Home Office — muito mais que lei e burocracia, mas uma cultura que precisa ser implantada

Introdução

Você já pensou em trabalhar home office e não entende por que a empresa que você trabalha não adota este formato de trabalho? Mas você já parou pra pensar nas consequências ou como seria trabalhar home office em um time, com entregas, atendendo a expectativa do cliente, ou seja, trabalhar com scrum a distância?

Se não pensou, vou tentar “abrir” sua cabeça falando sobre ferramentas, processos, segurança, comunicação e principalmente sobre entregas. Claro que teremos que começar pensando por que a empresa adotou este formato. O que motivou “descentralizar” as pessoas? Depois vamos tratar algumas dificuldades que precisaram ser resolvidas. Aí fechamos com nossa primeira experiência sobre home office.

Motivação

O que determina que você está fazendo um bom trabalho é você estar na empresa ou você entregar resultado? Se você estiver trabalhando na empresa, porém estiver tomando café, conversando assuntos externos, e chegar no final do Sprint e você não entregar os itens definidos lá na reunião de abertura, você considera que esteve trabalhando todo o tempo e que foi insuficiente para entregar estes itens, ou seja, que foi colocado muito mais itens dentro do Sprint do que deveria? Muitos gestores estão preocupados com o funcionário ou colaborador estar dentro da empresa executando suas tarefas. Porém isto não garante que ele vá entregar o resultado. Então, qual a diferença de estar na empresa, na sua casa ou em qualquer outro lugar? O importante no final é o resultado entregue e não as horas presentes dentro de uma organização.

Quando estamos na empresa, ao lados de nossos colegas, de outras equipes, temos muitas distrações. Principalmente se todos estiverem na mesma sala. Começa uma conversa da equipe do lado e você está ali prestando atenção. Se alguém precisa de ajuda, é muito fácil o acesso a você. Mesmo definindo horários para atender outras pessoas, quantas pessoas respeitam?

E o nosso conforto? Pensar em ter que se deslocar para ir trabalhar sendo que você pode apenas sentar em um local de sua preferência e começar a trabalhar. Economia de deslocamento, menos estresse no trânsito, menos tempo perdido se deslocando de um lado para o outro. Isto é muito difícil de medir. Isto que nem comentei sobre as brigas com ar-condicionado, entre outros aspectos que fazem parte da convivência.

Claro que também tem o lado da empresa que reduz custos com energia, água, dentre outros itens que precisam ser mantidos quando todos estão indo para empresa trabalhar.

Como já falamos do deslocamento, temos um limitador quando estamos trabalhando presencial. Precisamos contratar pessoas que estejam morando na cidade ou pelo menos a uma distância que possa se deslocar para empresa. Muitas pessoas gostam de morar em suas cidades natal, junto ou próximo aos seus familiares. Quando temos a opção de trabalhar a distância, conseguimos funcionários ou colaboradores sem nos limitar a nossa região e ainda damos a oportunidades para muitas pessoas de estar trabalhando em nossa empresa.

Vamos tentar resumir os itens acima, pois descrevi muitos itens, mas não sei se ficou tão claro. Segue nossos motivadores:

• Trabalho deve ser por resultado e quando estamos a distância temos uma preocupação maior em mostrar estes resultados (precisamos documentar mais).
• Maior foco nas tarefas e menos distrações. Melhor uso de agenda, otimizar reuniões, solicitar ajuda sem fazer o colega perder o foco.
• Conforto e redução dos estresse. Menos tempo de deslocamento, ou seja, transito, trabalhar em um local que agrada o colaborador.
• Redução de custos da empresa com deslocamento do colaborador e infraestrutura da empresa.
• Maior possibilidade de contratação, não nos limitando a profissionais que precisam morar na região.

Comunicação

Comunicação é um item muito importante para qualquer modelo de trabalho (remoto ou presencial). Há várias barreiras que precisam ser vencidas quando estamos falando de comunicação. É muito ruim você mandar uma mensagem para um colega de trabalho e não receber uma resposta. Principalmente quando você está precisando de uma ajuda urgente. A falta de resposta também gera desconfiança. Será que “ele” está trabalhando ou está fazendo outra coisa?

Por isto, regras bem definidas de comunicação ajudam e muito neste item. É claro que presencial você também precisa de regras, porém quando você tem acesso fácil a pessoa, as regras acabam sendo criadas naturalmente, ou ainda, usamos o bom senso. Mas quando estamos remoto, é bom ter uma definição de alguns itens para que as equipes possam se comunicar.

• Horário que está disponível ou trabalhando (isto é muito importante principalmente se horário for flexível. Times devem trabalhar o maior tempo no mesmo horário para conseguir se comunicar rápido).
• Ferramentas de comunicação: Utilizamos Rocket.chat, Hangout e em alguns momentos Zoom para gravar as reuniões. Claro que o velho e bom telefone também é utilizado. Cuidado com o número de ferramentas para não se perder quando for procurar uma mensagem que foi enviada.
• Documentação: Como tudo deve ser documentado para não gerar mal entendido ou para que algum item não fique perdido em uma reunião, utilizamos o Redmine para documentar tarefas, reuniões, processos, estudos, entre outros. Todo trabalho realizado deve ser documentado para gestão do conhecimento e claro, para demonstrarmos o trabalho que está sendo realizado.
• Agenda: Este é um item que agora não vivemos sem. Tudo é agendado para não falar depois que esquecemos. Utilizamos o Google Calendar vinculado ao e-mail da empresa. Toda reunião deve ser agendada pelo responsável da reunião, criado uma tarefa dentro do redmine para documentar e convidar os participantes pelo Google Calendar para a reunião. Todos os convidados devem responder se poderão participar ou não da reunião. Muito importante informar se a reunião será via hangout ou presencial (sim, trabalhamos em um modelo híbrido e algumas reuniões são presenciais).

