Slik kan dere bytte til en optimal forretningsløsning — fra hjemmekontor

De siste tiden har vært annerledes, på mange måter. Og noen ting blir kanskje aldri helt det samme igjen. Men selv om noen ting kanskje aldri blir helt det samme igjen er det viktig at vi ikke stopper opp, selv om det betyr at vi må endre oss. Det er fort gjort å fokusere på alt det negative når alt snur opp ned, men i denne artikkelen ønsker jeg fokusere på det positive. Det finnes noe positivt i alt, som betyr at det finnes muligheter i kriser også.

Vi som jobber med teknologi er privilegerte, så jeg skal innrømme at det er lettere å være positiv i vår bransje enn mange andre. Som leverandør av moderne sky-tjenester opplever vi at stadig flere ser fordelene av optimale interne forretningsløsninger, behovet for høyere IT-sikkerhet og at stadig flere virksomheter innser hvor kritisk for forretningen det kan være med gode digitale kundeopplevelser.

Som de fleste andre så savner jeg selvsagt å se kollegaene mine, men for å se verden i et positivt perspektiv fra hjemmekontor er ikke noe så galt at det ikke er godt for noe. Rent utviklingsmessig tror jeg kanskje at jeg aldri har vært mer produktiv enn jeg har vært den siste tiden. Det har riktignok vært ensomt, men nå slipper jeg å ta av meg head-settet for de godt mente “har du 2 minutter’ne” som fort blir til en drøy halvtime, og jeg slipper også lyden av kaffemaskiner, bevegelser i sidesynet, pulter som heves, stoler som knirker, dører som smeller og å høre på halvparten av telefonsamtaler når det eneste jeg egentlig ønsker er å beholde full konsentrasjon på arbeidsoppgavene som gir mest verdi. I tillegg “slipper jeg å miste” en time hver dag i rushen og måtte gå til kafeen og bruke en femtilapp på en god kaffe. Hvis kaffen ikke er god på kontoret nå, så vet jeg hvem som har skylda.

Det gjelder naturligvis ikke for alle, men for oss konsulenter og utviklere som stort sett sitter med komplekse problemstillinger og lange tankerekker kan det tidvis faktisk være enklere å være produktiv fra hjemmekontor, hvis alternativet er et stort åpent landskap med veldig mye lyd og aktivitet. Vi har enkelt og greit (hvis man ser det positive i det) fått muligheten til å vise hvor effektive vi kan være. Og det kan kanskje også argumenteres for at det har blitt enklere å få raskere avklaringer, nå som alle alltid er tilgjengelig på Teams. For hvis du ikke er på Teams nå, hvor er du da? :)

For å se det positive i et større perspektiv er denne tiden også en mulighet, kanskje spesielt for de virksomhetene som opplever mindre trafikk, til å implementere en optimal forretningsløsning som vil skape fordeler når ting tar seg opp igjen.

I det neste avsnittet forklarer jeg hvordan dere kan bytte til en optimal og moderne sky-basert forretningsløsning fra hjemmekontor, på en måte som for øvrig også kan følges når alt normaliseres og vi alle sammen er tilbake på kontoret ;)

Slik kan dere bytte til en optimal forretningsløsning:

Fase 1: Oppstart

• Analyse og design

I analyse og design fasen analyserer vi (kort fortalt) virksomhetens forretningsprosesser, brukernes behov og designer den overordnede løsningsarkitekturen. Dette gjør vi ved å gjennomføre workshops hvor vi samler inn og detaljerer krav fra brukerne, før vi beskriver “AS-IS prosessene” og tegner “TO-BE prosessene”. Når vi har tegnet TO-BE prosessene utarbeider vi den overordnede løsningsarkitekturen, og deler brukerne opp i brukergrupper. Videre gjennomfører vi workshops med respektive brukergrupper, hvor vi detaljerer løsningsarkitekturen ytterligere og estimerer alle leveranser i detalj samt planlegger prosjektet fra start til slutt.

Eksempel på prosess:

• Standard oppsett av hovedmoduler

Så fort vi har definert den overordnede løsningsarkitekturen, aktiverer vi plattformen og setter opp hovedmodulene som danner fundamentet i løsningen.

• Superbrukeropplæring i standard funksjonalitet

For å gjøre våre kunder i best mulig stand til å bli “gode bestillere” og forstå mulighetsrommet, gjennomfører vi tidlig superbrukeropplæring i hvordan standard-modulene fungerer “ut av boksen”, før vi går i gang med tilpasning og utvikling av løsningen.

