Cada día son más los que quieren practicar metodologías ágiles en sus equipos de trabajo o negocios, pero la mayoría de estas intenciones ni siquiera encuentran el punto de partida, por miles de razones o excusas, en las cuales suelen ser mas importantes “otras cosas” antes que pensar la forma en cómo resolverlas.
Hoy les contaré una metodología muy simple para comenzar a introducirnos en metodologías ágiles “sin excusas”; les enseñaré cómo practicar el uso de Kanban, y de paso les contaré un caso real, espero que les guste y les motive.
Cuando el caos llega
¿Han tomado un taxi cuando están retrasados a su compromiso, en horario punta del tráfico?
Cuando esto pasa no solo terminas llegando más tarde, también pierdes dinero, confianza y lo único que lograrás es ganar una carga de estrés.
En la gestión y/o autogestión del trabajo, cuando estas a contrapresión también es fácil tomar malas desiciones y tomar el medio equivocado, saltar tareas y tomar riesgos innecesarios para “ganar tiempo”, y por no darle prioridad a planificar entonces le demos tribuna a frases como “lo urgente no deja tiempo para lo importante”.
La solución, lo opuesto al caos
Independiente del nivel de urgencia, es primordial poder organizar nuestro día a día, en especial si trabajamos en equipos multidisciplinarios. Existen muchos caminos y métodos para esto, desde los más complejos a lo más ligeros como XP, PMP o Scrum (y nunca la Gantt), pero no todas están preparadas para sacarte del caos, como la situación que les contaré a continuación:
Eran las 20:30hrs del domingo previo a Cybermonday y en @AcidLabs_io terminábamos los preparativos con nuestros clientes Retailers para este evento. Yo, en calidad de “jefe de proyectos provisorio”, recibo el desafío de guiar a uno de los equipos de trabajo, de 4 personas + cliente para que su eCommerce cambie a “modo cyber” y comience a ofrecer sus ofertas al público general, las cuales variarán en el transcurso de la noche.
Como buen jefe “provisorio”, mi conocimiento del proyecto era reducido; estaba enterado de lo desarrollado para esto pero sin mucho detalle. En ese momento, mientras se revisaba por última vez la infraestructura y se desarrollaban los últimos ajustes antes de publicar los cambios en el sitio web, me doy cuenta que la cantidad de tareas es mucha y el tiempo no nos ayuda demasiado. Me era realmente necesario que el equipo y cliente tuvieses claridad de lo que se requiere hacer en cada fase, entonces ¿Cómo podemos todos tener un solo escenario del trabajo real por hacer? y ¿Cómo nos organizamos para llegar a la meta?.
El bendito Kanban
Sin entrar en detalles de su origen o cosas que podemos encontrar en otras webs, Kanban podríamos resumirlo en un sistema visual para organizar, optimizar y gestionar las tareas de un equipo. En esta metodología o “sistema de flujo”, las unidades básicas son el equipo, el tablero Kanban y las tareas:
- El equipo: Compuesto por todos los que están comprometidos con el proyecto, los que toman una tarea para ejecutarla dentro de éste.
- El tablero Kanban: Será nuestro cuadro de mandos, estará compuesto por columnas que representan el estado de las tareas. Como el Kanban representa un flujo de trabajo, el objetivo del equipo será llevar todas las tareas de un extremo del tablero a otro (easy-peasy).
- Las tareas: Son el conjunto de cosas para concretar el proyecto, como unidad básica deben ser pequeñas (lo suficientemente pequeñas como para medir si se cumplieron o no), con nombre descriptivo para que se subentienda al leerla.
Un tablero Kanban se puede componer de N columnas que representarán los estados de nuestras tareas, las columnas que recomiendo para comenzar son:
- Backlog: Lugar en donde cargaremos el total de tareas de nuestro proyecto, puede que este crezca en el tiempo, no hay problema si pasa.
- To Do: Columna en donde estarán todas las cosas que asignaremos en nuestros “compromisos” de cada ciclo de trabajo.
- Doing (o “Work In Progress”): Fase en donde pondremos las tareas que se están atendiendo en este momento.
- Verify: Lugar en donde caen las tareas completadas, para que se revisen antes de pasar a una siguiente etapa. Si por X razón la tarea no está completa, esta debe volver al “To Do”.
- Done: Lugar donde dejaremos la tareas cuando éstas ya finalice, y cuando la tareas llega aquí “no hay vuelta atrás”, la tareas no podrán ser re-posicionada en otra columna.
En nuestro caso extremo, como todo es para esa misma noche (un solo ciclo de trabajo) me ahorré hacer el “Backlog” y solo dejé el “To Do”, “W.I.P.”, “Verify” y “Done”. Además, mucho del trabajo de los desarrolladores podía estar terminado pero aún no disponible para la revisión, así que para no causar un cuello de botella creamos un estado más llamado “Deploy”, en donde dejaremos las tareas que están “disponibles para cargar” en el ambiente de prueba.
