Openbaarheid van bestuur, de menselijke factor?

Theorie

De openbaarheid van bestuur. Deze bestaat uit twee delen, enerzijds de actieve openbaarheid, anderzijds de passieve openbaarheid.

Actieve openbaarheid kan u, in mijn ogen beter zien als een reclamecampagne, het is de verplichting van de doelgroepen systematisch, correct , tijdig, evenwichtig en op verstaanbare wijze van haar ‘aanbod’ op de hoogte te brengen.

Passieve openbaarheid daarentegen is het wanneer de burger, in vele gevallen is dit de pers die voor het schrijven van een artikel de juiste informatie wenst te verkrijgen, een aanvraag richt aan een bestuursinstantie.

Een bestuursinstantie kan u heel ruim bekijken.

  • Zowel het Vlaams Parlement en de eraan verbonden instellingen en diensten
  • De Vlaamse Regering en haar kabinetten
  • Departementen en agentschappen van de Vlaamse administratie
  • Lokale besturen: provincies, gemeenten en districten en hun instellingen; OCMW’s; verenigingen van provincies en gemeenten, intercommunales
  • Polders en wateringen
  • Kerkfabrieken en gelijkaardige instituten voor erkende godsdiensten.

Dus, u, de burger van Vlaanderen, kan bij elke bestuursinstantie een openbaarmaking aanvragen, mits deze niet een van de uitzonderingen betreft zoals wanneer de aanvraag onredelijk is of wanneer het gevraagde document nog niet af is. 
Let wel, een besluit bestaat uit verschillende delen, elk deel dat afzonderlijk als af kan aanzien worden is een document dat opgevraagd kan worden. Andere uitzonderingen zijn ruim gezien wanneer de openbaarmaking schade kan aanrichten aan een persoon (wanneer de persoonlijke levenssfeer in het gedrang zou komen), een financieel, economisch of commercieel belang van de overheid, de openbare orde en veiligheid, …

Kortom, er zijn veel reden die een weigering van de openbaarheid van bestuur kunnen teweegbrengen. Maar wel correct. 
Of u na een goedkeuring van de openbaarheid een volledig document in handen kan krijgen is nog maar de vraag.


Aanvraag

Bij u aanvraag moet u te kennen geven hoe u het document wenst te raadplegen. U kan opteren voor de optie:

  • Inzage in het document (gratis)
  • uitleg over het document (gratis)
  • een afschrift van het document (eventueel tegen betaling van een redelijke retributie)

U dient echter geen belang aan te tonen waarom u dergelijke bestuursdocument wenst te raadplegen.

Beslissing

Eenmaal dat uw aanvraag verstuurd is heeft de instantie een termijn van 15 kalenderdagen om uw aanvraag te beantwoorden. Zowel positief, negatief als gedeeltelijk, of indien u uw aanvraag niet aan de juiste instantie gericht is deze verplicht u te verwijzen naar de juiste instantie. 
Deze termijn kan wel verlengd worden tot 30 dagen in bepaalde gevallen. In laatste geval dient de dienst deze verlenging te motiveren (zoals wanneer bepaalde documenten moeilijk te verzamelen zijn)

Indien de bestuursinstantie er voor kiest om bepaalde zaken niet openbaar te maken kan deze dat doen, als er correct genoteerd is over welke documenten dit gaat, en de reden.

Uitvoering van de beslissing

De uitvoering gebeurt zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen de 30 dagen na ontvangst van de aanvraag. En 45 dagen na ontvangst van de aanvraag indien de er met 15 dagen werd verlengd.

Kortom, bij een normale aanvraag welke binnen de termijn van 15 dagen werd beslist kan u het dossier raadplegen binnen een termijn van 30 dagen.

Nu, 30 dagen voor een volledige aanvraag kan misschien wel lang lijken, echter was het vroeger de gewoonte dat elke uitvoering zo lang mogelijk duurde. Zodoende werd elk artikel dat met feiten kon verrijkt worden gezien als oud nieuws, niet meer van belangrijk in deze wereld waar glasvezelaansluiting ( 400 Gbit/s) de norm wordt.


