An Open Project/Product Based Centre

CyberPractices
c:/ CyberStories and others
8 min readFeb 16, 2016

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This is the first in a series of articles related to the approach and organizational model of CyberPractices Foundation (See below for Spanish version).

CyberPractices Foundation is a think/do tank whose aim is to research and implement projects related to the social use of technology. Its main interest is to support initiatives that are under development or in an experimental phase, until they become minimally viable products.

CyberPractices projects follow an open and iterative methodology that could be defined as action-research. It is an approach that facilitate to go from theory to practice, and face the stress of an object of study as complex as the cybersociety from a multidisciplinary approach.

Concerning to project management we apply a variant that is to consider each project as a product. Thereby we seek to create a flexible framework to adapt each project both target audiences as stakeholders who are interested preferably in the results. A key element of the model is to target those two groups, since they will be the main investors in our projects.

This post will detail how the methodology is applied in a non-profit organization committed to the premise of opening knowledge. Those who are interested specifically in the financing of organizations and open philosophy projects, may also participate in the discussions of the project “Made with Creative Commons”.

In order to finance their projects a non-profit organization appeals to the following sources:

  • Grants. Limited funding from governments, foundations and other institutions. It is the model used by entities that have a mission that match with the general interests of a state, such as an institute researching a theme integrated in a national plan for promoting science.
  • Contributions. Direct incomes — restricted or not — from people or entities. It is the preferred model of consolidated foundations.
  • Donations. Unrestricted contributions in small personal contributions from the general public or followers of the organization. It is the characteristic pattern of organizations that provide a benefit to the common good, such as Wikipedia.
  • In addition, there are some organizations eligible for remuneration for work. For example, income from commissions, contracts and other business models linked to the achievement of a task. In the event that these incomes can not affect the accountable profit or profit-making.

Detailed analysis shows that to suit every form of financing is necessary to apply a different approach from an organization, likewise each of the sources of income involves different advantages and disadvantages.

Institutions of a certain size try to maximize fundraising choosing without distinction to all forms of income, working in parallel on attracting grants, attracting significant contributions and deploying a comprehensive strategy for donations. To be more effective, they create specialized teams that are able to focus on each level and get enough revenue.

However, when a small entity attempts to replicate these practices usually fails. The constant adaptation of working on every level often distorts the nature of the action, may cause disorientation and loss of narrative. Blur ends up affecting the mission of the organization, which is fatal for fundraising in the medium and long term.

In CyberPractices the needs of funding focus on two main sections:

  • Current expenses linked to the operating performance of the organization.
  • Specific fees required for project management, whether strategic or specific interest.

To address operating expenses is required a strategy for the medium / long term based on donations and remuneration from the exploitation of own projects and third parties services. In a future article we will explain the keys to that system and its implementation.

Although, those current expenses are only a small part of the activities of the organization. The most part of the fundings is related is related to the development of a project that consumes resources of all kinds. One way to make feasible a project is to focus on financing at the earlier steps and understand their funding as it applies to a product in a market environment. The difference in this case is that customers correspond to the stakeholders operating in each of the three levels of funding indicated: governments or institutions, in the case of grants; sponsorship or philanthropy from foundations or interested agents in the case of contributions; and individuals or followers, in the case of donations.

Application of this approach calls for project managers high involvement, since they must seek at all times the right answers to questions like: (i) the service/product I’m managing fits with the priorities of a government or foundation who provides grants?, (ii) what is the goal that will make an investor interested in the product/project? and (iii) what I’ve generated, is it useful for people who are part of my community?

The first question can be raised at the stage of initial conceptualization and design of the project, at a time which receive a grant can help your startup. That milestone usually ends with the development of a prototype. The second phase corresponds to a situation where it is necessary to make an initial investment to ensure the viability of the project and allow climb. Finally, donations provide a permanent revenue base to ensure the continuity of the organization where projects are incubated.

A system that fits into the vision of CyberPractices and in its open and iterative methodology is to conceive projects as the central units of the organization and linking funding to the developmental stages of these projects. It allows us to experience and create new prototypes from ideas related to any of the social innovations driven by technology.

Daniel Dominguez (@danidominguez), is Board of Directors at CyberPractices Foundation.

(See below for Spanish version)

Metodología basada en proyectos/productos abiertos

Este es el primero de una serie de artículos relacionados con el enfoque y el modelo organizativo de la Fundación CiberPrácticas.

La Fundación CiberPrácticas es un centro de pensamiento y acción cuyo objetivo es investigar y poner en marcha proyectos relacionados con el uso social de la tecnología. Su principal interés es apoyar iniciativas que están en fase experimental, hasta convertirlas en productos mínimamente viables.

Los proyectos de CiberPrácticas siguen una metodología abierta e iterativa que podría definirse como de investigación-acción. Se trata de un enfoque que facilita ir de la teoría a la práctica, y que permite afrontar desde una visión multidisciplinar las tensiones propias de un objeto de estudio tan complejo como es la cibersociedad.

En el apartado de la gestión de los proyectos aplicamos una variante que consiste en considerar cada proyecto como un producto. Con ello buscamos crear un marco flexible que permita adaptar cada proyecto tanto a los públicos destinatarios como a los agentes que están interesados preferentemente en los resultados. Orientarse a esos dos colectivos es una de las bases del modelo, puesto ellos serán los principales inversores en los proyectos de CiberPrácticas.

