Kanban ในชีวิตจริง — แบ่งสัดส่วนการทำงานให้ชัดเจน

Kanban in Real Life — Defining a Clear Work Portion

เริ่มประชุมกับกลุ่ม Product Owner ทั้ง 5 คน ศิริพงษ์นำเสนอแผนงานที่คิดไว้เมื่อเช้าทันที

ศิริพงษ์: “เนื่องจากที่ผ่านมาทีมเจอปัญหาเรื่อง Requirement ไม่ชัดเจน, Priority เปลี่ยนบ่อย, ทำงานเสร็จไม่เป็นชิ้นเป็นอัน, และคุณภาพที่ได้ออกมาก็ไม่ค่อยดีเท่ามาตรฐานที่กำหนดไว้ สาเหตุหนึ่งอาจจะเป็นเพราะทีมต้องทำงานให้หลาย Product มากเกินไปในเวลาเดียวนะครับ”

ปาจรีย์: “หรอ แล้วตอนนี้ทีมคุณรับผิดชอบงานอะไรอยู่บ้างหละ?”

ศิริพงษ์: “ตอนนี้ก็ห้า Product ครับ ผมว่ามันเยอะไป ผมกับทีมเลยคิดว่าจะขอคุยเพื่อจัดลำดับความสำคัญของงานและลดปริมาณ Product ที่ต้องทำช่วงนี้ด้วยครับ ที่ผมคิดมาเป็นตามนี้ครับ” ศิริพงษ์เปิด Powerpoint ให้ทั้งทีม Product Owner ดู ก่อนที่จะเล่าต่อว่า

ศิริพงษ์: “หลักการที่ผมใช้เลือก Product ที่จะทำในช่วงแรกคือผมดูที่ Priority ของงาน ความเหมาะสมของทักษะที่ทีมมีกับลักษณะงาน และโอกาสในการพัฒนาทีมงานของผมรวมๆกันครับ ไม่ทราบว่าคิดเห็นยังไงบ้าง?”

จีรพรรณ: “ในฐานะที่เป็น Product Owner ของ Call Center Web App พี่พงษ์กำลังจะบอกว่าทีมพี่จะไม่ทำงานของจีหรอคะ?” จีรพรรณพูดด้วยน้ำเสียงสงสัยปนหงุดหงิด

ศิริพงษ์: “เปล่าครับ ไม่ใช่แบบนั้น ทำครับ แต่ทำหลังจากที่ข้อ 1-3 เสร็จก่อนครับ” ศิริพงษ์ย้ำให้เห็นว่านี่ไม่ใช่การปัดงานแต่เป็นการทำงานแบบมีโฟกัสมากขึ้นด้วยการกำหนด WIP ของ Product ไว้ที่ 3

เอกภพ: “แล้วงาน CMS ของผมหละครับ หยุดไว้ก่อนเลยหรอครับ มันใกล้จะเสร็จแล้วนะ” เอกภพเริ่มไม่พอใจขึ้นมาอีกคน

ศิริพงษ์: “โอ้ๆ ใช่ครับ ต้องขอโทษด้วย ผมลืมคิดถึงเลยว่าควรจะต้องใช้ความคืบหน้าของงานมาเป็นอีกหนึ่งปัจจัยในการเลือก Product ด้วยครับ ขอโทษจริงๆครับ ผมขอเพิ่มข้อมูลเข้าไปในตารางนิดนึง” ศิริพงษ์ผิดหวังตัวเองเล็กน้อยที่ลืมเรื่องสำคัญแบบนี้ไป เค้ารีบแก้แผนภาพนั้นทันที

เอกภพ: “เห็นแบบนี้แล้วพงษ์จะช่วยทำงานผมให้เสร็จไปก่อนเลยจะได้มั้ยครับ? ฮ่าๆ”

ศิริพงษ์: “อืมมมม แล้วเราจะตัดงานไหนออกไปหละครับ?”

ปาจรีย์: “กล้า โรงหนังเค้าเซ็นสัญญากับเรารึยัง?” ปาจรีย์ยิงคำถามไปที่กล้าหาญเรื่องความคืบหน้าเรื่องสัญญาธุรกิจ

กล้าหาญ: “ยังเลยครับพี่ ติดเรื่องส่วนแบ่งรายได้ครับ”

ปาจรีย์: “คิดว่าอีกนานมั้ย?”

