Как я пробовал в тайм-менеджмент или сколько времени вы на самом деле работаете

У нас на работе есть библиотека, в которой лежит много умных книжек. Порой, полезно оторваться от работы и провести 20–30 минут за чтением литературы. Это может сильно разгрузить мозг, чтобы затем работать более продуктивно.

Так вот, ближе к новому году, мне попалась на глаза популярная книга по тайм-менеджменту Глеба Архангельского «Тайм Драйв». Я скептически отношусь к подобному роду литературы, но стоить отдать должное — Глеб это тот человек, который популяризировал движение тайм-менеджмента в России и ему определенно есть о чем рассказать.

Пересказывать книгу я не собираюсь, но дам несколько советов тем, кто, как и я, захочет после прочтения ввести в свою жизнь лучшие практики из книги.

«Серебряной пули» не существует.То, о чем рассказывают и Глеб Архангельский, и Стив Аллен, и Максим Дорофеев это набор советов, которые сработали на репрезентативной выборке. Тайм-менеджемнт это не наука, поэтому читая все эти умные статьи и книги надо критически подходить к любым советам.

С некоторыми тезисами авторов сложно не согласится. В первую очередь, личная эффективность — навык. Развитие навыка требует дисциплины. Во-вторых, личная продуктивность зиждиться на 5 базисах: целеполагание, приоритизация, физиологическое состояние, психологическое состояние, эркономика рабочего пространства.

Чтение подобной литературы бессмысленно без практики. Знания мало накапливать, их главное внедрять. Моей главной задачей было выработать рабочую систему, которая помогает работать быстрее, закрывать больше задач в единицу времени, меньше отвлекаться на внешние раздражители (то есть улучшать концентрацию) и рационально развивать ресурсы мышления, чтобы меньше уставать к концу дня.

Целеполагание

Первое, над чем я начал работать, так это над целеполанием. Это термин форсируется всеми, начиная от «Бизнес-молодости» и заканчивая «HBR». Но если открыть того же Архангельского, то ряд предложенных им техник мне показались дикими, ну к примеру:

1. Написание собсвенной миссии «…я буду стараться поддерживать баланс между семейными и служебными делами, так как для меня важно и то, и другое. <…> я хочу научить детей любить, учиться и смеяться, а также работать и развивать свои таланты…»
2. Написание эпитафии “«Здесь лежит Томас Джефферсон, автор американской декларации независимости, автор закона о свободе вероисповедания, отец-основатель Университета Вирджинии»
3. День мечты
4. Мемуарник (написание самого лучшего события за этот день)

Все вышеперечисленное трудно формализуется и не понятны конкретные шаги к достижению этих целей.

Здесь хорошо помогает, любимый консультантами, принцип MECE.

Я расписал свои цели в виде майнд-мэпа, где каждый новый лист это план по достижению этой цели.

Лучше отталкиваться от четко сформулируемой цели. Ну скажем — хочу через год жить в Нью-Йорке и зарабатывать 70к долларов в месяц. Ну и дальше распивать, что для этого нужно сделать. Всегда хорошо задавать себе вопросы «зачем?», «чтобы что?»

Иметь больше одной большой цели это плохо. И не нужно. Сначала научитесь хорошо достигать одной цели, потом масштабируйте.

Приоритезация

Стоит отметить, что я как-то использовал любимую всеми Матрицу Эйзенхауэра, которая отлично работала первые три дня. Я также использовал умные ту-ду листы и даже вводил метод весовых критериев. Все это не работало.

Наверное потому, что в приоритетах у меня было +/- все.

В какой-то момент я пришел к такому excel файлу:

Это штука очень наглядно показывала, как мне удается достигать то, что я запланировал. В основном у меня были двойки, то есть дело я делал наполовину.

Только после нескольких таких подходов у меня начало как-то формироваться понимание того, что для меня является приоритетным, а что нет. Ну не надо быть профессором, чтобы понять, что если вы регулярно не делаете задачу, которая потом получает оценку 1, значит она для вас неважна. Все бы ничего, но есть один минус — мы все с большей охотой делаем не самые важные задачи, а те, которые мы больше всего любим делать.

Вскоре я заметил, что задачи можно группировать.

Я подумал, что вопрос расставления приоритетов решается на более высоких уровнях абстракции. То есть, если у нас работа превалирует над спортом, то любая задача о спорте будет иметь меньший приоритет, чем задача по работе.

Такой подход хорошо работал как для недельных таймфреймов, так и для дневных.

В конце рабочей недели нужно проводить анализ того, насколько успешно и планово прошла предыдущая неделя.

Также привил себе технику «трех главных задач». Ее подсмотрел у Аркадия Морейниса, и смысл ее очень прост.

1. Выписываете весь бэклог задач.
2. Выбираете три самых главных задачи.
3. Делаете их. Остальные не делаете.

Это итерационный процесс, направленный на формализацию постановки задач.

Систематизация

Александр Любищев это профессор-энтомолг, с интересной биографией. Любищев читал лекции, заведовал кафедрой, отделом научного института, ездил в экспедиции по всей России. Владел несколькими языками: английским, немецким, итальянским, французским, причём первые два изучил в транспорте. В так называемое свободное время он занимался классификацией земляных блошек. Объем только этих работ выглядит так: к 1955 году Любищев собрал 35 ящиков смонтированных блошек. Их было там 13 000. Блошек надо было определить, измерить, препарировать, изготовить этикетки. Он собрал материалов в шесть раз больше, чем имелось в Зоологическом институте. Подробнее о нем можно читать здесь

Но интересно иное: Любищев обладал широчайшим кругозором. За время жизни он опубликовал около семидесяти научных работ по дисперсионному анализу, по теории систематики, по энтомологии. У У него не было учеников, как и у великих Эйнштейна и Ломоносова, но было много поклонников, сторонников и почитателей. Не он учил, у него учились как нужно жить.

