Comment compresser ou étaler un Design sprint ?

Point important voir nécessaire de la méthode Design Sprint, c’est qu’elle est prévu pour s’étendre sur 5 jours, sans interruption. Actuellement, et surtout en France, il est difficile d’amener un groupe de 5–7 personnes à être disponible autant de temps et en même temps ! Alors certains tentent des ajustements.

3 jours + 2 la semaine suivante, compresser les 3 premiers jours en 2 jours, faire un jour chaque semaine, etc…

Suite à mon expérience personnelle de plus de 20 sprints, ayant moi-même tenté des ajustements régulièrement, et suite à de nombreux échanges avec la communauté de facilitateurs francophones, il me semblait nécessaire de faire un point, préciser pourquoi cette méthode sur 5 jours est la plus efficiente lorsque l’on respecte au plus prêt la structure.


Et si on compressait les étapes après tout ?

Bien entendu ! Que se soit pour un sprint, son job quotidien, les loisirs, il est toujours possible de compresser les choses. Le temps est une denrée rare, alors l’habitude de l’homme moderne et de faire rentrer plus dans toujours moins d’espace. Commencer le Sprint à 8h30 au lieu de 10h et puis finir à 19h30 voir 20h30 au lieu de 17h. Faire ainsi les étapes des 3 premiers jours sur 2 jours.

Malheureusement, c’est simplifier à l’extrême le fonctionnement de l’Être humain.

L’Homme n’est pas une “ressource humaine”, c’est un Être qui, s’il est en équilibre avec lui-même et le groupe, peut “produire” de magnifiques choses et exprimer son plein “potentiel”. Il dort et se nourrit pour aquérir l’énergie nécessaire à ses activités, qu’elles soit intellectuelles ou physiques.

Compresser les étapes rajoute une couche de stress qui est la pire “nourriture” à la créativité, volant de l’énergie au lieu d’en créer. (Si l’on croit encore que argent=énergie)

Prenons l’exemple d’un enfant en bas âge, certainement l’Être le plus curieux et créatif. Soumettez-le au moindre petit stress, et il se mettra à pleurer. En quoi nous adultes sommes-nous différents ? On semble plus tolérants, on ne pleure pas, on garde plutôt à l’intérieur toute cette cortisol qui ronge petit à petit toute ouverture d’esprit, écoute et espoir de connecter les neurones nécessaire à l’innovation.

Si en plus de cela on souhaite connecter chacun des Être du groupe pour vivre l’expérience magique de co-conception, vous imaginer la nécessité de ne surtout pas créer un situation de stress. Commencer à 10h, pause de midi de 1h30 et finir la journée à 17h, c’est un rythme qui laisse place à la respiration, à l’inspiration, aux échanges off qui nourrissent autrement.

Chaque étape de chaque journée est pensée suivant un timing défini après plus de 100 cas d’études, sur des expériences bien diverses. De même en compressant, imaginer le niveau d’énergie qu’il reste au groupe pour suite à décision commune, concevoir un prototype et une série de tests. Imaginer le niveau d’énergie pour ensuite acceuillir les testeurs et les interviewers…

Compresser est une solution pour faciliter l’agenda de tout le monde et l’illusion d’économiser de l’argent. La réalité est majoritairement différente, avec un groupe qui ne connecte pas comme il devrait, des oublies, des erreurs, totalement contre productif et donnant l’impression que la méthode est sympa, mais bon, bof bof…

Alors oui, c’est toujours plus efficient qu’un processus classique, avec cahier des charges, échanges par mail sur des mois, mais c’est aussi passer complètement à côté du potentiel impressionnant de la méthode comme elle est prévu, lorsque chaque Être du groupe est dans l’expression de son plein potentiel créatif.

Quand je parle de “la méthode comme elle est prévu”, je n’établi pas une norme ou une vérité à suivre asbolument. Je souligne simplement que le Design Sprint s’exprime sous sa forme actuelle, celle présente dans le livre, suite à centaines de retours d’expériences. Tout reste en constante évolution, mais il semble que l’Être humain lui évolue suivant certaines “limites” naturelles qui expliquent certainement le déroulé temporel des 5 jours.

Au final c’est augmenter les risques d’investissements inutiles plutôt qu’investir pour évaluer et limiter les risques futurs.

Et si on étalait sur plusieurs semaines ?

Très bien ! Compresser ce n’est pas une bonne idée, alors on va conserver les 5 journées nécessaire, pour tenir à la méthode, mais on va étaler sur plusieurs semaines.

