新手主管應該留意的N個坑 — 商業思維學院 on Clubhouse

早些時間在商業思維社團裡看到 Gipi 的活動預告,立刻排進行事曆裡、推掉所有邀約,整場聽下來收穫滿滿,一個晚上聽了無數個幽默又感動的故事,也讓我對未來的職涯之路多了些期待與想像。活動形式以主持人預先準備問題,由客座講者依序分享自身經驗與觀點,適時穿插現場來賓經驗交流,由於內容實在太豐富了,所以在筆記彙整時,將相似概念稍做分類與註解,以方便各位閱讀。

1. 新手時期踩過的哪些坑?啟發是什麼?

  • 習慣什麼事情都要親自處理,覺得這才是有效率的解決方案,結果往往把時間花在較低價值的事情上。
  • 自己是全 Team 裡最強的人,團隊成員有依賴習慣,有問題就往後拋,把主管當最後一道防線。
  • 習慣指揮部屬,後來發現部屬每個決定都要先請示主管,什麼事情都要詢問主管意見。
  • 給予部屬過於具體/詳細的建議。
  • 主管想讓其他團隊/單位覺得自己團隊「一定可以做的到」,看到部屬在時限內無法交出好的產出,無法坐視不管。發生問題時,想辦法用最短時間把問題搞定,盡可能避免他人對自己部門閒言閒語。
  • 當部屬有不同意見時,覺得備受質疑與挑戰。
  • 常常覺得身心俱疲。

思維轉變 1:親自跳下海前,先找原因

  • 將「人手不足,主管跳下去救火 」的想法轉變為「 人手不足,主管該去找原因」。釐清背後的原因,是找的人不對?能力不夠好?沒有給好的工具?還是效率問題?找出原因後,再劃分行動方案,例如:要資源、做教育訓練、找提高工作效率的工具引進部門等。

思維轉變 2:明白主管的使命

  • 體悟到公司的期待,是希望主管能做出與之前職位不一樣的事情;是能夠幫部門做出更好的決定、更有價值的事。
  • 不管環境有多艱難、客戶有多機車,團隊的事情永遠就是主管的事,要把責任扛下來。
  • 接受灰色地帶,很多事情不是只有 0 或 1。

思維轉變 3:開啟同理心

  • 很多主管並不是已經非常成熟了、面面俱到了,才坐在這個的位子上,很多時候對方也還在學習怎麼樣當一個好主管。

思維轉變 4:創造下屬學習的環境

  • 當團隊的 (能力) 天花板如果是主管,不是件好事。第一,團隊很難成長到超乎預期之外,第二,團隊很難出現能力更強的人。
  • 主管真正要做的是要「提前準備」 — 拉出一個 buffer,給予部屬適合的時間/安全範圍,讓對方不斷試錯、學習、思考、承擔壓力,從中交出更好的成果,才是讓對方真正的成長。舉例:當專案出包時,主管可以去幫忙去爭取一些時間,同時詢問部屬該如何解決。在過程中,讓部屬去承擔起專案的壓力,在主管會議裡,主管要有能力承擔起來自外部單位的壓力。

思維轉變 5:學習引導、充分授權

  • 練習從指揮部屬 (照著做就對了) → 指導部屬 (要是我,我會這樣做…) → 引導部屬
  • 給予部屬工作時,講清楚:「我要的東西,結果是 O O 。」給予機會讓部屬們自行討論,再請對方告訴結果,提供建議方向。
  • 對於沒有方向的部屬,可以嘗試以「拆解步驟」的方式來引導。
  • 定期跟部屬聊聊工作卡住的原因,釐清他們的恐懼與焦慮,思考如何幫助對方。

思維轉變 6:包容不同的聲音

  • 一個真正成熟的主管,應該是能夠容納各種聲音。如果今天被挖角來的人,進來後對他包容心很小,那其實未來 (對方離開之後) 也很難再挖到這麼好的人才。

2. 當主管之後,如何向上管理?