Praktijk

Naar mijn ervaring betreffende de openbaarheid van bestuur, oftewel inzagerecht, weet ik dat de theorie niet altijd aansluit met de praktijk. Dat het in beroep gaan tegen de afhandeling van uw aanvraag allerminst optimaal verloopt.

Concreet gaat het over een aanvraag van een dossier bij het OCMW, een van de bestuursinstanties welke onder de openbaarheid van het bestuur vallen. 
De menselijke factor in deze hele theorie is onderschat, de bereidwilligheid en de comptabiliteit van de personen welke de beslissing uitvoeren is overschat. 
U hebt de procedure kunnen lezen, en ik opteerde voor de aanvraag betreffende een afschrift van een dossier. Een dossier welke me me nauw aan het hart ligt.

Op de website van het OCMW Gent staat duidelijk omschreven dat u kan kan opteren voor: Inzage en uitleg, alsook kopie aan € 0,10 per pagina of de bestuursdocumenten per e-mail.

Screenshot betreffende inzagerecht op website van OCMW.

Mijn geluk kon niet op dat het OCMW ook de optie gaf dat u het dossier ontvangen via mail, dit staat zowel op de site als op aanvraagformulier inzagerecht welke daar te downloaden is.

Zonder het aan te geven van een belang voor mijn aanvraag, iets wat niet nodig is, werd mijn aanvraag spoedig verstuurd. En, een antwoord bleef dan ook niet lang op zich wachten.

Twee dagen later kreeg ik het heugelijke nieuws (dus ruim binnen de vooropgestelde 15 dagen) dat mijn aanvraag goedgekeurd werd. 
Echter, en hier begint het, er werd me medegedeeld dat ik me eerstdaags moest aanmelden bij het Secretariaat van de Secretaris in het bezit van een USB-stick, waarop vervolgens het dossier zou kunnen gekopieerd worden.

Er werd me dus gevraagd van me te begeven naar hen zodanig dat ze me het dossier konden geven. 
De redenen die aan bod kwamen waarvoor voor deze optie werd gekozen waren:

  1. Het bestand is omvangrijk zodat het niet per e-mail doorgestuurd kan worden (de bestandsgrootte is de bepalende factor)
  2. Op een “cloud”-toepassing vertrouwt het bestuur niet (omwille van de vertrouwelijke/privacygevoelige aard van de documenten)
  3. Het OCMW is niet onredelijk door te vragen van me naar hen te verplaatsen met een USB-stick

Na intern overleg, dit dus zonder mij te betrekken, werd er besloten van het dossier éénmalig gratis op USB-stick te bezorgen, met de post. 
Begrijpende dat bovenstaande redenen elk op hun beurt makkelijk kunnen opgelost worden en het feit, niet te vergeten, dat de aanvraag wel degelijk goedgekeurd werd. 
De aanvraag betreffende de ontvangst op elektronische wijze, via e-mail, was goedgekeurd, het was geen gedeeltelijke beslissing of een negatieve.

De aanvraag werd goedgekeurd, maar kon niet uitgevoerd worden.

Was het omwille van de onbekwaamheid van het bestuur, de onwetendheid van de procedures, of gewoon de onbereidwilligheid van de administratieve dienst? 
Want:

Ik denk dat het OCMW niet onredelijk is door te vragen om u in het bezit van een USB-stick aan te bieden op het secretariaat.

Aldus Hulstaert Christine, Kabinet Secretaris

Werden de procedure opgevolgd?

Nee.
In principe kan het zo makkelijk, nee ze werden niet opgevolgd. Maar voor aan die constatatie te komen is het best van het decreet betreffende de openbaarheid van bestuur eens onder de loep te nemen.

