Proč si vůbec práci organizovat?

Existují různé typy lidí. Někteří se orientují v chaosu, jiní potřebují řád. Všichni potřebujeme pocit jistoty jak v životě, tak i v práci. Ať už nám ho přináší cokoli.

Lidé se smyslem pro pořádek to mohou mít v podnikání jednodušší. Přesně vědí, co, kdy, kde a jak udělat. Hůř se ale vyrovnávají se situacemi, kdy je potřeba rychle improvizovat nebo se situace neodvíjí podle jejich plánu. Kreativci jsou na druhou stranu nápadití a inovativní. Těm by organizace práce ušetřila čas, když jejich mysl začne nečekaně cestovat mimo téma, které aktuálně řeší. Kde ale najít tu správnou míru? A proč si práci vůbec organizovat?

To, co teď napíšu, může znít jako prázdná hesla. Organizace práce šetří čas. Organizace práce šetří nervy a stres. Nevhodnou organizací práce přicházíte o peníze. Podívejme se teď na to, co se za těmi hesly skrývá.

Úspora času

Stává se vám při práci, že občas jen tak sedíte a přemýšlíte, co máte vlastně udělat dál? Vaše mysl a paměť bloumá po pustých pláních a marně vzpomínáte, co byste asi měli udělat jako další krok, když je už tohle hotové? A dlouho nevíte nebo se nedokážete rozhodnout, do čeho se pustit?

Tak přesně to mám na mysli, když říkám, že organizace práce šetří váš čas. Pokud totiž vždycky přesně víte, co, kdy, kde a jak máte udělat, nemůže se vám stát, že najednou ztratíte kontrolu nad svou hlavou a nevíte, do čeho se máte co nejdříve pustit. Když vykonáváte nějakou činnost, která se často opakuje, je dobré mít ji zmapovanou po jednotlivých krocích a postupně si odškrtávat, co je hotovo a co je potřeba udělat dál.

Bez zbytečných nervů a stresu

Rychle, honem, potřebuji to odeslat co nejdřív, klient čeká na moji odpověď. Komu mám teď zavolat? To ne! Zapomněla jsem vystavit fakturu za práci za deset tisíc!

A když se vrhnete na vystavení faktury a otevřete svůj fakturační program, vidíte v něm faktury po splatnosti a pravděpodobně začnete vyšilovat, že vám v nich visí hodně peněz a že musíte platby co nejdříve zaurgovat.

Těmhle nervům a stresu se dá bezpečně předejít, když máte vytvořený systém nebo kontrolní mechanismus např. pro komunikaci s klienty, pro fakturaci, pro organizaci kurzů a spoustu dalších opakujících se činností. Nenervujete se totiž, jestli jste náhodou nezapomněli něco udělat, někomu napsat, někomu vyfakturovat, někomu zavolat. Vždycky přesně víte, co je potřeba udělat a kdy.

Nepřicházíte o peníze

Když totiž máte vytvořený nějaký systém nebo proces pro konkrétní činnost, najednou se na něj můžete podívat s odstupem. A při pohledu shora začnete vidět zajímavé věci. Např. proč děláte tento krok jako pátý, když by bylo lepší udělat ho jako třetí. A rázem můžete ušetřit několik minut. Když je takových procesů víc, čas se nastřádá a můžeme mluvit třeba i hodinách.

Proces se dá optimalizovat a zefektivnit. Je dobré mít procesy zmapované a následně si ověřit, že jednotlivé kroky jdou správně a logicky za sebou. Tady totiž můžete nalézt úžasné rezervy, díky kterým najednou začnete šetřit čas. Ten pak můžete věnovat přemýšlení nad dalšími strategiemi. Ušetřený čas můžete věnovat něčemu důležitějšímu a podstatnějšímu, co vám přinese do podnikání další peníze.

Pořádek v práci má ještě svoje další bonusy.

Když už máte jednou vytvořený systém, procesy zmapované a vytvořené kontrolní mechanismy, máte dokonalý nástroj pro delegování. Přeci jen jde většinou o rutinní činnosti a vy jste tu hlavně proto, abyste svoje podnikání posouvali dále.

Takže jakmile máte procesy nastavené, můžete ty konkrétní činnosti předat někomu jinému, který bude tuto rutinní práci dělat za vás. Vašemu asistentovi nebo asistentce, prostě vaší pravé ruce. Zároveň máte i možnost kontroly nad těmito činnostmi, protože proces je pro jednu chvíli daný a závazný pro toho, kdo se danou činností zabývá.

Slyším ozývat se hlasy, že prostě pracujete tak, jak je v daný okamžik potřeba. O tom že je hlavně podnikání. Hasíte náhle vzniklé problémy, řešíte neočekávané situace. Souhlasím, bývají to horké chvilky. Do určité míry je ale možné se na ně připravit už předem, pokud znáte “scénáře” konkrétní činnosti. Riziková místa se mohou ukázat dříve, než by mohly nastat. A vy se na ně díky zmapovanému procesu dokážete už předem připravit.

Není vůbec jednoduché najít si čas, chuť a prostor se věnovat tomu, abyste si uvědomili a sepsali, jaké rutinní činnosti ve vaší firmě probíhají a co je jejich konkrétní náplní. Na prvním místě stojí vydělávání peněz.

Většinu času na tom ale strávím já.

Podívám se na činnosti, kterými se zabýváte. V prvním okamžiku si společně vybereme jednu, která vás nejvíc trápí, a té se budu věnovat. Proces zmapuji, optimalizuji, připravím pro vás vhodný nástroj a pak už vás jen naučím s ním pracovat.

Jak si práci organizujete? Víte přesně, které činnosti se vám pravidelně opakují? Máte nějaký systém nebo nástroj, který vám pomáhá tyto činnosti dělat a kontrolovat?

Pokud si nejste jistí, jak si práci zorganizovat, klidně mi napište na michaela@treglova.cz. Podíváme se společně na činnosti, které děláte, a najdu v nich pro vás takový systém, který vám práci ulehčí a zpřehlední.

Vaše pořádkumilovná

Míša Tréglová

www.treglova.cz

PS: Vždycky, když budu mít něco zajímavého na srdci, můžu vám o tom dát automaticky vědět. Stačí, když se o tom zmíníte tady. ;-)