Estrutura e Ferramentas

Tem coisas que não paramos para pensar quando dizemos que os trabalhos devem ser remoto. Uma delas é a estrutura ou ferramentas que utilizamos dentro da empresa. Elas estão disponíveis para acesso externo?

Vamos pensar no repositório do código fonte. Você utiliza um repositório interno, ou seja, em um servidor dentro da empresa ou utiliza algum serviço na núvem? Se utiliza repositório interno, é possível eu fazer “push” estando externo a empresa? Pode parecer brincadeira, mas se sua estrutura não permitir isto, você vai ter uma surpresa bem na hora que o programador estiver tentando ou atualizar seu repositório ou subindo uma tarefa finalizada. E se a internet da empresa “cair”, o que os colaboradores externos irão fazer?

Para repositório, escolhemos entre algumas soluções de mercado. Decidi entre Github, Bitbucket e Gitlab. Dessa forma, tenho um serviço de terceiro que posso acessar de qualquer lugar, sem me preocupar com a internet da empresa. Se por algum motivo algum colaborador ficar sem internet, tenho uma situação para resolver e não toda equipe parada.

Outro ponto é sobre a versão de validação e/ou homologação. Se eu precisar que a equipe de negócio ou que outro dev teste o que eu acabei de fazer. Para onde vou subir as alterações feitas? Dica: não coloque a versão de validação e/ou homologação junto com a versão de produção, mas isto é assunto que pode gerar outro artigo.

Estamos utilizando um servidor na núvem, tanto para produção como para testes e homologação. Escolhemos entre AWS e Azure devido a qualidade. Com estes serviços, temos alta disponibilidade, velocidade e segurança.

O que fizemos foi migrar todos os nossos serviços para núvem pública. Isto nos trouxe um ganho de estrutura interna, pois tinhamos que manter servidor refrigerado, backup, estrutura de internet com segurança, entre outros.

Pessoas

E as pessoas? Sempre são as pessoas! Não adianta ter toda uma estrutura pronta, regras de comunicação, se as pessoas não estiverem preparadas para o trabalho remoto. Precisamos principalmente confiar em quem entrega!

Cuidado, pois há pessoas que não estão acostumadas a olhar para o lado e não ver o colega de trabalho que está precisando tirar uma dúvida, fazer uma reunião, entre outros. É muito difícil para alguns entender que o colaborador está em casa ou em qualquer outro lugar no globo, trabalhando. E que podemos nos comunicar via conferência, por telefone, por chat, sempre respeitando as regras de comunicação que mencionei logo acima.

Também temos que lembrar que há pessoas que precisam de um acompanhamento melhor, pessoas que não conseguem trabalhar sem supervisão e que trabalhar remoto pode ser um problema. Não conseguem entregar, tem dificuldade para manter o foco no trabalho, tem dificuldade para se comunicar com outros colaboradores e tem dificuldade para organizar o tempo de trabalho e suas tarefas.

Desde que comecei o trabalho remoto, nunca me dediquei tanto tempo falando com a equipe, tanto para manter o foco como para quebrar as barreiras de comunicação. Trabalhando para aproximar as pessoas mesmo a distância.

Para reduzir os riscos, é sempre bom trabalhar com um modelo híbrido, ou seja, ter dias de trabalho remoto e dias de trabalho presencial. É sempre bom ter todos reunidos e saber que há pessoas do outro lado da “conexão”. As “reuniões diárias”? Estas não podem faltar. Se antes, as reuniões diárias já eram importantes, agora este acompanhamento diário ganhou mais alguns pontinhos.

E claro, sempre é bom incentivar que o time trabalhe algumas horas “juntos”, ou seja, se comunicando via conferência, tirando dúvidas, mostrando o que está fazendo compartilhando a tela, sempre estar conversando.

Estamos utilizando muito o hangout agora!

Conclusão

Para adotar o home office na empresa é muito importante conversar com todos os envolvidos, tirar as dúvidas, definir as ferramentas, comunicação, apresentar as vantagens para todos e criar uma rotina de trabalho. Deixamos aberto para quem quiser trabalhar na empresa e quem quiser trabalhar remoto. Todos os dias a equipe conversa e estou fazendo um trabalho ligando as equipes. Em alguns momentos, as reuniões são agendadas na empresa. Temos que entender que cada pessoa tem um perfil e precisamos tratar as diferenças de perfis. No começo, conversas mais críticas foram agendadas presencial. Alguns líderes ou colaboradores também estamos trabalhando em um modelo mais presencial até se acostumarem com este novo formato.

Ao iniciar os trabalhos remoto revisamos os processos e estamos em constante mudança para simplificar estes processos, não deixar dúvidas e para adaptá-los tendo pessoas em locais diferentes. Ainda existe um grande trabalho sendo feito para que todos documentem as tarefas e para reduzir os problemas de comunicação entre os times.

Agora estarei fazendo um trabalho de análise dos resultados do trabalho home office com todos na empresa. Vou entrevistar todos os envolvidos e perguntar se estão ou não gostando do trabalho. Irei começar pelos colaboradores e depois vou para os gestores. O objetivo é entender na visão dos colaboradores e da empresa quais estão sendo as vantagens e desvantagens do home office na empresa. Depois de levantar essas informações estarei postando um novo artigo.