Afdeling 4 de aanvraagprocedure

Artikel 17. § 1. 
De aanvraag vermeld duidelijk […] de vorm waarin de informatie bij voorkeur ter beschikking wordt gesteld […]
→ vorm: digitaal

Artikel 18. 
Als de aanvraag kennelijk onredelijk is of op een te algemene wijze is geformuleerd, verzoekt de instantie zo spoedig mogelijk de aanvrager zijn aanvraag te specificeren of te vervolledigen. […]
→ de aanvraag werd geaccepteerd, waaruit geconcludeerd kan worden dat de aanvraag niet onredelijk werd geacht, noch op te algemene (dus niet verkeerd geïnterpreteerd kon worden) wijze werd geformuleerd.
Indien het verzoek niet ingewilligd kon worden, zoals bij een te groot bestand of privacygevoelige informatie die via mail zou moeten verstuurd worden, dan was dit het moment voor hen om mijn aanvraag te weigeren, dit werd niet gedaan.

Artikel 20. § 3.
De beslissing tot inwilliging wordt zo spoedig mogelijk uitgevoerd en uiterlijk binnen dertig kalenderdagen. […]
 → de aanvraag werd eind juni gedaan, nu ongeveer 2 maand later is het dossier nog steeds niet op de correcte manier, deze van in de goedgekeurde aanvraag, ingewilligd.


Dus, wat nu?

Zoals duidelijk vermeld op de website van het OCMW Gent en deze van de Vlaamse overheid kan u indien u niet akkoord bent met de beslissing in beroep gaan.

Er zijn verschillende factoren waardoor u beroep kan aantekenen zoals:

  • Er is geen beslissing genomen binnen de 15 kalenderdagen na verzoek
  • Er is een beslissing genomen
  • Er is een beslissing genomen, maar die werd niet of niet correct uitgevoerd binnen de 30 dagen

Merk op bij puntje 2, dat er niet vermeld wordt of de beslissing positief of negatief is. Met andere woorden zelf bij een positieve beslissing kan u in principe beroep aantekenen.

Waar bevond ik me nu? Mijn reden tot in beroep te gaan was dat mijn beslissing positief was, maar niet werd uitgevoerd volgens de goedgekeurde aanvraag. Puntje 3.

Dus ik had mijn mogelijkheid tot in beroep te gaan, het leek me dus een simpele procedure om dit dus te starten. 
Maar hier kwam weer een menselijke factor aan te pas, deze keer rechtstreeks met de Vlaamse overheid, en niet meer met het OCMW.

Een simpele mail naar openbaarheid@vlaanderen.be volstond niet, uiteindelijk na 5 mails en een totaal van bij de 1200 woorden, waarbij meermaals hetzelfde werd verteld kwam het tot volgende besluit.

Indien u toch een beroep zou instellen, dan is dit uw goed recht natuurlijk, maar een beroep instellen tegen een positieve beslissing van een bestuursinstantie die intussen ook al werd uitgevoerd lijkt me duidelijk geen voorwerp meer te hebben.

Er wordt hier gesproken over een positieve beslissing die intussen ook al werd uitgevoerd. Dit had betrekking op het volgende, welke reeds kort aangehaald werd.
Het OCMW had na intern overleg, dus zonder enig overleg met de aanvrager, ik, besloten dat het dossier zou worden overgemaakt via de post, dit met een USB-stick. Voor hen was de kous dus af.
Het dossier was terecht bij de aanvrager, niet zoals gewenst, niet zoals in het goedgekeurde aanvraagformulier stond, maar het was terecht.

Dit is dus ook het standpunt van de Vlaamse overheid, ze doen er alles aan om het dossier toch maar niet te hoeven behandelen.

Dat voor deze optie (USB-stick via de post) werd gekozen omwille van het feit dat in het dossier heel wat vertrouwelijke en/of privacygevoelige gegevens voorkomen en omwille van de grootte van de bestanden, lijkt de beroepsinstantie een terechte bekommernis.

Mijn overtuiging is dat dit een schoolvoorbeeld is van de vijgen na Pasen, want laten we niet vergeten, de aanvraag werd goedgekeurd.


Postscriptum:
Het OCMW Gent liet ook nog weten dat de informatie eerstdaags (mail van 6 juni 2017) aangepast zou worden op de website, dat er dus geen dossiers meer zouden kunnen overgemaakt worden via e-mail. 
Op datum van 30 augustus 2017 staat dergelijke informatie nog steeds op de website, alsook in het aanvraagformulier inzagerecht.

