Organizarnos necesitábamos nosotros

Implementamos una nueva estructura de organización en nuestras oficinas para optimizar el tiempo, la comunicación y el trabajo.

Hace unos meses nos dimos cuenta de que teníamos un problema. El crecimiento de Aerolab nos obligaba a resolver una ecuación simple, pero letal: muchas personas + muchas reuniones = baja productividad. Necesitábamos replantearnos nuestra organización. Por suerte, nos gustan los desafíos 😜

Aunque no lo parezca, somos un poco humanos. Como tales, a veces nos resulta un tanto complicado concentrarnos. Por eso, creamos una nueva estructura de comunicación para ordenar mejor nuestras reuniones y, así, evitar interrumpir cada dos por tres nuestros procesos creativos.

Paul Graham, programador inglés y co-fundador de Y Combinator, ya había pasado por un problema similar en 2009 y escribió un artículo muy interesante sobre cómo resolver este tipo de rompecabezas.

Graham propone diagramar los días laborales en base a dos agendas diferentes: Maker’s Schedule y Manager’s Schedule. El autor explica que los managers pueden dividir fácilmente sus agendas en bloques de una hora y que eso no supone ningún inconveniente para ellos: encuentran un espacio vacío en su calendario, programan la cita y listo.

El problema aparece cuando en una reunión involucramos a diseñadores y/o desarrolladores. Los creadores dividen su jornada laboral en unidades de tiempo mucho más grandes que los managers, e interrumpir sus procesos creativos podría hacerles perder hasta medio día de trabajo.

En base a esta premisa creamos un nuevo diagrama de comunicación con el fin de establecer qué grupos participan en cada reunión, cuáles son los contenidos a tratar y cuánto tiempo deben durar los encuentros.

Nuestro objetivo es optimizar el flujo de comunicación de los equipos y definir quién se comunica con quién a la hora de decidir estrategias, tareas y designar los leads de cada proyecto

Está probado que ninguno de nosotros, por más que lo intente, puede realizar múltiples actividades al mismo tiempo. Además, alternar constantemente entre tareas creativas y administrativas supone una pérdida muy grande de energía.

Por esta razón, dividimos la estructura de Aerolab en cuatro grupos:

• Strategy
• Project Owners
• Leads & Specialists
• Workforce

Y nos aseguramos de que los integrantes de cada grupo sólo asistan a las reuniones en las que su intervención sea necesaria.

“Solíamos tener reuniones que duraban una hora y en las que participaban muchas personas que permanecían calladas. Entonces, decidimos organizar nuestros encuentros por temas y que sólo estén presentes las personas indispensables” – explicó Juani Ruiz Echazú, Director de UX de Aerolab.

¿Cómo lo resolvimos?

Lo primero que hicimos fue dividir nuestro calendario en reuniones semanales y diarias. En nuestros encuentros semanales establecemos las estrategias que vamos a implementar para los nuevos clientes, analizamos el estado de cada proyecto y definimos cómo estarán conformados los equipos de trabajo. En estas reuniones sólo participan los integrantes de los grupos Strategy y Project Owners.

Una vez por semana también realizamos nuestras reuniones de Producción de Diseño y Producción de Desarrollo. Estos espacios sirven para definir metodologías de trabajo, solicitar la colaboración de los especialistas de ilustración y motion design o proponer la utilización de nuevas tecnologías.

Al mismo tiempo, en estos encuentros se eligen los líderes de diseño y desarrollo de cada proyecto, que serán los encargados de tomar las decisiones más inmediatas y comunicarles los avances a los Project Owners.

“A medida que Aerolab fue creciendo nos dimos cuenta de que no podíamos estar en todos los proyectos a la vez. No nos alcanzaba el tiempo físico para reunirnos con todos los equipos, necesitábamos acotar las reuniones y asignarle a una sola persona la tarea de comunicarnos los avances y las decisiones que se tomaban”— explicó Juani Ruiz Echazú

Estamos convencidos de que el debate y la crítica constructiva nos permiten crecer. Por esta razón, una vez por semana llevamos a cabo una instancia de Project Review en la que analizamos integralmente un proyecto desde el punto de vista del diseño, el desarrollo, las iteraciones y trato con el cliente.

Nuestras reuniones diarias, por su parte, incluyen encuentros informales de pocos minutos en las que los líderes de cada equipo le comentan a sus project managers el estado del proyecto y si existe algún inconveniente que necesita ser atendido. Al mismo tiempo, cada día los equipos tienen reuniones con los clientes que se realizan a primera hora de la mañana o al final de la jornada para evitar las interrupciones del trabajo creativo.

¡A testear!

Desde un principio, nuestra columna vertebral fue nuestra obsesión por crear productos de gran calidad. Y ése es un hábito que requiere de tiempo, esfuerzo y organización. A medida que nuestra familia crecía, cada vez se nos hacía más difícil mantener el orden en nuestros procesos de trabajo y eso afectaba nuestra productividad.

Hoy tenemos una nueva metodología y la estamos poniendo a prueba. Como cada nueva cosa que sumamos en nuestra oficina, mutará hasta llegar a un resultado que nos guste y se adapte a nuestras exigencias.

Edición: Guillermo Vidal Quinteiro