Ya teniendo claro el flujo, cargué las tareas que ya reconocía y las dejé en el estado que correspondían. Así lucía la primera versión del tablero:
Cuando ya tienes listo tu tablero Kanban es el momento de cargar junto al cliente el backlog y luego definir con tu equipo el compromiso del primer ciclo ( en el To Do). En nuestro caso, las tareas ya estaban definidas de antes con cliente por lo que nos concentramos en cargar solo nuestro compromiso en el To Do, y como “el tiempo es oro” el check debe ser muy rápido.
Ya cargadas todas las tareas, nos damos cuenta de que es más trabajo de lo pensando(ups), por lo que debemos priorizar qué hacer “antes” de la hora clave (23:30hrs) y durante las primeras horas de Cyberday. Para fijar las prioridades aprovechamos de incluir al cliente y mostrarle todas las tareas, el fin de esto será:
- Quitar ansiedad a cliente, en especial porque ya son las 21:38hrs.
- Chequear que todo lo que está en el To Do sea lo correcto a ejecutar (sin más tareas que eso).
- Ordenar Prioridades.
- Crear conciencia de la carga de trabajo, pues el equipo debe estar concentrado en sus tareas para poder cumplir la meta.
Muy bien, el equipo sabe lo que tiene que hacer. Como en esta metodología se privilegia la “autogestión” y el “trabajo en equipo” el mismo equipo comienza a tomar las tareas y ejecutarlas en nuestro flujo de trabajo.
Datos:
Es recomendable poner el nombre de quien toma la tarea en el post-it “solo cuando ésta pase al W.I.P”, así sabremos quien debe darle continuidad hasta que llegue a la columna “Done”.Además, en Kanban es bueno ponerle límites a algunos estados, por ejemplo, que en “W.I.P.” los usuarios no puedan tener más de una tarea activa, así se vela por la concentración máxima.
Aquí ya he logrado lo que buscaba: Una forma de visualizar la carga total de trabajo, un cliente claro de todo lo que se hace y un equipo que interactúa con el tablero para cumplir el objetivo, tomando tareas en la medida que van terminado las suyas.
Mientras pensaba lo anterior, cliente comenzó a recordar cosas que deseaba tener en la misma jornada. Como cualquier metodología ágil, podríamos decir que “estamos dispuestos al cambio”, pero cuando tienes un compromiso tan acotado, es recomendable documentar la necesidad pero definir la prioridad. Para nuestro caso definimos crear una nueva columna para recibir lo nuevo, pero como el tiempo es corto y no queremos estresar a nadie, al tablero le llamaremos “deseos de cumpleaños” porque en pedir no hay engaño ¿Qué más amigable?
El comienzo de Cyberday para nuestro cliente ha sido un éxito, su eCommerce comienza a recibir una gran cantidad de usuarios (más del 1800% del tráfico común diario, para ser más precisos) y los usuarios ya comenzaban a consumir las ofertas, de las cuales varias tienen un tiempo limitado.
El equipo de desarrollo pasa la primera barrera de las 23:30hrs, pero aún debe hacerse cargo de configuraciones para automatizar cambios de ofertas, habilitar secciones nuevas y otros temas de refinamiento web para volver a subir cambios en el eCommerce pasadas las 03:00hrs del Lunes(horario en donde se estima que el trafico bajará y se reduce el peligro de subir cambios al sitio web).
Al acercarnos al horario de la última entrega de la noche, mientras el equipo comienza a preparar la última publicación de cambios en la web, con cliente sacamos cuentas de lo eficiente que fue la jornada:
En 5.5 horas de trabajo el equipo logró completar 21 tareas, las cuales todas fueron revisadas, aprobadas y publicadas durante la jornada. Desde otra perspectiva, hemos logrado un promedio de entrega de 15 minutos por tarea.
Solo quedaran pendientes tres ajustes menores y cuatro “deseos de cumpleaños”, los cuales atenderemos en la mañana siguiente, pues como cliente está muy contento y tranquilo con el trabajo no habrá ningún problema en esto.
Dato:
Una de las gracias de hacer el Kanban en papel (o post-it) es darle la posibilidad al equipo de arrugar(o romper/quemar) y botar las tareas que llegan al “Done”, esto genera una gran satisfacción emocional, en especial si la tarea nos dio más de un problema.
Luego de una satisfactoria jornada, los chicos parten a casa, mientras yo le saco por última vez una foto al Kanban y aprovecho ésta para usarla como documentación enviándola por mail a cliente y con copia al siguiente jefe de proyectos. Ahora si “Buenas noches a todos”.
Hace bastante vengo practicando ésta metodología (desde el 2012) y siempre me ha ayudado a superar los obstáculos, sea en la gestión del día a día o en alguna actividad con alcances fijos, con equipos de todo tamaño y perfiles de todo tipo. Siempre pensé en el potencial que podría tener este conocimiento para condiciones más extremas, y cuando se dió la oportunidad siempre tuve presente lo importante que sería dejarlo por escrito para que otros se animen a intentarlo.
Espero de verdad que este caso y los detalles entregados les sirvan para sus necesidades laborales (o también personales), y si tienen dudas sobre el caso o sobre Kanban mismo estaré muy atento a cualquier consulta.