Postpostscriptum: 
Iedereen van het Gentse weet dat de stadsdiensten en onder andere de OCMW’s tijdens de Gentse Feesten de deuren sluiten, in hoeverre dat dit meegespeeld heeft met de verwerking van het dossier weet ik niet, maar mevrouw Hulstaert was alleszins gehaast om dit dossier snel af te handelen.(mail van: 30 juni)

Aangezien de verlofperiode aanbreekt wil ik uw vraag graag afhandelen alvorens ik met verlof vertrek. U kan mij nog t/m. donderdag 6 juli bereiken.

Kan een dossier wel correct behandeld worden indien de bestuursinstantie een verlofperiode neemt van 6 juli tot 24 juli? 
Lettende op de 15 dagen dat een dossier van antwoord dient voorzien te worden, en een correcte voltooiing binnen de 30 dagen.


Er werd een beslissing genomen

2 dagen terug kreeg ik de Beslissing Beroepsprocedure Openbaarheid van Bestuur in men mailbox (deze kan u in de toekomst ook hier nalezen), volgens de Vlaamse Overheid kan zo document van privacy gevoelige aard dus wel via mail verstuurd worden, OCMW Gent heeft daar blijkbaar een andere mening over, dit even terzijde.

Het bevat een intro, een ontvankelijkheid, een gegrondheid en een besluit.

Wat de ontvankelijkheid betreft:

Overwegende dat het ingestelde beroep dan ook als ontvankelijk wordt beschouwd;

Hier staat vermeld dat de mijn beroep dus geaccepteerd is, dat het tijdig verstuurd werd, binnen de vier maanden nadat ik in kennis werd gesteld en dat ik over het vereiste belang beschik.

Wat de gegrondheid betreft:

Overwegende dat het ingestelde beroep dan ook als ongegrond moet worden beschouwd;

Ongegrond?
Dat is inderdaad hun beslissing mede omdat het dus, volgens hen, toch wel overgemaakt is in amper 10 dagen na het indienen van het openbaarheidsverzoek.

Dit is echter de datum van verzending (overmaken ≠ ontvangen) van het dossier met de post, klaarblijkelijk een niet aangetekende zending want deze werd tot op heden nog niet ontvangen. Wat betref het “niet licht omspringen van privacygevoelige documenten” heb ik dus enkele vraagtekens. Daar het nu kan zijn dat iemand een niet voor zijn ogen bestemd dossier in handen heeft.

dat vanuit het OCMW-Gent ook effectief op 6 juli 2017 via een brief het volledige dossier van de verzoeker aan hem werd overgemaakt door middel van een USB-stick, waarop alle documenten werden gekopieerd; dat dit zelf ook wordt bevestigd door de verzoeker;

Effectief? Alle documenten? Bevestigd?
Effectief en alle documenten werd enkel bevestigd door het OCMW zelf, daar ik deze niet heb ontvangen lijkt het me ook logisch dat geen van deze zaken door me kan bevestigd worden.

Ook is het is alweer frappant dat een bepaald artikel, nr. 18, betreffende de procedure wanneer een aanvraag onredelijk is of op een te algemene wijze is geformuleerd, gewoon niet vermeld werd in de beslissing van het OVB.
Dit artikel uit het Decreet betreffende de openbaarheid van bestuur werd 5 keer doorgegeven als een van de redenen waarom ik in beroep wou gaan.

Gedeelte uit mail t.a.v. Assherickx, betreffende aanvraag tot in beroep gaan.

Kan dit verkeerd geïnterpreteerd worden? Of lijkt dit voor mij als voor u ook duidelijk dat er verwezen werd naar art. 18?

BESLUIT:

Het beroepschrift van 27 augustus 2017 tegen de beslissingen van het OCMW Gent wordt als ontvankelijk doch ongegrond beschouwd.

Mijn besluit?

Geen enkele bestuursinstatie kan op een correcte manier gecontroleerd worden indien een tussenpersoon, in dit geval Bruno Assherickx, niet de volledige reden tot het in beroep gaan doorgeeft, alsook als deze aannemingen, zoals ontvangst en controlle van volledigheid van dossier, als feiten beschouwd.