Adm. no Lar — Ep. 1 — Processos

Você já se viu executando várias e várias vezes tarefas de casa que “têm de ser feitas; não há alternativa”? Pois este texto pode auxiliar.

Este texto contém dois exercícios.
O tempo estimado para execução é de um máximo de 20min.
Sugere-se ler o texto inteiro antes de executar os exercícios.

Ao final deste episódio, você terá

- entendido o conceito de processo (no contexto do lar);

- identificado alguns processos da sua casa;

- compreendido conceitos associados ao de processo; e

- mapeado um dos processos da sua casa.

O embasamento teórico de processos de negócio consta no CBoK®.

Você já se viu executando várias e várias vezes tarefas de casa que “têm de ser feitas; não há alternativa”? Se sim, esse texto pode auxiliá-lo. Inicio essa série com uma ideia fundamental presente na vida de todos nós: os processos. E essa ideia é crucial e perpassará toda a nossa série!

Ao longo do texto, conceitos relacionados ao tema serão apresentados e auxiliarão na visualização e na aplicação da ideia de processo à casa:

• O que são tarefas?
• O que são insumos?
• O que são os recursos e os envolvidos na execução de um processo?
• Quais os produtos/resultados produzidos por um processo?
• Quais barreiras podem ser enfrentadas?

Além disso, dois exercícios foram preparados para você preencher esses conceitos com a sua realidade. (20min é suficiente para executá-los.) Em ambos, usei uma experiência prática para exemplificar.

O que é um processo na administração do lar?

Os conjuntos de tarefas

- que têm um fechamento (sabemos que estão finalizadas),

- mas que raramente serão encerradas (pois, são rápida e facilmente reiniciadas; são cíclicas)

são os processos (as rotinas) da administração de uma casa.

O terreno aqui é vasto… Por isso, para começarmos a falar em aspectos mais práticos, é importante identificar os processos da sua moradia.

Exercício 1) Lista de processos de casa.

Pense consigo: entre acordar e dormir, como é o seu dia comum? Quais tarefas DO LAR repetem-se com frequência?

De partida, concordo que nem todos os dias são iguais. Mas viaje pelo seu dia de ontem e pense naquilo que executou PARA O LAR e que se repete frequentemente; pense naqueles blocos de tarefas que são muito parecidos e que são cíclicos, “sem fim”.

Prossiga para os dias anteriores… Se você conseguir ampliar a sua análise até a semana anterior, é um bom período!

(Elimine rotinas executadas em função do trabalho, como, por exemplo, checar e-mails. Concentre-se somente em rotinas executadas em função DO LAR.)

Se esses blocos de tarefas têm aqueles dois requisitos (“fechar sem encerrar”), eles são seus processos! (Você poderá ficar surpreendido com a quantidade de coisas que faz.)

Trago aqui algumas rotinas comuns a muitas residências (algumas delas podem fazer parte da sua listagem): rotinas após acordar, preparar uma refeição (café, lanche, almoço, jantar), lavar as louças, lavar as roupas, fazer compras (supermercado), organizar a casa, fazer faxina, rotinas para dormir, etc. (Há processos cuja frequência não é diária.)

(Agora, tire uns minutos para interromper a leitura e pensar um pouco mais… Se achar confortável e for conveniente neste momento, escrever é uma boa prática para visualizar várias dessas rotinas… Não tente esgotá-las agora; basta obter uma quantidade razoável para representar a sua realidade.)

Após ter sua “lista de processos”, podemos seguir para detalhá-los melhor.

Quais elementos auxiliam a caracterizar um processo?

É importante destacar: quando os processos não estão bem desenhados, ser responsável por uma casa pode virar uma tarefa difícil e insustentável ao longo do tempo — física e/ou mentalmente; desnecessariamente mais árdua. Lembre-se: o processo é cíclico e raramente tem fim!

Na minha cabeça, sei que estou lidando com um processo quando inspiro fundo e penso “que tarefa sem fim!”. Daí, um bom motivo para se pensar nessas atividades na forma “processo”: tentar manter a consciência dos comportamentos.

Para compreender ainda mais os processos do lar, outros conceitos relacionados são importantes. Assim, ficará mais prático visualizar e aplicar a ideia de processos à sua casa.

Tomarei como exemplo o processo “lavar a louça do almoço”:

• Insumos do processo: são os itens sobre os quais a execução de um processo atuará. Sem os insumos, o processo não é ativado/iniciado.

Para o exemplo, os insumos são “pratos, talheres, copos, panelas sujos” (ou “louça suja”). Sem esses insumos, não há necessidade de o processo ser executado.

• Recursos do e envolvidos no processo: para o nosso caso, ambos são itens que auxiliam na execução do processo. Recursos são as coisas (detergente, esponja, máquina de lavar, escorredor de pratos) e envolvidos são as pessoas que realizarão efetivamente o processo (empregarão seu tempo).

Para o exemplo, são recursos: detergente, esponja, água, escorredor; são envolvidos: o mínimo de uma pessoa.

Observe que

- a quantidade dos insumos poderá definir a quantidade de recursos e de envolvidos;

- os envolvidos usam os recursos para executar o processo;

- há processos em que recursos podem substituir envolvidos em determinado grau (por exemplo, o uso de uma máquina de lavar louças).

