《引導者的工具箱》帶動會議、小組、讀書會,不怯場更不冷場!|心得筆記

德瑞克 Derek
德瑞克的敏捷咖啡

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推薦指數:★★★

所謂引導者的心態是指,無論面對任何問題,內心總是詢問自己:「該怎麼做,才能協助團隊進行積極而具創造性的討論?」而非試圖自己找出問題的答案。也就是,為了引導團隊建立應該的態度與正確的思考流程,研究自己該做些什麼的心態。

這本書是一個實用的「工具箱」,提供各種有用的「引導工具」。以兩頁一個單元,介紹方便使用的工具。這本書盡量以簡單的圖示表示,即使讀者沒有細讀文字,光看圖也能明白該技巧的重點。

作者根據本身的經驗指出:「只要擁有五項拿手的技巧,就足以應付各種狀況。並不是非得學會三、四十種引導技巧不可。」先挑選看起來容易上手的工具,並實際運用看看。如果進行順利的話,可以不斷重複使用,如此,這項技巧就會成為你擅長的技能。

學校沒敎的的主管必修課:引導

Photo by k u on Unsplash

既然引導這麼需要,為什麼並非人人都能上手呢?

1. 主管扮演多重角色

主管經常扮演三個重要角色:領導者、管理者、引導者。然而這三種角色重視的價值觀並不相同,所以常會讓成員感到困擾。在擔任領導者時,重視指出方向、激發熱情;擔任管理者時,重視效率並要求績效。在擔任會議討論的引導者時,則需要保持中立,並且在流程上先做思考與規劃。

2. 公司缺乏參與的文化

環顧四周,好像沒有一個部門在開會時,會期待大家高度參與和互動。這讓心裡對引導躍躍欲試的主管也猶豫了起來:「我能在這家公司這麼做嗎?」

3. 「運用引導比較花時間」的迷失

工作上需要溝通決定的事項何其多,如果都採用引導和參與的做法,不是會花很多時間?想想還是獨斷獨行比較迅速。

4. 找不到合適實務應用的工具與方法

有時候主管意識到現在的作法不當,於是去坊間上了關於會議的課程,聽到一些概念。但因為沒學到實際的引導工具與方法,想改變也不知該從何做起。自己土法煉鋼、慢慢摸索,進展也不大。

引導技巧是會議術嗎?

Source: https://www.humandynamics.com/human-dynamics-facilitator-training

這本書為引導下了較清楚的定義:

  1. 保持中立立場
  2. 管理團隊的流程
  3. 發揮團隊工作的力量
  4. 支援團隊,使團隊工作得到最大的成效

許多人誤以為引導技巧只是單純的會議技巧、主持技巧。確實,引導技巧中有讓會議更有效率進行的方法,也有許多主持方面的技巧。從上述的第1、2點即可知曉。不過,第3、4點就不是會議或主持技巧了。發揮團隊工作的力量、支援團隊以得到最大的成效,可以說是領導技巧了。

引導技巧的三角形

Source: 《引導者的工具箱》

設計流程

目標可分為「目的」與「成果」。「目的」就像是表達某種意圖,如「提升員工的工作動機」。會議前最好先想好「成果」,所謂成果指這次會議後,能得到什麼具體的結論?

目標確認後,接著就考慮達成目標最適當的流程;一項重要的原則是,即使你覺得很浪費時間,也要規劃足夠的「發散」過程。這是為了讓成員有充分時間暢所欲言、盡情思考。如果跳過「發散」直接進入「收斂」階段,就無法充分收集成員的創意與想法,也可能留下成員不滿的情緒。

控制現場

引導的現場有可能會發生不可預期的狀況。引導者的責任就是必須妥善處理這些場面,同時控制討論流程,維持一個具生產效能的討論環境。

觸發、結合想法

盡可能觸發成員的想法,以他人的意見為基礎,進一步激發、結合或延伸,以求得更多的聯想。

達成共識,改變行動

討論的結果必須是全員共有的結論,在此就稱為「達成共識」。常有人說「發散容易,收斂難」。確實是如此,不過令人意外的是,有許多問題是在收斂階段中考慮不到的,不避注意到這一點才是。

集體思考的陷阱

集體思考比一般人想的還要難,不過把個別的想法集合起來後,有時候會產生一個人思考所無法達到的新領域。下表歸納了典型的「集體思考的陷阱」。

Source: 《引導者的工具箱》

那麼,該怎麼做以避免落入集體思考的陷阱呢?下表做了一些歸納,根據不同的狀況,具體的因應方式也有所不同。

Source: 《引導者的工具箱》

引導者的工具箱

Source: 《引導者的工具箱》

這本書的第二章是初級工具箱,第三章是中級工具箱,第四章是高級工具箱,依序對工具的難度做介紹。如果以用途做區分的話,可以總結成上圖的樣子,分為發散型工具、收斂型工具、以及均可使用的工具。

後記

Photo by Gordon Plant on Unsplash

這本書的撰寫方式就如同作者的期許,希望是一個實用的「工具箱」,提供各種有用的「引導工具」。可以幫助引導者在設計工作坊、會議時,思考「在這種狀況下,我有什麼工具可以用呢?」有時候可以找到適合的工具,有時候或許找不到,不過,即使找不到也不必擔心,可以試著融合現有的技巧,衍生出新的技巧加以運用。

因為這是本工具書,對於初學者其實沒那麼友善,因為每一個工具都只用短短的兩頁做介紹,即使有搭配簡單的圖示幫助讀者了解,但是不程度遠遠不足,很多的工具介紹,看完以後還是一頭霧水。因此,我必須要另外在網路上另外尋找更細部的介紹,花費了許多額外的時間。另外,建議工具的名字最好搭配英文名字(如果有的話),這樣,更容易搜尋到有用的正確資訊。

最後,我發現有一些工具其實使用的場合有點過於侷限,不確定這樣的工具擺進工具箱裡面是否洽當。總體而言,這本書的內容讓我有點失望,跟我原本的預期有點差距。如果要當成工具書字典來使用的話,我會預期收集的工具數量應該要更多才是,這樣才會對讀者更有幫助,並且達到原本作者的期待。

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德瑞克 Derek
德瑞克的敏捷咖啡

敏捷的熱愛者,致力於推廣敏捷實踐,多次在社群裡做敏捷分享。現職為 Agile Coach,在公司內協助多團隊進行敏捷轉型,在導入 Scrum、Kanban、Large Scale Scrum 有豐富的經驗。閱讀的愛好者,持續進行一年讀五十本書計畫,目前進入第四年。