Remote Takım Nasıl Olunmaz?

Photo by Becca Tapert on Unsplash

Biz Türk şirketlerinde çalışanlar olarak gündemimize remote takım kavramı daha yavaş girecek gibiydi ancak COVID-19 pandemisinin en ilginç faydalarından biri de bu oldu; artık uzaktan çalışmak, yapabilen şanslı bir grup için tabii, günün gerçeği.

Haftalar geçtikçe, zamana yayarak değil de paldır küldür girdiğimiz bu çalışma şekline dair daha fazla fikrimiz oluyor. Şikayetlerin ufaktan gruplaşmaya başladığını düşündüğüm sırada, posta kutuma bir bülten düştü. Sevdiğimiz bir serinin, Stefen Wolpers’ın “The Anti-Patterns Guide”ının “Remote Takımlar” yayını. Malum yabancı şirketlerde, dağınık takım kavramı uzun zamandır mevcut ve farklı zaman dilimlerinden insanlar birlikte çalışmaya alışkınlar, birikmiş bir tecrübe söz konusu. Bu nedenle Stefen Wolpers’ın bakış açısını bir etkinlik ile harmanlamayı beklemeden hem de sevdiğimiz bir seri olduğu için, hızlıca sizlerle paylaşmak istedim. Yazıyı yorum katılmış çeviri gözüyle değerlendirebilirsiniz :)

Bu arada Wolpers’ın Nisan — Mayıs aylarında Remote Agile MasterClass ve Liberating Structures isimli bir eğitimi de mevcut, uzaktan çalışmaya geçişi yumuşatmak isteyenlerin incelemesini öneririm.

Evet, bakalım remote takım olmaya çalışırken düşülen hatalar nelermiş…İlk başlık tam da yüzümüze kürekle vuran cinsten :)

Kültür

1. “Kültürümüze ne olmuş ki”: Organizasyon uzaktan çalıştığı sırada kültürünü korumak ve yaymak için ekstra efor sarfetmemektedir. (Pandemi olsun ya da olmasın, uzaktan çalışıyoruz dediğinizde en aktarması zor organizasyonel kavram kültür oluyor. Wolpers, burada çok güzel bir söze gönderme yapmış: “Kültür, kimse bakmıyorken insanların neler yaptıklarıdır.” Peki yöneticiler bakmıyorken ve etrafında toplanılacak kahve makinaları, su sebilleri yokken şirket kültürünüzü nasıl aktaracaksınız? Özellikle de lider seviyesindekilere, uzaktan çalışma şartlarında kültürü yaymak için büyük görevler düşüyor. Öncelikle, tabii ki kriz olmadan ödevler yapılmış olmalı https://insights.diligent.com/corporate-strategy/establishing-adapting-good-culture-before-crisis Bazı başarılı örnekleri de göz atmanız için ekliyorum https://remote.co/qa-leading-remote-companies/how-do-you-nurture-your-companys-culture-in-a-remote-work-environment/ Bir tane daha https://zapier.com/learn/remote-work/how-build-culture-remote-team/)
2. Remote agile = Normal iş hayatı + Zoom: Uzaktan çalışma hayatımızda kameralar dışında bir şey değiştirmemiş gibi davranırız. (Bunu sadece pandemi şartlarında düşünmeyin, belki bundan sonra hayatımızı uzaktan çalışma şekli üzerine kuracağız. Hiç yüz yüze görmediğimiz takım arkadaşlarımız olacak. Sanal ortamda güven nasıl tahsis edecek ve takım olacağız? Güven olmadan; şeffaflık, gözlem ve adaptasyon nasıl gerçekleşecek? Sosyal yaratıklar olarak, fiziksel temas olmadan güveni sağlamak için birbirimizi tanımaya ve takım olmaya çok daha fazla zaman ayırmamız gerekiyor. https://miro.com/guides/remote-work/team-culture)

