《複雜變簡單，重點摘要力》報告記錄、短篇作文、口語溝通都能「化繁為簡」完美表達｜心得筆記
推薦指數：★★★
為什麼閱讀這本書？
最近對於提升生產力相關的書籍特別有興趣，從《子彈思考整理術》中，讓我了解如何透過「快速紀錄」，把摘要記錄下來。那怎樣才是一個好的摘要呢？剛好，看見這本書的書名《複雜變簡單，重點摘要力》，似乎可以補足了這個缺口。
而「摘要力」簡單來說就是「剖析情勢並傳達的能力」。在日常的工作或生活中，需要懂得「篩選重點，條理分明的彙整資訊，以便做出正確的判斷或行動」。作者為了讓讀者學會有效的摘要方法，以及提升摘要力的技巧與秘訣，特別列舉各種實際案例加以說明。希望讀者在讀完這本書後，也能身體力行，實際嘗試。
在閱讀這本書之前，我有一個問題想問：
- 「摘要力」是否可以幫助我們寫出更有重點的筆記？
掌握基本流程與原則
提高摘要的準確度需要掌握幾個步驟，以便在傾聽對方的談話或閱讀對方的文章時，將資訊整理成簡單易懂的型態。接下來，將依序說明各個步驟的「原則」。
Step 1：掌握整體狀況
首先該做的是「釐清題材的整體狀況」，該篇文章到底在說些什麼？或者是那張圖像在畫些什麼？當我們釐清整體狀況以後，便知道摘要的「目的」與最後如何達成。摘要時雖然重點在於「掌握整體而非細節」，但有時為了掌握整體，也必須觀察細節，理想的做法是，大致瀏覽細節後，掌握整體狀況，然後根據這些資訊重新觀察每一個細節。
這步驟具體流程如下：
- 首先大致掌握整體狀況
- 釐清整體狀況，確立「傳達目的」
- 觀察細節，掌握整體狀況
Step 2：思考文章結構
如果文章的段落清楚分明，每個段落都應該會有一個主題。因此，只要觀察各個段落便能掌握文章的整體脈絡。當我們讀到沒有段落的文章時，可以試著幫文章分段，如此一來文章就會變得容易理解。可以試著幫各個段落都下一個標題，我們就更容易掌握內容。
有時候會遇到較複雜的文或會話、會議、演講等談話的場合，常常出現不容易掌握主詞與謂語的情形，有時誰在做什麼事的結構會變得模糊不清，如此一來便無法正確解讀文章的內容。我們可以透過適當的切割文章以後，從句子中找出主詞與謂語的組合。
事實上，資訊時常發生誤傳的現象，通常在三種情況下扭曲原意：誇張（拉長尾音）、單純話（省略）、曲意迎合（自我詮釋）。在閱讀文章或傾聽他人談話時，應隨時觀察「這個部分是事實還是作者個人的想法？或者是引用其他資料？」
這步驟具體流程如下：
- 照自己的理解，嘗試切割文章並分段
- 訂定標準，點出內容
- 精簡詞句，找出主詞與謂語
- 注意語氣，釐清事實與主觀的看法
Step 3：確認目的、篩選重要部分
當我們掌握內容以後便進入實際的摘要作業。在開始摘要以前，需確認「摘要的傳達對象」，資訊與詞彙的選擇與傳達將因對象而有所不同，因此，根據對方的需求區分摘要方法極為重要。
摘要是指從大量的資訊中篩選出對方需要的資訊，篩選什麼將會「因為著眼點或篩選標準」而改變。因此，我們在確認摘要的基準或目的時，必須仔細區分哪裡重要，哪裡不重要，訂出最有必要傳達或重要資訊的先後順序，篩選傳達重點。
最後，試著找出關鍵字，所謂關鍵字就是展現該篇文章的內容，掌握重要關鍵的重要詞彙，找出並連結這些詞彙就是摘要的骨架。
這步驟具體流程如下：
- 隨時注意傳達對象
- 掌握對方所需要的資訊
- 篩選需要與不需要的資訊
- 決定傳達資訊之先後順序
- 找出關鍵字
Step 4：思考其他部分、抽象表達
在摘要的時，刪減字數是理所當然的，簡單的說，就是彙整資訊並抽象表述。然而，也不是什麼都需要抽象化，某些具體資訊扮演極其重要的角色，反而應該如實呈現。重點在於仔細思考摘要的目的，保存必要的具體內容，省略或抽象無關緊要的枝微末節。
