Geschäftsführergeheimnisse

Vorspiel

Vor etwa sechs Jahren hat unsere Agentur einen Kunden gewonnen, es gab damals einen Pitch und über einen Bekannten kamen wir auf die Liste. Nach einem ersten unverbindlichen Kennenlernen kamen wir auf die Shortlist für den eigentlichen Pitch, dieser war mit 1.500€ vergütet — ein okayer Preis, auch wenn man natürlich immer etwas mehr Aufwand in den Pitch steckt, als die Vergütung hergibt.

Wir gewannen den Pitch und starteten das Projekt — und danach ein weiteres, und dann noch eins und irgendwann waren wir dort recht etabliert und übernahmen große Teile der Betreuung für den Kunden.

Der Kunde strukturierte sich in den Jahren mehrfach um, Ansprechpartner, Geschäftsführer und deren Projekte kamen und gingen. Wir machten unseren Job und trotz aller Veränderung gab es ein paar Konstanten: Ein paar Ansprechpartner. Sie blieben und betonten stets gegenüber ihrer neuen Geschäftsführung, dass sie gerne weiter mit uns zusammen arbeiten wollen.

Intermezzo

Vor 1,5 Jahren wechselte mal wieder die Geschäftsführung und so wurde die Bitte um ein persönliches Kennenlernen an mich heran getragen. Ich setze mich die circa zweieinhalb Stunden Anreise ins Auto um dann im zweistündigen Termin über uns, unsere Ideen für den Kunden und die Zusammenarbeit zu diskutieren.

Begrüßt wurde ich mit dem Hinweis, dass der Termin leider auf eine halbe Stunde reduziert werden müsste, ein Briefing für ein wichtiges Webprojekt mit einer anderen Agentur wäre dazwischen gekommen.

Etwas verwundert fragte ich, warum man den Termin dann für zwei Stunden genau an diesem Tag vereinbart hätte und verkniff mir den Kommentar, warum wir bei einem Webprojekt nicht evtl. auch ins Boot geholt oder zumindest angefragt werden. 
Die Frage ist sowieso obsolet: Ein neuer Geschäftsführer muss neues schaffen — und am einfachsten geht das eben auch mit einer neuen Agentur, egal ob er die bestehende kennt oder noch nicht.

Nach der halben Stunde wurde ich also herauskomplimentiert, einen Arbeitsauftrag bekam ich aber doch noch mit auf die Heimreise: Die Stundensätze wären doch recht unangemessen und ich solle doch mal nachdenken, ob diese nicht veränderbar wären. Ich hätte ja jetzt etwas Zeit auf der Rückfahrt und überdies etwas mehr Zeit an dem Tag, wo wir den Termin doch so effizient verkürzen konnten. Ich nahm an, dass ihm eine Reduktion vorschwebte, so explizit hatte er es nicht gesagt, aber ich war mir doch recht sicher, dass ich anderer Meinung war.

Um es kurz zu machen: Wir kamen da nicht wirklich auf einen Nenner.

Die Sache erübrigte sich aber, als zwei Wochen später der Geschäftsführer fristlos entlassen wurde und wir im bestehenden Rahmenvertrag weiter arbeiteten.

Alles neu

Nun kam also ein neuer Geschäftsführer und dieser verkündete dann nach einem halben Jahr, dass jetzt Zeit für ein Kennenlernen wäre. Ich stimmte zu und fragte, ob es vielleicht möglich wäre, zunächst auf das Telekommunikationsmittel Telefon zurück zu greifen, um eben die Reisezeiten zu vermeiden und flexibler und kurzfristiger einen Termin zu vereinbaren. Alternativ stünde innerhalb der nächsten zwei Wochen ein Projekt-Meeting vor Ort an und evtl. wäre es ja möglich im Anschluss an den Termin sich eine halbe Stunde zusammen zu setzen. Wir kamen dahingehend überein, dass dies ein sinnvoller Ansatz wäre und das dies so zu machen sei.