İşbirliği

1. Gözden ırak, gönülden ırak: Düzenli hibrit çalışma söz konusu olduğunda (ki şu an durumumuz öyle değil ama) 2 farklı sınıf oluşur ve ofistekilerle uzaktan çalışanlar arasında eşitsizlik yaşarız. (Uzaklık algısına dikkat etmek lazım. Toplantıda bulunabilen kişilerin, uzaktaki iş arkadaşlarından bilgi almayı başaramamaları ve bunu kabullenmeleri çok yaygın. Karar almayı etkilediğine dair de çalışmalar var. https://neuroleadership.com/your-brain-at-work/seeds-model-biases-affect-decision-making/ Şu en böyle bir eşitsizlik yaşamasak da ilerde çalışma modellerimizi yeniden yapılandırmayı düşünürken dikkate alınmalı.)
2. Çok fazla toplantı algısı: Her bir dijital etkileşimi, resmi toplantı ciddiyetinde yaşarız. (Yönetim düzeyinde güven hissinin tesis edilememesinden veya ekipçe sürekli ortak karar verme ihtiyacından doğar. İnsanlara güvenip, tek başlarına neler yapabileceklerini göstermelerine izin verirseniz, siz de önlerinden çekilmiş olacaksınız.) (Not: Tabii gerçekten tüm vaktinizi sadece toplantı ile geçirmiyorsanız, ki şu an pek çok arkadaşım henüz bu durumu yönetemediklerini söylüyor. Açıkçası şu anki geçiş döneminde çok fazla toplantı yapan şirketlerin, kendilerini toparlayabilmeleri için biraz zamana ve farkındalığa ihtiyaç duyduklarını düşünüyorum. “Rahatsız etmeyin” saatlerini ofiste odaklanmak için uyguladıysak, burada da kesinlikle kullanmalıyız. Yoğun çalışmayı planladığınız saatleri takviminizde kapatın; verimlilikle ilgili bildiğiniz ne varsa bu saatlerde uygulayın, telefonu başka odaya fırlatmak, çocuklar gelmesin diye tuvalete kapanmak — tablet saatini buna denk getirmek, Whatsapp’ı ve Outlook’u sessize almak, siz seçin.) (Not2: İnsanlarda görünür olma endişesi de mevcut tabii. Çok yoğun toplantı trafiği yaşıyorsanız, görünür olmanız için mi o toplantılar atılıyor, siz o toplantıda bulunmanıza gerek olmadığı halde görünür olmak için mi katılıyorsunuz… Buraya bir bakmak lazım sanki.)
3. Gözetim altına almak: Çalışanları ne kadar sıkı tutarsak, o kadar verim alırız. (İnsanları gözetleyerek veya mikro yönetim yaparak güven inşaa edemezsiniz. Agile takım kuralları, uzaktan çalışma kültüründe daha da öne çıkar. Ne kadar cazip görünse de, teknolojiyi kullanarak insanları gözetlemeyin. Bunun ne gibi sonuçları olduğunu öğrenmek isteyebilirsiniz https://www.estherderby.com/the-future-may-be-remote-must-it-include-surveillance/)
4. Anlamsız ritüeller: Bir zamanların faydalı liderlik veya fasilitasyon yöntemleri, içi boş ritüellere dönüşmüştür. (Normalde ofis ortamında böyle bir durumu gözden kaçırmanız çok zordur, ama remote agile ortamlarda etkinliğin enerjisine daha fazla dikkat etmek gerekiyor.)
5. Powerpoint’la işi bağlamak: Toplantılar hala bir sunum etrafında dönüyordur. (Yüz yüzeyken, toplantıyı kurtarmanızı sağlayan bu taktik, uzaktan yapılan toplantılarda bir işe yaramıyor; bilesiniz. İnsanları dahil eden, interaktif ve çekici yöntemlere hızlı şekilde direksiyon kırmalısınız. https://miro.com/blog/engaging-remote-meetings/)
6. Önemli işi ertelemek: Birlikte yapılması gereken önemli bir işi, daha sonra yalnız yapmak için erteleriz. (Kuyruğu artıran ve işlerin bekleme sürelerini uzatan bir yöntemdir ve doğrusu, gerekliyse hemen o an o işi birlikte bitirmektir. Takım çalışması için https://highfive.com/blog/team-tools-for-remote-work)
7. Zamanı farklı yorumlamak: Uzaktan etkileşim ortamlarına, yüz yüze ortamlardaki zaman algısıyla yaklaşırız. (Çok uzun remote oturumlar yapmak, saat başı 10 dk ara vermeyi atlamak, remote etkileşimler için verilen time-box’ların çok kısa olması ve odaklanma yerine stres yaratması, time-box’ların hiç kullanılmaması ve amaçsız süren tartışmalar, yönetimin 9–5 çalışma şeklini aslında asenkron iletişimde gerekmediği halde zorlaması — bunun yerine etkinliklerin herkesle çakışan saatlere göre düzenlenmesi. Bu konuda bir önerim de, madem evden çalışılıyor, çalışma saatlerinin de esnetilmesi. Evde çocuklardan önce kalkıp 3 saat verimli çalışacak birinin, atıyorum Hindistan’daki bir çalışanınız olduğunu düşünün, saatlerine müdahale eder miydiniz… Onunla uyan zamanlara etkinliklerinizi yerleştirirdiniz.)

