Ефективність ваших робочих зустрічей, або що таке Фасилітація?

“Що не так із вашими робочими зустрічами?” — іноді запитую я в бізнес-аудиторії у своїх тренінгах. І за кілька хвилин сміху крізь сльози, фліпчартний лист заповнюється щоденним болем (особливо працівників великих організацій):

• Вони надто довго і непродуктивно тривають
• Рішення не приймаються, а постійно переносяться на наступний тиждень
• Запросили не тих, кого треба. А тих, кого треба, не запросили
• Говорить переважно одна людина, інші мовчать
• Учасники не залучені в процес обговорення
• Учасники постійно відволікаються на гаджети
• Домовленості приймаються, але не виконуються
• Немає плану зустрічі
• Неочевидно, що сьогодні будемо обговорювати, а що — ні
• Таймінг не витримується
• Не прийшов хтось важливий, і загальмував процес прийняття рішень

Список можна продовжувати…

Про це навіть Патрік Ленсіоні книгу - написав “Death by meeting”

Навіщо я це роблю? Так учасникам тренінгу простіше зрозуміти важливість наявності Скрам Мастера як фасилітатора цих зустрічей.

Фасилітація (від англ. facilitate — допомагати, полегшувати, сприяти) — один з важливих навиків Скрам Мастера. Це про полегшення взаємодії групи.

Часто, з метою відточення цього навику, початкуючий Скрам Мастер відвідує тренінги з фасилітації, де зазвичай вчать як проводити стратегічні сесії, але неочевидно, як застосовувати ці інструменти у щоденній роботі.

Нижче — кілька практичних рекомендацій, які я протягом останніх років отримував від своїх менторів, а також — застосовував у менеджерській, а потім — і тренерській роботі.

Я сфокусуюсь саме на тому, як використовувати фасилітацію під час проведення звичайних робочих зустрічей (не обов”язково Скрам-церемоній), і не братиму до уваги зустрічі формату “таун-хол” (відкриті зустрічі керівництва з працівниками з метою інформування/задавання питань, які не передбачають дискусії чи прийняття рішень).

1. Організація зустрічі

• Учасники отримали запрошення в календарі
• Для зустрічі — заброньовано переговорну кімнату.
• На зустріч запрошені потрібні люди. А непотрібні — не запрошені.
• Учасники розуміють ціль зустрічі, а також мають вплив на формування плану обговорюваних питань.

2. Фасилітація простору

• У кімнаті, де проходитиме зустріч, є фліпчарт (з достатньою кількістю паперу) або біла дошка (з працюючими маркерами). Адже дискусія з використанням візуалізації — найефективніша форма комунікації. До того ж, візуалізація дискусії між двома людьми на дошці чи фліпчарті, сприятиме однаковому розумінню (alignment) обговорюваної теми усіма, триматиме усіх залученими в процес обдумування/обговорення.
• Канцтовари для учасників (стікери/маркери/ручки) є в достатній кількості
• Учасники сидять за столом, і всі можуть бачити обличчя одне одного. Це важливо, бо сприяє динамічним дискусіям з рівноправністю учасників, в яких народжується магія нових несподіваних рішень.

Як часто ваші дискусії — настільки рівноправні?

3. Фасилітація часу

• Фасилітатор забезпечує, що всім учасникам зрозумілі часові рамки зустрічі і допомагає всім бути на ній вчасно.
• Якщо обговорюваних тем — більше двох, варто чітко домовитись на початку зустрічі, скільки часу виділяємо на кожну з тем. Звідси випливає наступний пункт:
• Якщо зустріч триває більше 1 години, варто потратити хвилин 10 на її спільне планування. Це — аналог гнучкого планування Спринта у Скрамі, коли за період часу між розсиланням адженди і самою зустріччю, у учасників зявились додаткові ідеї чи інформація, тож таке планування дозволяє забезпечити 100%-ну актуальність адженди.

Прописана заздалегідь (і навіть узгоджена) і розіслана учасникам адженда — це аналог вотерфолу, коли немає місця гнучкості (що може негативно відобразитись на залученості певних членів команди). Наприклад, за 10 хв до зустрічі у команди виникла критична проблема, яку не вдалось поки вирішити, а заздалегідь узгоджена тема зустрічі не передбачає обговорення цієї проблеми. Люди, дотичні до проблеми будуть думати лише про неї, і не будуть ефективними під час обговорень інших питань.

• Фасилітатор слідкує за часом. Для цього може використати таймер, який добре видно усім присутнім. Таким чином можна рідше нагадувати колегам, скільки хвилин залишилось до кінця часу, виділеного командою на обговорення даного питання. По суті, візуальний таймер сприяє самоорганізації групи. Особливо, коли до нього звикнуть протягом кількох зустрічей.

4. Фасилітація комунікації

• Фасилітатор направляє дискусії в потрібне русло, при цьому, він не проштовхує власну позицію по обговорюваних питаннях. В ідеалі, взагалі не думати про свій інтерес, а тримати в голові єдину ціль — полегшити групі процес дискусії та прийняття рішень.
• Фасилітатор слідкує за використання жаргонізмів, не всім зрозумілої лексики тощо. Для цього, він може задавати уточнюючі запитання, наприклад: “Що ти маєш на увазі, коли кажеш “Нам не дозволять не пройти “Процедуру ДП-5Б”?”
• Фасилітатор допомагає групі приймати вдалі рішення шляхом фасилітаційних використання інструментів (яким зокрема вчать на тренінгах) :) Наприклад, ось — список інструментів для проведення ретроспектив.
• Кожен голос — важливий. Всі учасники процесу — рівні. Фасилітатор слідкує, щоб комунікація велась рівномірно (“ставить на паузу” тих, хто на довго зайняв ефір, особисто просить “мовчунів” висловитись, якщо у тих є бажання і т.п.), щоб підтримати рівномірку залученість усіх у дискусію.

Замість резюме

Фасилітатор виступає процесним лідером, і шпаргалка у цій статті допоможе розуміти, за чим варто слідкувати Скрам Мастеру на зустрічах.

Але я не раджу вам ставити собі за мету виконання прямо усіх вищевказаних пунктів, бо в такому випадку є ризик, що ваша фасилітація виявиться надто механістичною, при якій учасники зустрічі скорше закриватимуться, ніж розкриватимуться. Радше сфокусуйтесь на створенні і підтримання атмосфери, в якій проявлятимуться 5 цінностей Scrum (Повага, Відкритість, Сміливість, Фокус та Зобов”язання). Тоді учасники відчуватимуть вашу чисто людську підтримку, і водночас поважатимуть за фокусування їх на процесних речах в угоду командній ефективності.

Успішної вам практики!

P.S. Наближчі івенти від AgileDrive:

• 13 вересня, Київ— Agile поза IT: досвід клієнтів AgileDrive
• 13 жовтня, Київ — Unconference#4, неконференція, на якій проявляється один з фасилітаційних форматів Open Space Technology. Івент, повністю самоорганізований учасниками!