心態調整

  • 職場上所有的關係,看透了都是利益的交換。不管是對上、對下、平行跨部門都是。
  • 老闆與部屬的關係,不一定是長久的關係。有可能老闆績效未達標,很快就被換掉了。
  • 與其花很多時間經營私人關係,把重心放在工作上協助老闆比較重要。
  • 能夠變動的老闆是值得跟隨的。他不會因為外界環境變了,還在做原來的事情 (或只做自己想做的事)。與其埋怨,不如跟上老闆的步調。
  • 有些老闆很喜歡說:「我很 open-minded,有什麼問題都可以來找我。」但要避免藉此打小報告。
  • 跟老闆關係再好,也不要到處炫耀自己跟老闆去逛街、打球,或在其他人面前叫老闆的小名。
  • 尊重對方,但也不要貶低自己。
  • 心存感激,謝謝你的老闆。有時候當你幫老闆推廣到更高的地方,老闆也願意拉你一把。

專業聚焦

  • 協助老闆,幫助他得到他想要得到的東西。檢核點:說出老闆心裡最在意的前三件事。聚焦你的力量跟時間,去幫老闆完成他最在意的前三件事情,讓老闆也能夠順利的對他上面老闆交代。
  • 確認自己多久與老闆對齊一次目標,確保資訊不掉棒。
  • 爭取跟老闆報告的機會,主動回報進度。
  • 向上匯報時,結論先行,提高效率。日本有「連報商」、「松、竹、梅」等技巧可參考。同時也要讓老闆覺得有參與感。
  • 當跨級匯報發生時,要做到交辦完事情後,立刻跟老闆彙報。盡可能不要讓直屬老闆處在未知的狀態。
  • 將回饋分成兩種:公開與私下的回饋。與老闆討論哪些東西可以公開講,哪些等一對一時再做討論,建立與老闆之間的信任、原則與互動方式。
  • 瞭解不同類型的老闆在意的點,有些老闆關注大方向,有些老闆看重細節,需要迎合的面向也大不相同。忌諱:在老闆在意的地方持續犯錯,信任感會大打折扣。

3. 當主管之後,如何帶領資深部屬/職場老鳥?

資深部屬/職場老鳥=在一間公司年資較高、熟悉公司狀況和地雷、有人脈、透徹部門遊戲規則與底線的員工

瞭解與尊重

  • 瞭解職場老鳥的期望與擔憂,坦承的聊一聊,詢問對方我能夠給你什麼?告訴對方也需要他幫助。
  • 越資深的職場老鳥,希望能得到主管的尊重,跟用他們專長發揮在有價值的地方。

劃出底線/原則

  • 當被職場老鳥測試底線時 (整天打混摸魚、表達工作太累太忙,要求把工作排給其他人) 如果主管不處理,老鳥就會知道主管沒底線,團隊文化可能會跟著變質。這時候要先檢視一下,是不是自己不小心做了這個壞文化。
  • 對於擺明等退休的職場老鳥,清楚說明底線 (開誠佈公),並把底線踩穩,讓對方知道這是最後爭取的機會。

專業底氣夠

  • 在自己的專業上能力要夠,才能分辨對方的優劣勢,並適時 (例如氣焰過高的時候) 暗示對方。
  • 做那些連職場老鳥都無法解決的問題,幫忙把石頭搬開。
  • 遇到事情時,主管勇於站出來承擔。
  • 在職場老鳥做的好的時候,分一些光芒,在眾人面前表揚他們的長處。

4. 當主管之後,最開心、最難忘的事情?覺得值得的時刻?

自己在菜鳥時期的珍貴記憶

  • 那些只有在新手主管時期才會去拼了老命做出來的事。

和團隊一起並肩作戰

  • 和團隊一起處理各種鳥事,經歷被其他部門陷害、被客戶坑、被廠商玩、被奇怪老闆罵,大家感情很好。離職時還獲得部屬們送的斬妖除魔刀做為畢業禮物。
  • 回味工作中艱辛的過程,是最有功勞的時期,也是最有記憶點的時刻。

看到團隊與部屬的成長

  • 適時將自己位置讓出來,讓有能力的部屬去接手,讓他們成長,自己再去迎接另一個挑戰。
  • 看到部屬在工作上明顯成長,之後飛黃騰達,發展得越來越好。( 提拔出一顆鑽石!)
  • 看到團隊做出很棒的成績,超出自己的預期。
  • 離開團隊之後,發現團隊還是運轉的很好,甚至是越來越好。

得到團隊成員正向回饋

  • 團隊夥伴在問卷回饋中,和大家分享對主管、團隊帶領上的正面評價。

5. 喜歡怎樣的主管?

  • 關係很好,但只有公事上的往來。
  • 公私分明,信任不太過親近。
  • 不八卦、不好奇、不會刻意想和員工親密。

附上主持群的 Clubhouse 帳號 (還有兩位被邀上台的分享的來賓)

  1. Gipi (@gipi)
  2. 君婷 (@elval)
  3. Jui-Nan (@juinanlin)
  4. Merci (@mercikuo)
  5. Disney (@disney703)
  6. Ariel (@aichenyung) *來賓
  7. Yuki (@yukihuang) *來賓

我的 Clubhouse 帳號是 @viviennehu,也歡迎和我討論與交流。

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