Leider fand sich im Kalender des Geschäftsführers kein Telefontermin innerhalb der nächsten zwei Wochen, auch konnte er an dem Workshop vor Ort leider nicht teilnehmen, da er mittwochs generell nicht im Hause verweile. Stattdessen bekam ich dann einen Anruf, ich möge ihm bitte den Projektstatus per E-Mail zusenden. Ich besprach mich also mit dem zuständigen Projektleiter und formulierte eine Mail mit allen Infos. Oben ein kleines Management Summary, damit der Herr Geschäftsführer, der ja sehr wenig Zeit hat, sich einen Überblick verschaffen kann. Ich setzte unseren Projektleiter sowie den des Kunden CC und drückte auf „Senden“.

Glücklicherweise hatte der vielbeschäftigte Geschäftsführer direkt fünf Minuten nach dem Absenden Zeit für ein spontanes Telefonat.

Er klärte mich auf:

Regel 1
Gespräche zwischen Geschäftsführern sind per se vertraulich, und niemand anderen, egal ob fachlich kompetenter oder zuständig, geht es etwas an, was da besprochen wird. Zuwiderhandlung ist mindestens ein Vertrauensbruch, wenn nicht sogar ein klarer Affront.

Ich versicherte ihm, dass mir diese stillschweigende Vereinbarung zwischen Geschäftsführern leider nicht bekannt wäre und dass ich mich zukünftig direkt an ihn wenden würde, ohne die zuständigen Beteiligten zu informieren.

Wir hatten also einen recht schlechten Start und leider wurde es vermutlich nicht besser, als er mich nach einem der nächsten Workshops vor Ort zur Seite nahm um ein persönliches Kennenlernen zu ermöglichen. Er bat mich in sein Büro an einen kleinen Konferenztisch in Verlängerung seines Schreibtisches und bat um eine Präsentation. Ich erwiderte, dass ich ob der Spontanität jetzt keine Präsentation vorbereitet hätte, er sich aber gewiss einen guten Einblick verschaffen könnte, wenn ich ihm kurz ein paar unserer letzten Projekte vorstellen würde und ein paar Worte zu den Schwerpunkten verlieren könnte. Zudem sei mir die Firmenhistorie und -struktur sowie das Leistungsspektrum meiner Agentur recht vertraut und so könne ich ihm hier gerne ein paar Informationen dazu auf der Tonspur vermitteln, auch wenn es keine unterstützenden Folien in Powerpoint gäbe.

Das gefiel dem Geschäftsführer leider gar nicht.

Regel 2
Ein Geschäftsführer hat immer eine aktuelle in Powerpoint erstellte Standard-Firmen-Präsentation bei sich zu führen. 
Wer das nicht gewährleistet ist unprofessionell und hat unabhängig von jeglichen anderen Faktoren keine Erfolgschancen am Markt.

Während ich versuchte ihn verbal zu überzeugen, dass auch eine auf der Tonspur vorgetragene Präsentation die benötigten Informationen vermitteln könnte, musste ich zu meinem Bedauern feststellen, dass ich mich diesbezüglich geirrt hatte. Als ich meinen Irrtum bemerkte, war es zu spät, ein Internetzugriff für Referenzen blieb mir verwehrt.

Ich saß in der Falle. Gestrandet ohne Powerpoint.

Der Geschäftsführer, deutlich mit meinen aufzählungslistenfreien Ausführungen unzufrieden, bot mir freundlicherweise dennoch an, ich könne bei ihm pitchen und wenn wir interessant für ihn wären, würde er uns ggf. zukünftig bei weiteren Projekten berücksichtigen können. Ich frage also wann ich das Briefing für den Pitch bekommen würde und um was für ein Projekt es denn ginge. 
Da hatte ich ihn jedoch schon wieder falsch verstanden, er bat mir nämlich die einmalige Möglichkeit unsere Agentur bei ihm vorzustellen — ganz kosten- und zwanglos, aber wenn wir gut performen würden, könnten wir evtl. mal für ihn arbeiten. Ich erwiderte, dass ich dieses lukrative Angebot — so verlockend es klänge — nicht annehmen würde, schließlich hätte meine Firma und die Firma für die er arbeitet seit etlichen Jahren zusammen gearbeitet. Und zudem befänden wir uns ja gerade mitten in einem Projekt und er könne doch mal gucken wie wir da arbeiten oder seine Mitarbeiter fragen, vielleicht ließe das ja Rückschlüsse auf unsere Arbeitsweise zu.

Das Gespräch endete damit, dass der Geschäftsführer mir klar machte, dass wir nun bei diesem Projekt unter verschärfter Beobachtung stünden und dass er dennoch eine ordentliche Präsentation in Powerpoint von mir in naher Zukunft erwartete.