İletişim

1. Netleşmemiş iletişim kanalları: “Mesajımı almadın mı?” (Kiminle nasıl iletişim kurulacağında anlaşma sağlanmamıştır. Slack, wiki, kayıt sistemi, email? Takım üyelerinde stres yaratan bir durumdur. Remote olmasalar da takımların önden karar vermesi gereken bir başlıktır.)
2. Anlık yanıtlar: Organizasyon bütün iletişimin senkron olmasını beklemektedir. (Anlık olması gereken Daily Scrum vs gibi etkinlikler dışında, tüm iletişimin senkron olmasını beklemek odaklanmada büyük sorunlar yaratmaktadır. Yukarda bahsettiğim “Rahatsız etmeyin” saatlerinin olması, detaylı çalışma anları için gereklidir.)
3. Karmaşıklaştırma: Yanlış veya çok fazla tool kullanır, teknolojinin tüm işbirliği sorunlarımızı çözeceğini düşünürüz. (Kendinize yeni bir araç daha kullanmamızın amacı nedir diye sorun. Sade ve basit tutun, takım içi dinamiklerin araçlardan daha fazla başarı getireceğini unutmayın. Yeni araç eklemeyeceğiz derken, yanlış araçlara da yönelmeyin.
4. Teknolojiyle tek başına başa çıkmak: Evden çalışma ortamı için teknoloji desteği veya bütçesi vermeyi değerlendirmeyiz. (Pandemi durumunda kimin uzaktan çalışmaya hazır olduğu kimin olmadığı zaten ortaya çıktı, bir de çalışanların kendi ceplerinden yapmak zorunda kaldıkları teknoloji harcamaları mevcut. Yurtdışında uzaktan çalışan personele cihaz dahi sağlanmaması büyük bir sorun olarak süre geliyordu. Önümüzde daha uzun süre evden çalışacağımız günler olduğunu düşünürsek, şirketlerin verimlilik adına böyle önerileri çalışanlarından toplamaya başlamaları anlamlı olabilir.)
5. Eğitim eksikliği: İnsanların uzaktan çalışma için kullanılan teknoloji, yazılım veya pratikleri bildiğini düşünürüz. (Buraya Wolpers’a ek olarak, yalnızca teknoloji değil, evden çalışırken zaman yönetimi gibi konularda da eğitimlere gerek olduğunu eklemek isterim. https://learning.linkedin.com/blog/productivity-tips/new-to-working-remotely--these-resources-can-help)
6. İnternet görgüsü eksikliği: Takım uzaktan çalışmanın ilk kuralını hiçe saymaktadır; söz kesmeme, konuşmadığın sırada mikrofonu kapama, temiz açık bir dil kullanma. (Bunlar uzun yıllardır aslında konuşulan ve kimisi de tartışmaya açık konular. “Herkes mute durumdayken o sessizliğe konuşmak gerçekten tuhaf bir his, yüzlerini görsek bile” diyor Matt Mullenweg, “Birine söz verildiğinde mikrofonu açana kadar geçen süre de öyle”. En yeni teknolojileri ve cihazları kullanabiliyorsanız, mikrofon kapatma işini öksürme anlarına da saklayabilirsiniz. Takım olarak karar vermek anlamlı geliyor.)

