5 elementos para una Gestión de Prensa efectiva

Por cada segundo que pasa, en el mundo se publican 4.000 tweets. Hoy la información es poder y los medios de comunicación lo saben muy bien. Ahora bien, ¿cómo aprovecho esta situación a favor de mis causas, de mis productos y servicios?

El contenido que se actualiza en redes sociales durante un pestañeo debe ser lo suficientemente atractivo para lograr que trascienda. Algo similar -pero no tan rápido- ocurre en los medios de comunicación. Por eso, debemos ser astutos y saber qué decir y a quién acercarle la información para una difusión más efectiva a nuestros públicos.

Pero, “¿por qué comunicar a través de la prensa y no con avisos publicitarios?”, nos preguntan siempre. La comunicación institucional, de la que forma parte la Gestión de Prensa, no busca competir con la comunicación comercial, sino complementarla. Busca darle contenido, dotarle de insumo noticioso a un hecho que puede llegar a pasar inadvertido para los medios si no se lo aborda debidamente.

Es vertiginosa la velocidad con la que suceden los hechos, por lo que es necesario que quienes manejan la reputación de instituciones estén al tanto de lo que acontece alrededor. Quizá hasta convenga a veces hacerle hablar a mi “marca” en esos debates.

(…Bueno, basta, Medium está para ser concretos).

Los 5 elementos necesarios para una gestión de prensa efectiva, los contás con los dedos de tu mano y son:

  • Un vocero: Alguien que maneje el tema y que sea aplomado, es mejor evitar introvertidos. La vocería demanda extrema responsabilidad, por lo que no puede ser cualquiera, pero no es imprescindible que sea el capo máximo o el Comunicador.
  • Un discurso institucional y FAQ´s: Es el marco de lo que se puede decir y de lo que no. Cualquier dato que no contenga el D.I. no se considerará oficial. Se redacta en base a las respuestas de las Preguntas Frecuentes (FAQ´s), otro recurso valioso que ayuda a ser previsor en una gestión de prensa.
  • Dispositivos de monitoreo y registro: Grabadora de audio, cámara de fotos (podés usar la del celular), pero también necesitás un televisor, una radio, diarios impresos, internet (aunque parece lógico, muchos no lo tienen en cuenta).
  • Manual de Procedimientos de Comunicación: Definir procesos siempre es bueno porque ayuda a reducir errores y estandarizar gestiones. Qué informaciones se envían, con qué formato, periodicidad y recursos adicionales (fotos, audios, videos).

Pero lo más importante de TODO:

Si te asignaron o ya tenías la responsabilidad de tratar con los medios de comunicación, tu principal desafío es conocer a todos en los medios. Desde el Jefe de Redacción hasta la encargada de Sociales.

Los medios escritos tienen una composición determinada, las estaciones de radio y canales de TV otra. Debemos ser certeros al momento de proveer nuestra información, saber enviar a la persona indiciada, es la clave.

Es bueno entender la naturaleza de nuestra información para remitir a quien realmente corresponde. Si debo comunicar acerca de una estrategia de RSE, debería apuntar a la sección Locales/País o si la gestión de mi empresa tiene una implicancia en la economía local, derivarla a la sección correspondiente.


Originally published at medium.com on October 14, 2015.

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