A digital toolkit to promote openness in cultural organizations

UnlockedCulture
Mar 30, 2016 · 6 min read

An open organization is one that allows its public know even without being geographically with them. It is an entity where visibility and accessibility of data, processes and practices is transverse and part of their daily protocols. In cultural organizations this means to open their activities and be transparent in their data so that society can evaluate and third-party agents create new products with social impact.

Cultural organizations have made progress in the digitization of administrative processes, document management and communication. The incorporation of digital technologies has promoted the creation of spaces to share information and exchange data, making them more accessible to the public. At the governmental level, the principles of transparency have been promoted significantly by laws and regulations governing the practices of accountability. These actions are accompanied by initiatives to educate the managers of public and private entities on the importance of reporting their activities, in order to fulfill their obligations to citizens and improve the effectiveness and efficiency of his actions.

However, the application of these principles of openness, transparency and good governance in the sector of cultural organizations is not being as fast as would be desirable. One of the main problems lies in the teams themselves, who are not trained to take on new protocols based on methodologies to improve the openness and transparency levels.


Unlocked Culture is a toolbox that promotes openness in cultural organizations. The mission is to provide digital tools for cultural managers to open the data, processes and practices in organizations and guide them towards dynamic collaboration and commitment to society; and the society to have access to information, evaluate performance and openly participate in activities through the Internet by consulting the data available on public datasets and even third-party agents who wish to produce new resources and products from these data .

Graph by CyberPractices

The project seeks to design hands-on activities that enable both managers and users of cultural organizations to open organizations promoting organizational transparency, thereby improving the engagement and accountability of these institutions to society. To do so arises working across the following dimensions:

  1. Generate a toolKit that contributes to openness in the cultural sector and is easily usable by citizens and stakeholders.
  2. Disseminate the functionalities to be used in organizations and are a reusable resource by third-party agents to generate products with social impact.
  3. Educate society and those responsible for decision making, to promote better regulation to foster the management of transparency in organizations.

The tools and functionality will be available on the open Internet, and are organized into four groups:

  1. Diagnostic tools to assess the level of opening of a cultural organization, by monitoring a number of relevant indicators on transparency and good governance.
  2. Practical exercises to implement transparency actions and open (performative) practices in the organization, using methodologies based on Service Design and Do-It-Yourself activities.
  3. Open resources with examples of other entities to analyze and compare the state of the other organizations in different areas, by consulting data from public dataset through open-linked data technology.
  4. A set of open APIs and web services hosted on public access repositories to facilitate the social activity of other stakeholders.

The pilot was initially incubated in the field of museums. In a first phase, it seeks the dissemination and implementation in Spain and in the Latin American context — with a growing need for opening of cultural organizations — and gradually expand the scope to the European and international space.

(Spanish version)

Un toolkit digital para promover la apertura en organizaciones culturales

Una organización abierta es aquella que permite que sus públicos la conozcan aun sin estar geográficamente con ellos. Es una entidad donde la visibilidad y accesibilidad de los datos, procesos y prácticas sea transversal y parte de sus protocolos diarios. En las organizaciones culturales esto significa abrir sus actividades y ser transparentes en sus datos de manera que la sociedad pueda evaluarlas y a terceros agentes para crear nuevos productos de impacto social.

Las organizaciones culturales han avanzado en la digitalización de sus procesos administrativos, de gestión documental y comunicativos. La incorporación de tecnologías digitales ha promovido la creación de espacios donde compartir información e intercambiar datos, haciéndolas más accesibles para la ciudadanía. En el plano gubernamental, los principios de transparencia han sido promovidos de manera importante mediante leyes y normativas que regulan las prácticas de rendición de cuentas. Esas acciones se acompañan de iniciativas tendentes a concienciar a la ciudadanía y a los gestores de entidades públicas y privadas sobre la importancia de informar de sus actividades, con el fin de cumplir con sus obligaciones de cara a la ciudadanía y mejorar la eficacia y la eficiencia de sus acciones.

Sin embargo, la aplicación de esos principios de apertura, transparencia y buen gobierno en el sector de las organizaciones culturales no está siendo todo lo rápida que sería deseable. Uno de los principales problemas reside en los propios equipos, quienes no están capacitados para asumir nuevos protocolos basados en metodologías que promuevan esa apertura y mejoren sus niveles de transparencia.


Unlocked Culture es una caja de herramientas que promueve la apertura en las organizaciones culturales. La misión es proporcionar herramientas digitales para que los gestores culturales puedan abrir los datos, los procesos y las prácticas en las organizaciones y orientarlas hacia dinámicas de colaboración y compromiso con la sociedad; y a la ciudadanía para que pueda acceder a la información, evaluar el rendimiento y participar abiertamente en las actividades a través de Internet mediante la consultar los datos disponibles en datasets públicos e incluso a terceros agentes que deseen producir nuevos recursos y productos a partir de esos datos.

Elaboración propia.

Con un marcado enfoque aplicado el proyecto busca diseñar acciones que capaciten tanto a los gestores como a los usuarios de las organizaciones culturales para abrir las organizaciones impulsando la transparencia organizativa, mejorando con ello la vinculación y la rendición de cuentas de estas entidades a la sociedad. Para ello se plantea trabajar transversalmente en las siguientes dimensiones:

  1. Generar un ToolKit que contribuya a la rendición de cuentas en el sector cultural y que sea fácilmente utilizable por la ciudadanía y los agentes interesados.
  2. Diseminar las funcionalidades para que sean utilizadas en las organizaciones y que sean un recurso reutilizable por terceros agentes para generar productos con impacto social.
  3. Concienciar a la sociedad y a los responsables de la toma de decisiones, para promover una mejora de la regulación que facilite la gestión de la transparencia en las organizaciones.

Las herramientas y funcionalidades del toolkit estarán disponibles en abierto en Internet, y se organizan en cuatro grandes grupos:

  1. Herramientas de diagnóstico, para evaluar el nivel de apertura de una organización cultural, mediante la supervisión de una serie de indicadores pertinentes en materia de transparencia y buen gobierno.
  2. Ejercicios prácticos, para implementar acciones de transparencia y de prácticas (performativas) abiertas en la organización, mediante actividades basadas en metodologías de Service Design y Do-It-Yourself.
  3. Recursos abiertos con ejemplos de otras entidades para analizar y comparar el estado de la otras organizaciones en los diferentes ámbitos de la transparencia y la rendición de cuentas, mediante la consulta de datos procedentes de dataset públicos a través de tecnología open-linked data.
  4. Un conjunto de APIs y servicios web abiertos alojados en repositorios de acceso público para facilitar la actividad social de otros agentes interesados.

El piloto del proyecto se incubará inicialmente en el ámbito de los museos. En una primera fase se busca la difusión e implantación en España y en el ámbito latinoamericano — con unas crecientes necesidades de apertura de sus organizaciones culturales — y ampliando progresivamente el alcance hacia el espacio europeo e internacional.

c:/ CyberStories and others

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Toolkit for promoting transparency and accountability in cultural organizations.

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