Meeting Minutes

The Great Tool To Help You Get A Project On Track

บางคนอาจจะว่าตกยุคแต่ผมยังคิดว่า Meeting Minutes เป็นสิ่งจำเป็นในการทำงานอยู่โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับ Project Manager ประโยชน์หลักของมันที่ผมเห็นมีสองข้อ

1. ใช้เป็นเครื่องเตือนความจำในเรื่องงานของ Project เรา ใครกำลังทำอะไร ต้องทำอะไร ติดปัญหาอะไร … ใครไม่อ่าน Meeting Minutes เราไม่รู้หละแต่มันมีประโยชน์กับเราแน่นอน
2. ใช้เป็นตัวช่วยในการดำเนินการประชุมให้มีประสิทธิภาพ Meeting Minutes จะเป็นตัวตั้งต้นที่ดีมากสำหรับการเตรียม Meeting Agenda เมื่อถึงการประชุมเราก็แค่รันตามข้อมูลที่มีอยู่ใน Meeting Agenda นั่นแหละ

รูปแบบของ Meeting Minutes

ผมออกแบบ Meeting Minutes Template ขึ้นมาเอง ใช้มานานพอสมควรเห็นว่ามันก็โอเคอยู่นะ

การใช้งาน

1. เวลาดำเนินการประชุมเราควร Track งานตาม Major Milestone และเน้นไปที่ปัญหาที่เจออยู่หรือกำลังจะเจอมากกว่าจะมาลงรายละเอียดแบบยิบย่อยกันว่า Sprint นี้ทำอะไร Sprint หน้าจะทำอะไร เพราะเรื่องพวกนั้นมันอยู่ใน Sprint Planning / Grooming อยู่แล้ว
2. โฟกัสให้เยอะในเรื่อง Critical Path และ Dependency ที่มีทั้งหมด ค่อยๆดูไปทีละ Major Milestone ครับ เช่น Major Milestone ช่วงแรกของเราคือ First Time Deployment to Staging — มี Dependency คือ (1) Code ชุดนี้ต้องเสร็จ (2) Server สามเครื่องนี้ต้องพร้อม (3) การเชื่อมต่อกับระบบของ Vendor ซึ่งอันนี้แหละ Critical Path (ถ้า Delay จะทำให้ Milestone นี้ของเรา Delay ไปด้วยทันที) … เรื่องนี้ต้องการการพูดคุยในรายละเอียดครับว่าจะป้องกันปัญหานี้อย่างไร ทางหนีทีไล่มีอะไรบ้าง (มันก็คือ Risk Management นั่นเอง)
3. เราจำเป็นต้องพูดทุกหัวข้อในการประชุมเลยมั้ย? คำตอบคือแล้วแต่ช่วงเวลาครับ แน่นอนเรื่องที่เกี่ยวกับ Software Development / Testing และ System / Infrastructure Implementation เป็นเรื่องหลักที่เราต้องพูดถึงทุกครั้งอยู่แล้ว แต่เรื่องอย่าง Marketing, Customer Service หรือ Technical / Operation Support อาจจะไว้พูดเมื่อเราทำ Project ผ่านไปซักระยะหนึ่ง อย่างไรก็ตามผมคิดว่าการเขียนหัวข้อใหญ่ๆไว้ตั้งแต่แรกจะมีประโยชน์ในการสื่อสารกับคนที่เข้าประชุมทุกคนว่า Product Launch ของเราไม่ได้มีแค่เรื่อง Software นะ
4. ใครต้องเข้าบ้าง? คำตอบคือน้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ (ด้วยกฎ 80/20 ในการประชุมจะมีคนพูดอยู่แค่ 20% ที่เหลือนั่งฟัง ไม่ก็ทำงาน ประมาณว่าไม่หลับก็บุญแล้วอะไรแบบนี้) คนที่เข้าข่ายก็มี Project Manager, Product Owner, Development Leader, QA Leader พอล่ะ ถ้ามีหัวข้อเฉพาะเจาะจงเราอาจจะเชิญคนอื่นเพิ่มได้ เช่น Marketing Manager, Customer Service Support, อื่นๆ

ตัวอย่าง Meeting Minutes ดาวน์โหลดได้ที่นี่ครับ

ผมเขียนบทความนี้เพราะอยากเปลี่ยนแปลงสิ่งที่เป็นอยู่ในอุตสาหกรรมการผลิตซอฟท์แวร์ให้ดีขึ้นตามความเชื่อและประสบการณ์ของผม ถ้าเพื่อนๆเชื่อในแนวทางเดียวกัน เรามาช่วยกันคนละไม้คนละมือทำให้สังคมของเราดีขึ้นครับ จะแชร์บทความนี้ผ่าน Social Network หรือจะแบ่งปันเรื่องราวนี้ให้คนที่นั่งข้างๆฟังบ้างก็ได้

The Future Has Arrived — It’s Just Not Evenly Distributed Yet, William Gibson

อนาคตอยู่ตรงนี้แล้ว เรามีหน้าที่ต้องถ่ายทอดมันออกไปให้คนอื่นได้สัมผัสสิ่งดีๆร่วมกันครับ