Fase 2 — Implementering

• Konfigurasjon og utvikling mellom workshops

Som profesjonell leverandør at IT systemer vet vi viktigheten av å involvere brukerne i utviklingen, derfor tar vi alltid utgangspunkt i en brukerbasert tilnærming i henhold til Digitaliseringsdirektoratets retningslinjer og arkitekturprinsipper. I praksis gjør vi dette ved å gjennomføre workshops med brukergrupper, hvor brukerne tidlig får teste komponentene i løsningen. Mellom hver workshop konfigurerer og utvikler vi løsningen videre, og holder brukerne kontinuerlig oppdaterte på endringer i tilrettelagte kanaler i Teams. På den måten kan brukere som ikke hadde anledning til å være med i workshops, enkelt holde seg oppdatert og komme med behov og ønsker fortløpende gjennom hele prosjektet. God kommunikasjon sørger for at det ikke blir noen overraskelser, og samtidig sikrer vi at forretningssiden får den løsningen som de trenger og at brukerne får den funksjonaliteten de ønsker seg.

Eksempel på brukergrupper og kanaler i Teams:

• Kontinuerlig komponent-testing

Gjennom prosjektet tester vi kontinuerlig komponenter som konfigureres og utvikles, slik at vi sikrer at alle komponenter fungerer slik de skal før systemtest påbegynnes.

• Data-migrering

Så fort det er mulig å importere data i testmiljøet, så migrerer vi dataen fra den eksisterende løsningen til den nye løsningen, så det blir enklest mulig å kjenne seg igjen, samt forstå og lære løsningen. Tidlig data-migrering forenkler arbeidet med systemtest og opplæring av sluttbrukere.

• Systemtest

Under systemtesten tester vi løsningen fra a til å, for å sikre at all funksjonalitet fungerer som det skal og at alt henger sammen før vi starter opplæring av sluttbrukere og akseptansetest.

• Opplæring av sluttbrukere

Det er fort gjort å undervurdere opplæring som en del av implementering, fordi det er lett å anta at brukerne klarer å lære seg den nye løsningen selv. Fra et økonomisk perspektiv er det lett å argumentere for å spare penger på opplæring, men erfaringsmessig må ikke verdien av god opplæring undervurderes. Personlig liker jeg veldig godt å lære meg og teste ny teknologi på egenhånd, men dette har jeg lært at gjelder de færreste. Å ta i bruk en ny forretningsløsning handler om endring, og ingen liker å tvunget gjennom en endring. Opplæring handler om mer enn bare å lære seg hvilke knapper man skal klikke på for å få jobben gjort. Implementering av en ny forretningsløsning og opplæring er en mulighet til å skape energi, samhold og positivitet blant medarbeiderne dine. God opplæring bidrar også til å forhindre brukerfeil under akseptansetest.

Fase 3: Go-Live

• Akseptansetest

Når systemtest er gjennomført og alle brukerne er opplært i løsningen åpner vi for gjennomføring av akseptansetest i produksjonsmiljøet, for å sikre at alt er som det skal før Go-Live. Om det skulle dukke opp behov eller ønsker gjennom akseptansetesten håndterer vi disse fortløpende.

• Bistand Go-Live

Når løsningen aktiveres i produksjon er vi tilgjengelig for bistand i avtalt periode. Videre er vi også tilgjengelig for løpende support og videre optimalisering av løsningen etter Go-Live-fasen. Med en avtale om utvidet support sørger vi også for å holde dere oppdatert om ny funksjonalitet som kommer i tiden fremover, med faste månedlige møter.

Gjennom hele prosjektløpet sørger våre smidige prosjektledere for minst mulig risiko og at løsningen leveres ihht. avtalt kvalitet, med jevnlige stand-up møter over Teams for å sikre at alt går som det skal.

Hvis du er en av de som har fokusert mest på det negative i det siste, så vil jeg utfordre deg til å prøve å se mer positivt på situasjonen. For uansett hvor kjipt noe er, så hjelper det sjelden å fokusere på det negative.

Selv om det selvfølgelig er hyggeligere å møtes i virkeligheten, er det null problem å migrere over til en optimal forretningsløsning fra hjemmekontor. På sett og vis kan det være bedre, hvis man velger å se det positive.

Det finnes alltid muligheter, også under kriser, som for eksempel muligheten til å implementere en optimal forretningsløsning mens trafikken er nede så man er best mulig rustet for suksess gjennom endring og når trafikken tar seg opp igjen.