新手主管應該留意的N個坑 — 商業思維學院 on Clubhouse

早些時間在商業思維社團裡看到 Gipi 的活動預告，立刻排進行事曆裡、推掉所有邀約，整場聽下來收穫滿滿，一個晚上聽了無數個幽默又感動的故事，也讓我對未來的職涯之路多了些期待與想像。活動形式以主持人預先準備問題，由客座講者依序分享自身經驗與觀點，適時穿插現場來賓經驗交流，由於內容實在太豐富了，所以在筆記彙整時，將相似概念稍做分類與註解，以方便各位閱讀。

1. 新手時期踩過的哪些坑？啟發是什麼？

• 習慣什麼事情都要親自處理，覺得這才是有效率的解決方案，結果往往把時間花在較低價值的事情上。
• 自己是全 Team 裡最強的人，團隊成員有依賴習慣，有問題就往後拋，把主管當最後一道防線。
• 習慣指揮部屬，後來發現部屬每個決定都要先請示主管，什麼事情都要詢問主管意見。
• 給予部屬過於具體/詳細的建議。
• 主管想讓其他團隊/單位覺得自己團隊「一定可以做的到」，看到部屬在時限內無法交出好的產出，無法坐視不管。發生問題時，想辦法用最短時間把問題搞定，盡可能避免他人對自己部門閒言閒語。
• 當部屬有不同意見時，覺得備受質疑與挑戰。
• 常常覺得身心俱疲。

思維轉變 1：親自跳下海前，先找原因

• 將「人手不足，主管跳下去救火 」的想法轉變為「 人手不足，主管該去找原因」。釐清背後的原因，是找的人不對？能力不夠好？沒有給好的工具？還是效率問題？找出原因後，再劃分行動方案，例如：要資源、做教育訓練、找提高工作效率的工具引進部門等。

思維轉變 2：明白主管的使命

• 體悟到公司的期待，是希望主管能做出與之前職位不一樣的事情；是能夠幫部門做出更好的決定、更有價值的事。
• 不管環境有多艱難、客戶有多機車，團隊的事情永遠就是主管的事，要把責任扛下來。
• 接受灰色地帶，很多事情不是只有 0 或 1。

思維轉變 3：開啟同理心

• 很多主管並不是已經非常成熟了、面面俱到了，才坐在這個的位子上，很多時候對方也還在學習怎麼樣當一個好主管。

思維轉變 4：創造下屬學習的環境

• 當團隊的 (能力) 天花板如果是主管，不是件好事。第一，團隊很難成長到超乎預期之外，第二，團隊很難出現能力更強的人。
• 主管真正要做的是要「提前準備」 — 拉出一個 buffer，給予部屬適合的時間/安全範圍，讓對方不斷試錯、學習、思考、承擔壓力，從中交出更好的成果，才是讓對方真正的成長。舉例：當專案出包時，主管可以去幫忙去爭取一些時間，同時詢問部屬該如何解決。在過程中，讓部屬去承擔起專案的壓力，在主管會議裡，主管要有能力承擔起來自外部單位的壓力。

思維轉變 5：學習引導、充分授權

• 練習從指揮部屬 (照著做就對了) → 指導部屬 (要是我，我會這樣做…) → 引導部屬
• 給予部屬工作時，講清楚：「我要的東西，結果是 O O 。」給予機會讓部屬們自行討論，再請對方告訴結果，提供建議方向。
• 對於沒有方向的部屬，可以嘗試以「拆解步驟」的方式來引導。
• 定期跟部屬聊聊工作卡住的原因，釐清他們的恐懼與焦慮，思考如何幫助對方。

思維轉變 6：包容不同的聲音

• 一個真正成熟的主管，應該是能夠容納各種聲音。如果今天被挖角來的人，進來後對他包容心很小，那其實未來 (對方離開之後) 也很難再挖到這麼好的人才。

2. 當主管之後，如何向上管理？

心態調整

• 職場上所有的關係，看透了都是利益的交換。不管是對上、對下、平行跨部門都是。
• 老闆與部屬的關係，不一定是長久的關係。有可能老闆績效未達標，很快就被換掉了。
• 與其花很多時間經營私人關係，把重心放在工作上協助老闆比較重要。
• 能夠變動的老闆是值得跟隨的。他不會因為外界環境變了，還在做原來的事情 (或只做自己想做的事)。與其埋怨，不如跟上老闆的步調。
• 有些老闆很喜歡說：「我很 open-minded，有什麼問題都可以來找我。」但要避免藉此打小報告。
• 跟老闆關係再好，也不要到處炫耀自己跟老闆去逛街、打球，或在其他人面前叫老闆的小名。
• 尊重對方，但也不要貶低自己。
• 心存感激，謝謝你的老闆。有時候當你幫老闆推廣到更高的地方，老闆也願意拉你一把。