- os recursos de um processo podem advir do produto de outro processo (por exemplo, o detergente é produto do processo “fazer compras (supermercado)”.

• Tarefa: é uma subdivisão do processo. São “os passos” a serem efetivamente executados (em sequência), num nível de agregação satisfatório para fechar o processo. Ao ser executada por um envolvido, uma tarefa consome recursos e requer algum tempo.

Para o exemplo, são tarefas possíveis: 
1) organizar/separar as louças por categorias (menos e mais sujeiras de gordura; copos, talheres, pratos, etc.);
2) lavar a categoria escolhida (“esfregar a esponja com água e sabão”);
3) enxaguar e pôr para secar a categoria;
4) repetir as duas últimas tarefas para todas as categorias.
O processo estará "fechado" quando os todos insumos forem processados.
(Na verdade, o processo estará fechado quando se chegar ao nível desejado de produtos/resultados. Para o exemplo, nesse caso, nem todas as louças seriam lavadas.)

• Processo: é o conjunto de todas as tarefas executadas, visando a gerar produtos/resultados. Há fechamento (produto/resultado visível), mas nunca são encerrados (próximo ciclo do processo pode estar na iminência de ser executado).

Para o exemplo, observe que “lavar a louça do almoço” pode sim chegar a um fim (“toda a louça do almoço lavada”), mas o processo “lavar a louça” não tem fim…

• Produtos/resultados: são os itens desejados após a execução de um processo; é o motivo de um processo ser executado.

Para o exemplo, o processo “lavar a louça do almoço” transforma “pratos, talheres, copos, panelas sujos” em “pratos, talheres, copos, panelas limpos” (produtos).

• Barreiras: são impedimentos existentes que podem impactar na boa execução de um processo. Podem ser derivados de quaisquer dos elementos anteriores.

Para o exemplo, caso algum dos recursos/envolvidos não esteja disponível, o processo poderá não ser executado (ou a sua execução poderá gerar produtos em desconformidade com o desejado). Por exemplo, não ter água ou detergente poderá prejudicar muito os produtos finais.

(Em episódio futuro, trabalharemos com a noção de riscos, bem associada com essas barreiras.)

Apresentados esses conceitos, em resumo, temos o seguinte:

Com essas definições, podemos partir para o próximo exercício:

Exercício 2) Desenho de um processo de casa.

Vamos usar a sua lista de processos do Exercício 1 e aplicar os seguintes passos:

1. Revise a lista e veja o que pode ser reescrito. (Não empregue muito tempo aqui. Basta eliminar/refazer algo que ficou muito distante daquilo que vimos até agora.) Deixe-a escrita em formato de lista mesmo (várias linhas).
2. Atribua uma nota (entre 1 e 4) para cada item da lista, sendo 1 para “pouco urgente” (alterações nesse processo não são tão urgentes) e 4 para “muito urgente” (alterações nesse processo são urgentes e podem me trazer benefícios imediatos).
3. Selecione um dos processos com a maior pontuação. (Em caso de empate, reveja algumas notas e acione a sua intuição para selecionar apenas um processo.)
4. Identifique os produtos/resultados desejados.
5. Identifique os insumos necessários.
6. Identifique as tarefas a serem realizadas (não precisa detalhar muito).
7. Identifique os recursos e os envolvidos.
8. Identifique barreiras à execução do processo (podem estar relacionadas a quaisquer dos outros itens).

Pronto! Com isso, concluímos os todos exercícios deste texto.

O material produzido proporciona a você um dos processos de casa desenhado e pronto para continuar sendo executado! O benefício imediato do trabalho realizado é ter “em mãos” uma forma mais palpável de olhar para esse processo. Ao desenvolver seus elementos (insumos, tarefas, recursos/envolvidos, produtos) você poderá passar a executar esse processo melhor do que antes!

Adicionalmente, você poderá aplicar os itens 3 a 8 do Exercício 2 para quaisquer dos seus processos. Entretanto, penso que seria mais produtivo aprimorar o processo ora desenhado antes de trabalhar em outro.

Chegamos ao fim deste primeiro texto.

O objetivo era trazer uma melhor compreensão sobre as rotinas da casa, permitindo perceber melhor algumas limitações ou potenciais melhorias a implementar.

O tratamento a ser dado para processos que “têm de ser feitos; não há alternativa” pode mudar muito a sua relação com eles.

Com esses conceitos de processo em mente, ao se deparar com ações

1. que, pela sua natureza, não se encerram e
2. cuja execução é imprescindível para manter o bem-estar de uma casa

uma atitude passa a ser possível: deixá-las menos enfadonhas ou estressantes.

Com o tempo, você executará os exercícios deste texto em poucos minutos, proporcionando melhores formas de decidir sobre a execução das rotinas de casa.

Espero que essa leitura tenha-o auxiliado. Até breve!

Verifique se a sua resposta é “sim” para os seguintes itens:

• Consegui entender o conceito de processo (no contexto do lar)?
• Consegui listar alguns processos da minha casa?
• Consegui compreender e separar bem os elementos do processo selecionado?
• Consigo visualizar benefícios imediatos ao trazer essa abordagem para o meu cotidiano?

Caso haja algum “não” e a releitura do texto não seja suficiente para sanar a sua dúvida, sinta-se à vontade para comentar.

Além disso, se você tiver conta no Medium e puder compartilhar o nome do processo que desenhou, será de grande valia.