Fasilitasyon

1. Birkaç dakika erken gelsem yeter: Etkinliği düzenleyen kişi sadece birkaç dakika önce sanal odaya gelir. (Yalnızca teknik nedenlerle değil, remote bir agile etkinlik, oldukça yoğun bir aktivite olacağı için farklı hazırlıklar nedeniyle de fasilitatörün odaya 10–15 dk önceden girmesini öneriyor Wolpers.)
2. Yalnız kurt: Bir yardımcı olmadan 30 kişiden kalabalık etkinlikler düzenleriz. (Konu, etkinlik ve katılımcıların tecrübesine göre; bir remote agile etkinliği katılımcılarının maksimum bir sayısı vardır. O sayının üzerine çıkacaksanız, mutlaka bir yardımcınız olsun. https://www.leadstrat.com/better-cofacilitator/)
3. “Sayın Misafirler”: Fasilitatör sürekli konuşup baskın çıkar. (Etkinliği yönetmek başka, her konuda son sözü söylemek başka.)
4. “Herkes ne yapacağımızı biliyordur”: Katılımcıların etkinlikte kullanacağınız tekniği bildiğini varsayarız. (Bunun normal bir etkinlikten farkı yok aslında. Ne kadar başarılı bir organizasyonda olsanız da, muhtemelen önden gönderdiğiniz notlar çok okunmayacaktır. Ayrıca remote olarak etkinliği nasıl götüreceğinizi anlatmak faydalı olur.)
5. Beyaz tahta kullanmak: Etkinlikte beyaz tahta veya flipchart kullanıp, bunun kamerada düzgün çıkacağını beklemek. (Digital tahtalar ve kalemlerle çizime yönelin.)
6. B planı yapmamak: Zoom, Webex veya Teams patlarsa nasıl devam edeceksiniz? (Önceden test ettiğiniz bir B planınız olmalı.)

Bu maddelerin alt alta okunduğunda birbiriyle çelişebildiğini göreceksiniz. Sizde bir veya birkaçı yaşanıyor olabilir, ipucu vermesi farkındalık yaratması açısından rehberi değerlendirmek lazım. Yorumlarınızla hep birlikte konuyu enine boyuna tartışıp, yaşanan benzerlik ya da farklılıkları konuşabiliriz :)

Ayrıca tüm bunların yanında, ister yönetici ister çalışan, ister Agile koç ister Scrum Master olun; birlikte çalıştığınız arkadaşınızın şu pandemi şartları altında olağanüstü günler geçiriyor olabileceğini unutmayın. Evde yapayalnız olabilir, evdeki kalabalık üzerine geliyor olabilir, ev işleri ve çocuğun derslerinden odaklanamıyor olabilir, yeni çalışma şekline alışmakta zorlanıyor olabilir, sağlık sorunları veya maddi sorunlar yaşıyor olabilir… Birbirinizin arkasını kolladığınız, halini hatırını sorduğunuz, hata ve eksiklerini parmakla işaret etmek yerine destek verdiğiniz sürece, bu dönemden güçlü çıkmanız kaçınılmaz.

Stefan Wolpers’ın “Scrum Anti-Patterns Guide”ı için https://age-of-product.com/scrum-anti-patterns/