníze. Za druhé se mylně domníváme, že stačí, že vše nosíme v hlavě. Takže proč bychom se tím zabývali, že ano. Ale když si pak sepíšeme všechny tyto činnosti na papír a vidíme je přímo před sebou černé na bílém, většinou se nestačíme divit, kolik toho vlastně děláme a jak rozmanité ty činnosti jsou. Když pracuji na tomto úkolu se svými klienty, mapujeme společně všechny činnosti, kterými se zabývají.

Nemám na to čas

Ano, čas je veličina, která je přesně daná. A rozumím tomu, že je potřeba se soustředit hlavně na vydělávání peněz, abyste měli dostatek finančních prostředků pro chod firmy, na zabezpečení sebe a rodiny. Můžu vám pomoct a tenhle čas ušetřit, protože to udělám za vás. Rutinní činnosti zmapuji a usadím je do procesů. Navíc, sepsat činnosti je do určité míry jednorázová akce. Uděláme ji jednou a delší dobu se k ní nevrátíte.

Zvládnu to i bez procesů

Věřím tomu že ano. Ale za jakou cenu? Budete vyčerpaní, unavení, nebudete vidět smysl v tom, co děláte, protože hodnota, kterou vytváříte, se rozmělní v milionech drobných činností a zůstane pro vás hůře hmatatelná a uchopitelná.

Odrazuje mě to

Nechceme se do něčeho pustit, a tak všemi silami odvádíme pozornost od problému, o kterém víme, že ho potřebujeme řešit, a zabýváme se něčím jiným, co mylně vydáváme za důležitější činnost. Odpor a nechuť je převlečená prokrastinace. Většinou to, do čeho se nám nechce, je větší sousto, které vyžaduje vynaložit větší úsilí. A tak se plácáme v povrchnějších činnostech, které nejsou tak mentálně náročné. Moc pěkně o tom píše Steven Pressfield v knize Válka umění.

Nebaví mě to

Tomu rozumím. Jsou lidé, kterým je chaos vlastní a pořádek je příliš svazuje. Nemají rádi plány, pravidla, řád, nedodržují je. Jsou to kreativci, kteří raději vymýšlejí, inovují, improvizují. Chápu, improvizace je také důležitá, ale nikoli v rutinních činnostech. Během nich improvizováním nečerpáte svůj pracovní potenciál na maximum. Improvizovat můžete, když děláte výhledově rutinní činnost poprvé nebo podruhé a teprve zkoušíte, jak ji vyladit, aby přinášela nejlepší užitek.

Koukám, kde co lítá

Náročnější činnosti vyžadují větší úsilí, vynaložení více energie a času. Pro naši přirozenost je snazší dát přednost činnostem, které jsou jednodušší na vykonání, takže kloužeme po povrchu. Například reagujeme na e-maily jednou větou a máme pocit, jak jsme pracovití, když odpovídáme na jeden e-mail za druhým. Přeskakujeme v prohlížeči z okna do okna. Máme pocit, že naše mysl je pořád zaměstnaná, ale reálné výsledky to nepřináší žádné. A na konci dne se podíváme za sebe a zjistíme, že jsme za celý den neudělali vlastně nic.

Nezvyknu si

Není jednoduché změnit návyky a přeorientovat svou mysl na jiné postupy, než na které jste byli doposud zvyklí. Upevnění nového návyku vyžaduje čas, vůli a disciplínu. Od toho jsou tu ale různé nástroje v podobě aplikací pro chytré telefony, např. Done nebo HabitHub, které vám s tím pomohou.

Překážky se mají překonávat. A já vám s tím pomůžu.

Co vyřeším za vás?

Podíváme se na vaši mapu činností a zjistíme, čím vším se ve svém podnikání zabýváte. Sama pak pro vás nastavím pravidla a systém vaší práce, abyste zbytečně neplýtvali svým potenciálem, časem a energií. Vytvořím nástroje, které vaši práci usnadní.

S čím se budete muset bohužel poprat sami je překonat vnitřní pnutí, že se vám do toho nechce. Naše spolupráce vyžaduje prvotní investici v podobě vašeho času, který spolu strávíme při mapování činností. Až vám představím řešení, proces a systém pro vaši práci, bude na vás vytvořit si a upevnit návyky, jejichž prostřednictvím budete nové postupy a nástroje používat.

Nemějte ale obavy, tu největší část dělám vždycky já. Berte to tedy jako investici, která se vám vrátí v podobě času, který můžete strávit dle vašich představ. Klidně přemýšlením nad dalšími firemními strategiemi nebo třeba na pláži u moře. ;-)

Našli jste v předchozích překážkách ty, který vás brzdí ve vaší snaze pracovat systematicky a organizovaně? Vyžaduje to maximální upřímnost vůči sobě samému.

Pokud ano, gratuluji - právě jste si je pojmenovali. A to znamená, že s nimi teď můžete začít vědomě pracovat. A mně můžete napsat na michaela@treglova.cz, pomůžu vám s tím. Vytvořím podpůrné systémy, aby vaše práce probíhala efektivněji. Už teď se těším.

Vaše pořádkumilovná

Míša Tréglová

www.treglova.cz

PS: Vždycky, když budu mít něco zajímavého na srdci, můžu vám o tom dát automaticky vědět. Stačí, když se o tom zmíníte tady. ;-)