Melhoria contínua no acompanhamento das Squads
Muitos times enfrentam problemas com os excessos de reuniões e a busca por reuniões cada vez mais produtivas. No time em que trabalho não é diferente, por isso decidimos experimentar um novo formato para a nossa Operation Review.
O que é a Operation Review?
A Operation Review é uma reunião mensal onde cada Squad Leader, junto do Product Manager, apresenta para os stakeholders a performance da Squad e do produto sob responsabilidade da Squad.
A reunião é estruturada a partir dos 4 domínios da agilidade:
- Domínio cultural
- Domínio organizacional
- Domínio técnico
- Domínio de negócios
Além de apresentar a performance do mês anterior, também são apresentados os próximos passos e os impedimentos que os envolvidos na reunião podem apoiar na resolução.
Formato inicial
No formato inicial da Operation Review, cada Squad Leader prepara uma apresentação de slides com as informações referentes a cada um dos domínios da agilidade. Durante a reunião, os slides são apresentados e os minutos finais são dedicados para dúvidas e sugestões.
Neste formato, uma dor específica foi sentida: nem sempre tínhamos a troca esperada no final da apresentação. Conversando com diversos participantes, entendemos que as vezes não era possível absorver tanta informação em uma reunião de 45 minutos. Por isso, a contribuição imediatamente após a apresentação ficava prejudicada.
Experimento
Durante um 1:1 com a Ana Carolina Souza surgiu a ideia: porque não experimentamos outro formato de reunião?
Dentre os formatos que conhecíamos, acabamos escolhendo o defendido pela Amazon. É amplamente divulgado que as reuniões da Amazon não utilizam apresentações de slides. Ao invés disso, é criado um relatório que deve ser lido por todos os participantes da reunião e depois debatido.
Para ficar aderente com a nossa realidade, fizemos um planejamento para rodar esse experimento:
- Criar um canal no Slack dedicado à Operation Review
- Montar um template de relatório com as informações necessárias
- Alinhar que o relatório será enviado com antecedência, mas que também terá um tempo disponível para leitura no início da reunião
Durante a construção do template, também aproveitamos para deixar as informações compartilhadas mais enxutas e os gráficos mais compreensíveis. Para refinar o formato, nos baseamos em muitos conceitos do livro “Storytelling com dados”. Nele, são apresentadas várias técnicas para que os dados mostrem o que é realmente relevante e várias dicas para a construção de relatórios que engajam de verdade.
A reunião foi marcada para uma sexta-feira e o relatório foi enviado no canal do Slack na terça-feira da mesma semana. O horário reservado para a Operation Review era de 45 minutos e o relatório possuía um tempo de leitura de 5 minutos. Contando o tempo de tolerância de 5 minutos para iniciar, tivemos 35 minutos para debater os resultados do relatório.
Resultados
O primeiro resultado percebido foi o quanto os participantes estavam alinhados em relação à performance da Squad. Por ter disponibilizado o relatório com antecedência, todos tiveram tempo suficiente para ler e absorver as informações. Com isso, as dúvidas eram para entender com maior profundidade as métricas apresentadas.
Ao final da reunião, estava com uma lista de itens para atualizar ou ajustar junto ao time. Como havíamos criado um canal no Slack, todas as atualizações e respostas pendentes foram enviadas na mesma conversa onde o relatório havia sido disponibilizado anteriormente. Desta forma, quem não pôde participar da agenda também ficou atualizado de forma assíncrona.
Antes de rodar o experimento, chegamos a pensar que o relatório poderia substituir a reunião. Mas a troca foi tão produtiva que até mesmo quem não é a favor de reuniões entendeu que esse momento foi muito importante. Então mesmo que a Operation Review vire um alinhamento assíncrono, sabemos que esse formato funciona muito bem para quando temos todos os interessados reunidos.
De todas as Operation Reviews que já apresentei, essa foi a que mais respondi dúvidas e a que mais senti o envolvimento de todos os participantes. Acabamos até passando um pouco do tempo para conseguir responder todas as perguntas e isso já nos levou a mudar a disponibilização do próximo relatório. Ele foi enviado como um PDF e, para a próxima reunião, será enviado o link para um documento compartilhado. Assim, todos poderão ir incluindo comentários durante a semana e poderei iniciar a próxima Operation Review já respondendo as dúvidas que foram enviadas com antecedência.
Para mim, o aprendizado que fica é que as vezes não nos aproveitamos tanto do espaço que temos para experimentar. A dor que eu sentia a respeito da Operation Review já estava presente há algum tempo e resolvemos com uma conversa rápida e a vontade de fazer algo diferente.
Também foi interessante perceber a clara diferença na participação dos stakeholders, que puderam contribuir muito mais por entenderem melhor do que estávamos falando. Com isso, tivemos um tempo maior de discussão e uma lista maior de ações para entregar resultados melhores no futuro.
Além disso, discutimos melhorias para a própria reunião. Assim, o ciclo de melhoria contínua não é quebrado e os aprendizados são compartilhados entre as outras Squads.
Em resumo, pequenos ajustes podem fazer uma grande diferença.