專業聚焦

• 協助老闆，幫助他得到他想要得到的東西。檢核點：說出老闆心裡最在意的前三件事。聚焦你的力量跟時間，去幫老闆完成他最在意的前三件事情，讓老闆也能夠順利的對他上面老闆交代。
• 確認自己多久與老闆對齊一次目標，確保資訊不掉棒。
• 爭取跟老闆報告的機會，主動回報進度。
• 向上匯報時，結論先行，提高效率。日本有「連報商」、「松、竹、梅」等技巧可參考。同時也要讓老闆覺得有參與感。
• 當跨級匯報發生時，要做到交辦完事情後，立刻跟老闆彙報。盡可能不要讓直屬老闆處在未知的狀態。
• 將回饋分成兩種：公開與私下的回饋。與老闆討論哪些東西可以公開講，哪些等一對一時再做討論，建立與老闆之間的信任、原則與互動方式。
• 瞭解不同類型的老闆在意的點，有些老闆關注大方向，有些老闆看重細節，需要迎合的面向也大不相同。忌諱：在老闆在意的地方持續犯錯，信任感會大打折扣。

3. 當主管之後，如何帶領資深部屬/職場老鳥？

資深部屬/職場老鳥＝在一間公司年資較高、熟悉公司狀況和地雷、有人脈、透徹部門遊戲規則與底線的員工

瞭解與尊重

• 瞭解職場老鳥的期望與擔憂，坦承的聊一聊，詢問對方我能夠給你什麼？告訴對方也需要他幫助。
• 越資深的職場老鳥，希望能得到主管的尊重，跟用他們專長發揮在有價值的地方。

劃出底線/原則

• 當被職場老鳥測試底線時 (整天打混摸魚、表達工作太累太忙，要求把工作排給其他人) 如果主管不處理，老鳥就會知道主管沒底線，團隊文化可能會跟著變質。這時候要先檢視一下，是不是自己不小心做了這個壞文化。
• 對於擺明等退休的職場老鳥，清楚說明底線 (開誠佈公)，並把底線踩穩，讓對方知道這是最後爭取的機會。

專業底氣夠

• 在自己的專業上能力要夠，才能分辨對方的優劣勢，並適時 (例如氣焰過高的時候) 暗示對方。
• 做那些連職場老鳥都無法解決的問題，幫忙把石頭搬開。
• 遇到事情時，主管勇於站出來承擔。
• 在職場老鳥做的好的時候，分一些光芒，在眾人面前表揚他們的長處。

4. 當主管之後，最開心、最難忘的事情？覺得值得的時刻？

自己在菜鳥時期的珍貴記憶

• 那些只有在新手主管時期才會去拼了老命做出來的事。

和團隊一起並肩作戰

• 和團隊一起處理各種鳥事，經歷被其他部門陷害、被客戶坑、被廠商玩、被奇怪老闆罵，大家感情很好。離職時還獲得部屬們送的斬妖除魔刀做為畢業禮物。
• 回味工作中艱辛的過程，是最有功勞的時期，也是最有記憶點的時刻。

看到團隊與部屬的成長

• 適時將自己位置讓出來，讓有能力的部屬去接手，讓他們成長，自己再去迎接另一個挑戰。
• 看到部屬在工作上明顯成長，之後飛黃騰達，發展得越來越好。( 提拔出一顆鑽石！)
• 看到團隊做出很棒的成績，超出自己的預期。
• 離開團隊之後，發現團隊還是運轉的很好，甚至是越來越好。

得到團隊成員正向回饋

• 團隊夥伴在問卷回饋中，和大家分享對主管、團隊帶領上的正面評價。

5. 喜歡怎樣的主管？

• 關係很好，但只有公事上的往來。
• 公私分明，信任不太過親近。
• 不八卦、不好奇、不會刻意想和員工親密。

附上主持群的 Clubhouse 帳號 (還有兩位被邀上台的分享的來賓)

1. Gipi (@gipi)
2. 君婷 (@elval)
3. Jui-Nan (@juinanlin)
4. Merci (@mercikuo)
5. Disney (@disney703)
6. Ariel (@aichenyung) *來賓
7. Yuki (@yukihuang) *來賓

我的 Clubhouse 帳號是 @viviennehu，也歡迎和我討論與交流。