Wir waren auf einem guten Weg.

Ich befürchte, auch dieses schmale Band der Kooperation ist nun zertrennt.

Per Telefon teilte er mir heute mit, dass er sauer und völlig unzufrieden ist. Seit zehn Tagen versuche er einen Termin mit mir zu bekommen und es müsse jawohl anders herum sein. Ich müsse zehn Tage lang versuchen einen Termin mit ihm zu bekommen.

Regel 3 — besser bekannt unter dem Namen “24h-Regel” Abschnitt A
Wenn der Geschäftsführer des Auftragsgebers anruft ist innerhalb von 24h einen Termin abzuhalten. Nur die Kommunikationsformen “persönliches Meeting vor Ort” ist dazu angemessen. In begründeten Ausnahmefällen kann auch ein telefonisches Gespräch akzeptiert werden.

Das scheint auch wieder so eine Regel zu sein, die ich nicht kannte.

Was war passiert:

Am letzten Dienstag (also vor sechs Tagen) bekam ich eine Mail seiner Sekretärin, der Geschäftsführer wünsche ein Gespräch zum Projektstatus. Die Mail bekam ich in der Mittagspause während ich mit einem (anderen) Kunden in einem Benutzerlabor saß. Ich konnte also leider keinen kurzfristigen Termin am gleichen Tag ausmachen, da sich die Probanden im Lab gestört fühlen könnten, wenn ich eine Telefonkonferenz hinter der verspiegelten Scheibe abhalten würde. Ich hielt das auch für nicht optimal und zudem etwas respektlos dem Kunden gegenüber, der meine Zeit dort gerade bezahlte. Ich prüfte also meinen Kalender und übermittelte der Sekretärin per E-Mail drei Mögliche Termine für ein Gespräch zwischen den Geschäftsführern. Die Sekretärin bestätigte mir den spätesten Termin für den folgenden Donnerstag (also in drei Tagen).

Dummerweise kannte ich zu diesem Zeitpunkt die 24h-Regel nicht.

Regel 3 Abschnitt B 
Wird zwischen Geschäftsführern ein fester Gesprächstermin zu einer Sache vereinbart und liegt dieser Termin weiter als 24h in der Zukunft, hat sich der dienstleistende Geschäftsführer dennoch zusätzlich binnen 24h (ab Start der Anfrage) zu der Sache zu melden.

Aber wie gesagt wusste ich das zu diesem Zeitpunkt noch nicht. Ich habe heute auch erfragt, ob die 24h Regel auch gelte, wenn ich mich binnen 2h gegenüber der Sekretärin zurück melden würde und wir einen Termin vereinbaren würden, aber ich bekam keine klare Antwort. 
Ich deute den Gesprächsverlauf jedoch so, dass die Regel auch dann nach wie vor gilt und dass ich mich dennoch binnen 24h direkt beim Herrn Geschäftsführer zurück hätte melden müssen.

Regel 3 Abschnitt C
Falls ein Geschäftsführer seine Sekretärin mit einer Terminvereinbarung beauftragt, reicht eine Antwort an die Sekretärin nicht aus.

Zum Eklat kam es nun aber heute und nicht am besagten Donnerstag, weil die Frau Sekretärin um eine Terminverschiebung bat, da der Herr Geschäftsführer einen wichtigen Termin reinbekommen hätte. Ich hatte nur leider zum vorgeschlagenen Alternativ-Terminvorschlag keine Zeit, da ich mich zum avisierten Zeitpunkt mit einem Geschäftsführer eines anderen Kunden treffen wollte. Ich rief also die Frau Sekretärin zurück, aber diese war leider nicht am Platz. Ich schrieb ihr eine Mail und bat darum, den Alternativtermin auf einen Alternativtermin z.B. einen Tag früher zu verlegen. Die Dame rief mich freundlicher Weise zurück, es sei sehr schwierig einen passenden Termin zu finden, der Herr Geschäftsführer sei sehr beschäftigt und Mittwoch sei generell keine gute Option. 
Aber ob ich vielleicht genau in diesem Moment Zeit hätte, der Herr Geschäftsführer sei gerade in ihr Büro gekommen und somit sei dieser Termin ja eigentlich passend, da sie auf das Gespräch mit mir verzichten könnte und somit ich ja dann die frei gewordene Zeit für ein Gespräch mit dem Herrn Geschäftsführer nutzen könnte, dieser habe offensichtlich auch gerade Zeit, da er ja bei ihr in der Tür stünde und dies normaler Weise nicht täte, wenn er keine Zeit hätte.