3 jours semaine 1, 2 jours semaine 2, ou 1 jours chaque semaine…

Même constat que pour ce qui est de compresser : simplification du fonctionnement de l’être humain, et surtout de son comportement en groupe.

Mettez un décideur et l’un de ses employés dans un groupe de co-conception. Le premier jour, il va persister pendant quelques heures une déconnection entre ces personnes, cause de leurs habitudes hiérarchisées. Ensuite, petit à petit, la confiance s’installe grâce aux différents ateliers. Le décideur souvent suite aux exercices individuels, se rend compte que “sa ressource humaine” et surtout un Être surprenant de créativité. Le soir autour d’un repas partagé, ils se découvrent à échanger sur des parties de leurs vies dont ils ne connaissaient pas encore l’existence, peut-être même se découvrir quelques points communs. Après une belle nuit de sommeil, c’est l’heure de déjeuner ensemble, et reprendre là ou l’on en était pendant la nuit, car comme souvent, elle porte conseil. Plus de décontraction s’installe jour après jour et le liant du groupe se renforce.

Le facilitateurs fait sont nécessaire pour gérer l’énergie du groupe de manière à ce que la fatigue ne vienne pas fragiliser cette “réunion en cours”, dans le sens premier du terme…

Tout déroule suivant ce rythme en équilibre, ou chaque personne devient plus proche des autres petit à petit, jusqu’au moment de la séparation le vendredi soir. Souvent d’ailleurs, c’est avec de la nostalgie qu’on quitte un sprint, même si on sait qu’on va retrouver ses “collègues” le lundi suivant pour développer le projet.

Le lundi arrive. 2 jours sont passés, ou chacun a retrouver son cadre de confort. 8h, arrivée au bureau. Tout le monde a repris sa casquette du quotidien, l’employé, le décideur, l’intervenant. Le lien fort du sprint est rompu, mais souvent il en reste quelque chose au fond d’assez magique, ce sentiment d’avoir vécu une expérience commune forte, comme gamin lorsqu’on partait en classe de neige…

C’est en favorisant ce lien fort entre chaque membre du groupe que la puissance d’un Design Sprint se révèle. Sinon, c’est semaine après semaine une journée ou l’on réunit des “savoir-faire”, mais on l’on ne peut pas unir les “savoir-être”. C’est pourtant dans cet union que né le lâché prise, terreaux fertile à la curiosité, à l’imagination, à l’écoute, à l’attention et à l’innovation.


Alors, c’est 5 jours liés ou rien !

Ne soyons pas aussi extrêmes. Bien entendu, j’aurais envie de proposer à tous les groupes que je facilite cette belle expérience du 5 jours non-stop. Parce que c’est humainement intense, mais aussi économiquement et commercialement plus efficient d’après expériences et retours.

C’est une démarche en 5 temps qui laisse le temps de respirer, d’analyser, de prendre du recule individuellement mais pas trop, de tester et questionner encore et encore. Plus de temps, se serait une démarche de Design thinking, il manquerait la conversion en concret prototype de l’hypothèse initiale, le tout dans un temps suffisant, mais pas non plus trop long et coûteux, justement… Encore une question d’équilibre.

Le plus important est de maintenir les 3 premiers jours unis.

Comprendre, Diverger et Converger ensemble, sans interruption du flow créatif, jusqu’à un storyboard commun validé. Ensuite, Prototyper et Tester un peu plus tard, et même le faire à distance si “pas le choix”. Cela enlève une partie importante de l’efficacité du groupe, le “cerveau commun” ayant été déconnecté ! Il faut se remettre dans le projet, retisser le lien avec les autres, retrouver pourquoi tout était logique à plusieurs, cette lucidité partagée.

Certains verront le fait d’étaler comme un opportunité pour prendre du recule. Souvent, on considère “réfléchir plus” comme un recule nécessaire. C’est encore simplifier le fonctionnement du cerveau humain. Réfléchir plus isolé, c’est créer des chemins de complexités très souvent inutiles.

Réfléchir ensemble, tenir ce fil tissé et tester avec d’autres intervenants, c’est cela qui apporte du recule. Plus de diversité, à chaque étape, pour valider les hypothèses. Rapidement proposer une idée au plus grand nombre, la présenter de manière adaptée pour en retour, se nourrir avec le “recule” que l’autre apporte, sans taboo, avec le minimum d’interprétations. L’intégrer et continuer d’avancer en cercle, en cycle, ensemble.

Pourquoi plus de temps ? Pourquoi moins de temps ? Pourquoi pas simplement le temps qu’il faut, au rythme de l’Homme, au rythme de la Vie.