Принцип системы был предельно прост — вести подробный учет времени, будь оно потрачено на научную работу, чтение художественной литературы либо отдых, вроде общения с друзьями.

Положив начало системе в 26 лет он использовал ее до конца жизни. Мало того, что он как никто другой, осознавал всю важность и ценность каждого часа человеческой жизни, но и научился чувствовать время как нечто материальное. Даже дети профессора позже рассказывали, о том, как заходили в рабочий кабинет к отцу с вопросом, отвечая на который профессор, сам того уже не замечая, ставил заметки начала и окончания беседы себе в дневник. Он делал это уже даже не смотря на часы!

Он никогда не мог просто “убивать время”. Это всегда было временем познания, временем творения, временем наслаждения жизнью. Узнавая Любищева уже не можешь согласиться с привычным утверждением что “жизнь коротка”, ведь в ней можно так много успеть: и наработаться, и напутешествоваться, многое увидеть, услышать, прочесть, вырастить и воспитать детей.

Система Любищева состояла из трех отчетов: ежедневных, месячных и годовых.

Ежедневные записи в дневнике были максимально сжаты. Вот реальный пример одного из дней жизни:

Месячные отчеты содержали суммарно-потраченное время на различные сферы его деятельности.

«Основная научная работа — 59 ч. 45 м.

Систематич. энтомология — 20 ч. 55 м.

Дополнит. работы — 50 ч. 25 м.

Орг. работы — 5 ч. 40 м.

Итого 136 ч. 45 м.»

Годовой отчет, как бы, подводит итоги. Суммирует часы потраченные на все категории деятельности, даже такие как общение, передвижение и домашние дела. Имея отчеты предыдущих лет, дает возможность сравнить и проанализировать дельту по всем категориям, учесть ее при планировании в следующем году.

Конечно, необязательно быль столь же скукрпулезным, но можно подчерпнуть некоторые важные моменты.

Глеб Архангельский, говоря про хронометораж, советует считать не столько время проведенное за работой, а столько время отрыва от работы. Я решил последовать совету и начал фиксировать все моменты, когда меня я отвлекался.

Сделать это было довольно не сложно. Я тогда работал программистом, и мы как, все модные ребята, сидели на скраме. Оценки задач проводили в стори-пойнтах, которые у нас называются «божественные часы». Божественный час — это абстракция, равная времени, которое ты можешь посвятить задаче, находясь в состоянии потока, то есть, не на что не отвлекаясь.

Отвлекшись на сообщение в телеграмме, потребуется около 5–10 минут, чтобы вновь войти в сконцентрированное состояние.

Поэтому я начал вести хронометраж всего времени, что отвлекаюсь (а точнее не работаю):

Отдельное внимание уделял перерывам и обедам. Их относить к раздражителям нельзя, но я пытался подсчитать «чистое» рабочее время.

Однако, врать не буду. Усидчивости Любищева мне не хватило и в какой-то момент я стал просто группировать схожие события

Однако, как и Любищев, я старался подводить еженедельный итог своей работы

Эксперимент мой продолжался в течении 16 недель.

Как видно, недели были разнятся. В зависимости от загрузки, занимался сторонними вещами: это лучше видно на 14 неделе и 3 неделе. Но, если считать это за «выбросы», то можно сказать, что в каждом 8 часовом рабочем дне я 2 часа не работал. При этом 1 час регулярно уходил на обед, также я делал 3 10-минутных перерыва, и 3 раза отвлекался на проверку входящих.

Как избавляться от раздражителей (хотя это уже относится больше к эргономике рабочего пространства):

1. Выключить все уведомления (ну об этом только ленивый не говорит)
2. Выставить часы, в которые к вам можно будет обращаться (особенно удобно для связки исполнитель-менеджер)
3. Стереть популярные сетки с мобильного (уж очень часто рыка тянется полистать ленту на телефончике)

Визуализация

Все эти телодвижения, что я, что профессор Любищев страралиссь визуализировать наше время. Я хотел, чтобы вся моя деятельность была бы классифицирована и визуально представлена, как дефрагментация диска в винде

Для продукта задача визуализации сложна с точки зрения механики. Надо подсадить пользователя на «крючок», чтобы он регулярно, отчитывался о своем дне. Ну или можно просто попросить поставить плагин.

В качестве плагина использовал Rescue Time. Программа показывала, сколько времени в день я сижу в соц. сетках и на спортивных сайтах

Для ручной визуализации подходит техника, которую я подсмотрел на лекции Макишвили “36”. Ее также упоминал Глеб Архангельский. Суть проста: календарь — это жизнь человека продолжительностью в 90 лет (мы добрые, нам не жалко), представленная в виде недель. Одна клеточка — одна неделя, каждый ряд составляет очередной год вашей жизни. Взять его можно здесь

Тема сделал прикольный календарь, его крайне приятно использовать. Можно даже сделать толстовку со своим прогрессом.

Вывод

Самое сложное — понять, сработало ли все это или нет. Ну да, я может стал внимательнее относится к своему времени, ну да, я ста более производительным, ну да, я смог совмещать и работу, и учебу и спорт. Но я все время задавался вопросом — а нужно ли мне вообще все это? Может я слишком много на себя взял, и нет у меня никаких проблем. Или может дисциплинированность может только навредить креативности и я превращусь в типичного офсиного клерка?

Честно, хз. Может все так и есть. Наверное единственная метрика, на которую стоит ориентироваться — внутрення удовлетворенность. Если ты доволен собой, и своими делами, значит все ок. Если нет, то надо вертеться.