這步驟具體流程如下：
- 精簡字句，抽象表述
- 善用抽象用語
- 重要資訊有時需如實呈現，不可省略
Step 5：最後修飾、避免混淆或誤解
一份乾淨利落的摘要重點在於「從說明結論開始」。特別是在商業文書的場合，更是極其重要。摘要導引著閱讀者的判斷或行動，功能極其重要。因此，將結論放在文章開頭，讓閱讀者一目了然反而比較合適。另一種類似的手法是在傳達資訊時，不從細節開始說明，而從概況著手的話，反而更清楚易懂。
接著，我們可以透過關鍵字的連結，依造傳達的順序，將各個主題做整理與編寫。摘要的過程中，避免模糊說法，確保摘要不被誤解。當我們完成摘要以後，應再次確認並修改內容，確保文章符合「精準傳達」的型態。
這步驟具體流程如下：
- 從結論著手
- 概況優於細節
- 關鍵字的整合與架構
- 整理主題（話題）與說明順序
- 避免模糊的說法
- 摘要後再次確認
提升摘要力的秘訣
摘要力是在各種場合中均可靈活應用之能力，主要有五種優點：
- 提高工作效率和評價
- 提高企業生產力
- 提高顧客的應對能力
- 磨練資訊之篩選能力
- 提高溝通能力
摘要力不足，主要分為六種類型：
- 過於主觀
- 獨善其身
- 缺乏重點
- 廢話連篇
- 過於省話
- 詞不達意
有效練習的方法
我們可以透過練習的方式，累積經驗，改善我們的摘要力，以下介紹幾個有效的訓練方法。
寫日記：一般而言，日記是寫給自己看的，很少與他人分享，但練習時可以假設是為某人，或者未來的自己而寫。不管日記的內容如何，當我們一邊思考架構，一邊整理思緒時，便能看出摘要的重點所在。
作筆記：人們在說話時，大都從自己容易說明的內容或結構著手。用筆記摘錄的話，便可將他人的談話內容重新架構為一份有利於自己理解的資訊。
寫情書：書信的練習應該從許多回憶中選擇自己印象最深刻的事情，將重點放在自己想傳達的心情，不論是對情人的愛戀或詩章的感謝。
聽取他人意見：請旁人讀看看自己寫的摘要是最容易提高水準的方法。不論是公司的同事或前輩均可，因為我們自己很難判斷自身文章的好壞高下。
上台演講：利用各種主題思考演講內容，因為演講通常有規定的時間，因此，需要聚焦在重要的部分。
報告、連絡、諮詢：當同事在報告、連絡或諮詢時，仔細整理文章或談話的內容，掌握訣竅就可以避免產生誤解，讓工作順利進行。
看烹飪節目：透過觀看十分鐘的烹飪節目，嘗試自己摘錄出食譜，完成後，可以上網找烹飪節目分享的食譜做比對。
練習拍照：在拍照的時候可變換不同焦點，思考著自己想「表達的重點」，當了解如何視覺化聚焦以後，在能編寫出鮮明的文章，讓讀者感覺歷歷在目。
寫會議記錄：主動擔任會議記錄，認真聽取大家的發言時，就會鍛煉大腦中的摘要回路。
聚餐點菜：主動為大家服務，幫忙服務生整理大家的點菜，練習「整理並簡潔傳達眾人意見」。
後記
針對「摘要力是否可以幫助我們寫出更有重點的筆記？」問題，我的答案是肯定的。作者透過有系統的方式，將摘要的過程分成了五個步驟，對於我們摘錄文章或對話內容，有很大的幫助。寫筆記是一個很好的練習，提升摘要力，可以讓我們寫出更簡潔的筆記，持續寫筆記，就會持續鍛鍊我們的大腦，「筆記」和「摘要」形成了一個回饋迴路。
這本書的編排很順暢，一開始透過許多的案例，讓大家練習如何做摘要。接著，帶出關鍵五個步驟。最後，告訴大家如何透過實際的練習，提升摘要力。文字淺顯易懂，觀念解釋清楚，對於本身「摘要力」偏弱的讀者，可以得到滿多的啟發。相對的，對於已經知道如何找重點做摘要，或者已經在職場工作多年的讀者，可能幫助就沒有那麼大。
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