กล้าหาญ: “ผมว่าต้องมีสิ้นเดือนหน้าเลยครับ เพราะตอนนี้ทางนั้นกำลังจะแต่งตั้งผู้บริหารชุดใหม่อยู่ ผมก็ไม่แน่ใจว่าเค้าจะเปลี่ยนนโยบายอะไรมั้ยครับ”

ปาจรีย์: “พงษ์ งั้นตัด Movie Booking ออกก่อนได้มั้ยคะ?”

ศิริพงษ์: “ได้ครับพี่ ถ้างั้นก็เอาเวลามาทำงานให้เอกก่อน”

จีรพรรณ: “แล้ว Call Center ของจีหละคะ?” จีรพรรณยังไม่ลดละความพยายามที่จะให้ทีมทำงานให้กับ Call Center Web App ของเธอ

ศิริพงษ์: “ทั้ง Call Center แล้วก็ iOS App มีความสำคัญเท่ากันเลย แต่พี่เลือกทำงานให้น้องตอนนี้ได้แค่งานเดียว ตัดสินใจได้มั้ยว่าให้เลือกงานไหน?” อีกครั้งที่ศิริพงษ์พยายามปลุกฝังแนวคิด Kanban ให้กับจีรพรรณ

จีรพรรณ: “อืมมม มันก็สำคัญทั้งสองงานนะคะ แต่ … ถ้าเลือก iOS จีกลัวว่าทีมพี่จะมีปัญหาตอนทำงานอะค่ะเพราะเห็นว่า Skill มันไม่ค่อย Match เลย กลัวจะเสร็จช้ากว่ากำหนดแล้วลูกค้าไม่พอใจเอา เลือก Call Center ก่อนแล้วกันค่ะ” จีรพรรณกัดฟันตัดสินใจในทางที่เธอคิดว่าดีที่สุด

ศิริพงษ์: “โอเคครับ สำหรับ iOS นะ พี่สัญญาว่าถ้าเสร็จงานของเอกกับทศเมื่อไรพี่จะเริ่มทำงานนี้ต่อทันที เรื่อง Skill พี่คุยกับหัวหน้าทีม Development แล้วว่าอยากได้คนที่มีประสบการณ์ทำ iOS Mobile Development มาเพิ่มในทีม เวลาประมาณ 1 เดือนน่าจะพอหาได้แหละ ไว้พี่อัพเดทน้องอีกทีนะ”

จีรพรรณ: “ค่ะ” เธอตอบรับด้วยสีหน้าที่ดีขึ้นนิดนึง

ปาจรีย์: “เอาล่ะ สรุปได้ว่ามี CMS, E-Commerce แล้วก็ Call Center นะ แล้วเราจะแบ่งสัดส่วนงานกันยังไงดี?” ปาจรีย์โปรยคำถามให้กับคนทั้งห้อง

ปาจรีย์: “อ่าวเงียบ … งั้นพี่ตัดสินให้ พงษ์ทำ CMS 40%, E-Commerce 40%, แล้วก็ Call Center 20% โอเคมั้ย?”

ศิริพงษ์: “พี่ปาครับ ผมต้องแบ่ง 15% ไว้ทำงาน Support ด้วยครับ”

ปาจรีย์: “โอเค งั้น CMS 35%, E-Commerce 30%, Call Center 20% แล้วก็ Support 15% นะ”

ทศพล: “แล้วตัวเลขนี้จะเปลี่ยนได้มั้ยครับ?” ทศนั่งเงียบมานานเพราะ E-Commerce ของเค้าไม่ได้รับผลกระทบจากบทสนทนานี้เลยจนถึงจุดนี้

ศิริพงษ์: “ได้ครับ เราจะรีวิวตัวเลขนี้กันได้ทุกสองสัปดาห์ ดีมั้ย?”

ปาจรีย์: “ดีค่ะ ครั้งนี้พี่เป็นคนกำหนดให้ ครั้งต่อๆไปพวกเธอต้องคุยกันเองนะ” ปาจรีย์บอกทีมงาน Product Owner ให้ให้ความสำคัญของการจัดลำดับความสำคัญของงานร่วมกัน

ศิริพงษ์: “งั้นน่าจะแค่นี้แหละครับ ขอบคุณทุกคนมากครับ”

ศิริพงษ์รู้สึกได้รับชัยชนะอย่างบอกไม่ถูก เหมือนว่าเราจะมาถูกทางแล้วนะ … สุดท้ายมันการทำงานร่วมกัน (Collaboration) ความโปร่งใส (Transparency) และความเชื่อใจ (Trust)