Ich sagte, ich könne natürlich gerne ein paar Worte mit dem Herrn Geschäftsführer wechseln, aber — wenn der Herr Geschäftsführer Wert auf fundierte und kompakte Information läge — ein andere Termin besser geeignet sein könne, ganz besonders, wenn ich vor diesem Termin etwas Zeit hätte, mich auf das Gespräch vorzubereiten und ggf. ein paar Informationen dazu einzuholen.

Die Frau Sekretärin versicherte mir zwar, dass Sie meine Einschätzung durchaus teile, dass es sich aber genau in diesem Moment so verhielte, dass der Herr Geschäftsführer wohl zu einem Kompromiss bereit wäre: Ein Gespräch mit mir, aber gerne auch ohne Informationen meinerseits, offensichtlich wäre das Gespräch auch nicht direkt als Dialog zu verstehen, sondern eher als Monolog. 
Das wusste ich zu diesem Zeitpunkt nicht, aber der Herr Geschäftsführer schien eine nonverbale Möglichkeit gefunden zu haben dies der Frau Sekretärin klar zu machen.

Ich willigte also ein, dass ich mir gerne anhören würde, was er mir zu sagen hätte. Leider war es sehr schwierig ihm zu folgen, da ich — wie schon erwähnt — viele der ungeschriebenen Gesetze zwischen Geschäftsführern bis dato noch nicht kannte. Am schwierigsten zu verstehen war für mich, dass ich ja mit ihm sprechen solle und dass es keinen Belang hätte, wenn ich etwas mit der Frau Sekretärin ausmachen würde, ich gleichzeitig aber nur über die Sekretärin mit ihm kommunizieren solle, weil er ja so schrecklich wenig Zeit habe. 
Ehrlich gesagt habe ich das immer noch nicht so recht begriffen. 
Vielleicht muss ich der Sekretärin etwas sagen und sie sagt es dann ihm und dann antwortet er mir direkt — oder eben doch andersrum. Aber wie das dann wieder mit dem Ehrenkodex der Geschäftsführer ohne Dritte funktionieren soll ist dann auch irgendwie unverständlich. Vielleicht gilt aber die Frau Sekretärin ja nicht als Dritte, sondern ist eine Art Leibeigene, die nicht als eigenständig gilt. Andererseits erklärte mir der Herr Geschäftsführer, dass ich ja als Dienstleister eine Art Leibeigener bin, und somit müsse ich mich da einfach nach ihm richten. Und vor allem binnen 24h.

Dummerweise war ich dann so verwirrt, dass ich vergaß, dass das Ganze ja ein Monolog oder besser eine Art Diktat werden sollte, und hielt in meiner Verzweiflung am irrsinnigen Standpunkt fest, dass ich tatsächlich nicht wisse, worüber er sich so aufrege und dass ich gar nicht wüsste, was ich falsch gemacht hätte. Und dass man ja vielleicht jetzt erörtern könne, worüber er sprechen wolle, gerade wo sich doch jetzt durch Zufall eine Möglichkeit ergeben hätte, tatsächlich miteinander zu sprechen. Nachdem er nochmals darauf hinwies, dass gerade bei einer Agentur unserer Größe 24 Stunden Antwortzeit absolut zu erwarten wären, einigte er sich darauf, dass die Sache nun mal nicht optimal gelaufen sei, und dass ich ja jetzt nun wisse, dass ich das anders hätte handhaben müssen, aber dass man jetzt der Zusammenarbeit wegen auch mal ein Auge zudrücken könne und einen Schwamm über die Sache wachsen (!) lassen könnte. Oder so ganz ähnlich.

Auf alle Fälle hätte er da ein dringendes Anliegen bezüglich des Angebots zum Projekt, er hätte da jetzt noch mal nachgedacht und die Summe für die letzten vier der sechs Projektphasen käme ihm doch sehr hoch vor.

Aber das ist eine andere Geschichte.