Arbeitsorganisation mit Teams — Task Listen

Teams bietet mehr als Diskussionen und Dateiablage

Um es vorweg zu nehmen: Teams ist eine tolle Kommunikationsplattform!

Es bietet uns einfache Mechanismen, mit unseren Kollegen und Geschäftspartnern in engem Austausch zu sein. Das fängt mit den Themen-bezogenen Unterhaltungen und Dateiablagen an, die in jedem Bereich vorhanden sind. Weiter geht es über Wiki-Pages, um Informationen strukturiert und dauerhaft bereitzustellen, z.B. für How-Tos oder Richtlinien. Eine vollständig runde Sache wird Teams durch die Chat- und Telefonie-Dienste: egal ob ich eine Kollegin direkt kontaktieren möchte oder eine Telefonkonferenz organisiere — ich finde die notwendigen Funktionen ebenfalls in Teams.

Doch Teams kann mehr! Mit Apps kann Teams um weitergehende Funktionen ergänzt werden, der App-Katalog bietet eine Vielzahl von Modulen für die unterschiedlichsten Aufgabenstellungen.

Einfaches Aufgaben Management

Eine solche nützliche App ist der “Planner”, der dem Team hilft, Aufgaben zu verwalten.

Dabei ist der Kanban-Gedanke leitend: anstehende Aufgaben bilden einen Stack und können Personen zur Bearbeitung zugewiesen werden. Zur weiteren Strukturierung bietet Planner sogenannte “Buckets” an (auch bekannt als “Lanes”), die wir passend zum jeweiligen Szenario definieren können. Aufgaben können nun einfach zwischen den Buckets verschoben werden um z.B. Funktionscluster zu bilden oder um Projektphasen abzubilden. Wie wir Buckets anlegen und wie wir sie verwenden ist dabei nicht technisch festgelegt, sondern wird vielmehr durch die eigene Organisation vorgegeben.

Neben den Buckets kennt der Planner noch einen anderen Aspekt um Aufgaben zu gruppieren: Bezeichner. Das bietet uns eine weitere Dimension, um Aufgaben zu kategorisieren. Im Gegensatz zu Buckets ist die Menge der Bezeichner jedoch auf insgesamt 6 begrenzt.

Ein Beispiel verdeutlicht, wie sich Aufgaben mit Buckets und Bezeichnern verwalten lassen.

Hier werden die Projektphasen auf Buckets abgebildet:

Auf die Bezeichner sind hier Skillsets bzw. Kompetenzräume abgebildet:

Übersichtliche Darstellung und Filtermöglichkeiten

Die beiden Dimensionen der Buckets und der Bezeichner sind perfekt geeignet, um eine ganzheitliche Planung aller Aktivitäten übersichtlich durchzuführen. Doch gerade bei umfangreichen Vorhaben mit vielen Aufgaben ist die vollständige Sicht nicht immer optimal, die Menge der Aufgaben wird schlicht zu groß, um jedes einzelne Detail im Auge zu behalten.

Hier hilft die Möglichkeit, Aufgaben anhand bestimmter Schlüssel-Attribute zu gruppieren:

· zugewiesene Person (aus dem Team)

· Fälligkeitsdatum

· Bearbeitungsstatus (Nicht Begonnen, In Arbeit, Erledigt)

· Priorität der Aufgabe

Am Beispiel der Gruppierung nach Bearbeiter:

Eine Hilfe für die Übersichtlichkeit ist dabei, dass bereits erledigte Aufgaben standardmäßig ausgeblendet werden.

Trotzdem kann auch bei den alternativen Gruppierungen die Übersichtlichkeit leiden, wenn sehr viele Aufgaben geplant sind.

Zur weiteren Einschränkung der angezeigten Aufgaben bietet der Planner uns Filter an, wobei die Funktionsweise sehr intuitiv gestaltet ist. Die Bereiche der einzelnen Filterattribute erlauben es, nach den gewünschten Werten zu filtern:

Eine Ansicht gruppiert nach Bearbeiter und gefiltert nach Bucket “Test”:

Zusammengefasst hoffe ich, dass diese dieser Abriss zum Thema Arbeitsorganisation mit Microsoft Teams hilfreich war und Lust auf einen Austausch gemacht hat! Wenn ihr Interesse geweckt ist, dann folgen Sie einfach dem Link: https://lnkd.in/gkscywD

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