En este post detallaremos cómo se aplica esa metodología en el marco de una organización sin ánimo de lucro y comprometida con la premisa de la apertura del conocimiento. Los interesados específicamente en la financiación de organizaciones y proyectos de filosofía abierta, también pueden participar en los debates del proyecto “Made with Creative Commons”.

Para financiar sus proyectos las entidades sin ánimo de lucro recurren a las siguientes fuentes:

  • Subvenciones. Financiación limitada de gobiernos, fundaciones y otras instituciones. Es el modelo empleado por las entidades que tienen una misión coincidente con el interés general de un estado, como por ejemplo un instituto que investiga en una temática integrada en el plan nacional de impulso de la ciencia.
  • Aportaciones. Ingresos directos –restringidos o no– de individuos o entidades particulares. Es el modelo preferente de las fundaciones consolidadas.
  • Donaciones. Contribuciones sin restricciones, en pequeñas subvenciones personales, del público general o de los seguidores de la organización. Es el modelo característico de organizaciones que aportan un beneficio al bien común, como por ejemplo la Wikipedia.
  • A esto se suma que algunas organizaciones pueden optar a remuneraciones del trabajo. Ingresos en concepto de comisiones, contratos y otros modelos de negocio vinculados a la realización de una tarea. En el bien entendido que esos ingresos no pueden repercutir en beneficios contables, ni tener fines lucrativos.

Del análisis detallado de esas vías de financiación se deduce que para adaptarse a cada una es necesario aplicar un enfoque diferente por parte de una organización. Del mismo modo, cada una de las fuentes de ingresos conlleva diferentes ventajas y desventajas.

Las entidades de cierta envergadura tratan de maximizar la recaudación de fondos optando indistintamente a todas las formas de ingresos, actuando en paralelo sobre la captación de subvenciones, atrayendo aportaciones importantes y desplegando una amplia estrategia de donaciones. Para ser más eficaces, crean equipos especializados que son capaces de centrarse en cada nivel y obtener los ingresos suficientes.

Sin embargo, cuando una entidad pequeña trata de replicar esas prácticas por lo general fracasa. La constante adaptación que supone trabajar en cada frente a menudo desvirtúa la naturaleza de la acción, pudiendo ocasionar desorientación y pérdida de narrativa. El desenfoque termina afectando a la misión de la organización, lo que resulta fatal para la recaudación de fondos en el medio y largo plazo.

En el caso de CiberPrácticas, las necesidades de financiación se centran en dos grandes apartados:

  • Gastos corrientes vinculados al funcionamiento operativo de la organización.
  • Gastos específicos requeridos para la gestión de proyectos, ya sean estratégicos o de interés puntual.

Para hacer frente a los gastos operativos se recurre a una estrategia a medio/largo plazo basada en donaciones y en retribuciones procedentes de la explotación de proyectos propios y servicios a terceros. En un próximo artículo explicaremos las claves de ese sistema y su implementación.

Pero los gastos corrientes son solo una pequeña parte de las actividades de la organización. La mayor demanda de fondos está relacionada con el desarrollo de un proyecto, que consume recursos de todo tipo. Una forma de hacer viable un proyecto es poner el foco desde el principio en su financiación y entender su financiación como la que se aplica a un producto en un entorno de mercado. La diferencia en este caso sería que los clientes se corresponden con los agentes que operan en cada uno de los tres niveles de financiación señalados: gobiernos o instituciones, en el caso de las subvenciones; mecenazgo o filantropía procedente de fundaciones o agentes interesados, en el caso de las aportaciones; y particulares o seguidores, en el caso de las donaciones.

La aplicación de ese enfoque demanda de los gestores de proyectos una alta implicación, puesto que deben buscar en todo momento las respuestas adecuadas a preguntas como: (i) ¿el servicio/producto que estoy gestionando encaja con las prioridades de un gobierno o fundación que ofrece subvenciones?, (ii) ¿cuál es el objetivo que hará que un inversor se interese en el producto/proyecto? y (iii) ¿esto que he generado, es de utilidad para la gente que forma parte de mi comunidad?

La primera cuestión puede plantearse en la fase de conceptualización y de diseño inicial del proyecto, en un momento en el que recibir una subvención puede ayudar a su puesta en marcha. Ese hito suele culminar con el desarrollo de un prototipo. La segunda fase se corresponde con una situación en la que es necesario realizar una inversión inicial que asegure la viabilidad del proyecto y permita escalarlo. Por último, las donaciones aportan una base permanente de ingresos que garantizan la continuidad de la organización donde se incuban los proyectos.

Concebir los proyectos como las unidades centrales de la organización y asociar su financiación a sus fases evolutivas es un sistema que encaja en la visión de CiberPrácticas y en su metodología abierta e iterativa. Nos permite experimentar y activar prototipos a partir de las ideas que emergen de la comunidad y que están relacionadas con alguna de las múltiples innovaciones sociales dependientes de la tecnología.

Daniel Domínguez (@danidominguez), es Patrono de la Fundación CiberPrácticas.

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CyberPractices Foundation is a think/do tank focused on social, cultural and ethical issues arising from human-centric cyber-development.