遠距工作團隊如何管理？跟IBM學遠距團隊文化 Photo by You X Ventures on Unsplash

敏捷女生EP#3 - 遠距工作團隊如何管理？跟IBM學遠距團隊文化

疫情當前，當遠距工作成為日常、團隊該如何有效協作？這次我們邀請到澳洲IBM任職、有多年跨國協作經驗的Lulu，從團隊文化的建立、專案進度的掌控到會議與工作的平衡，不藏私和大家分享她的實戰經驗！

Lulu的海外遠距工作經驗

這次AgileGirls邀請到澳洲IBM任職、有多年跨國協作經驗的Lulu與大家分享她的實戰經驗。LuLu曾就職於銀行及 IT 等相關產業，於澳洲IBM任職約6年的時間、目前擔任Client Solutions Executive。

由於LuLu合作的同事都在不同國家，甚至跨時區，像是中國、印度、越南、菲律賓、非洲等，因此，工作時常會有遠距會議的需求。

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跟IBM學遠距團隊文化

• 鼓勵員工依照自身工作性質決定是否 WFH，不刻意規定工作場所必須待在公司。
• 身為團隊的管理者，必須預先做妥善的規劃；如同規劃一個與親朋好友的聚會一樣去設想，盡量降低可能的阻礙。
• 精簡每日會議內容、條列式的重點提醒，讓員工瞭解目前團隊工作狀態。
• 保持情誼很重要，刻意保留一些瑣碎事情的閒聊，能讓工作更順暢。
• 會議前五分鐘會預留時間分享各自的生活，讓團隊關係更加緊密。
• 善用像是Slack、WebEX等工具，讓團隊可以保持聯繫不失聯的運作。

遠距工作如何培養同事間的信任感？

• 面對沒有共事過的同事，當對方在線上、會事先打招呼閒聊，不單只針對工作上的內容去做溝通。
• 身為下屬，必須時常向主管更新自我工作狀況，以利主管掌握團隊動向。
  例如 : 今天做了什麼 ? 明天的目標 ? 主管是否有回饋? 抑或是有更緊急的事物需要協助處理 ?
• 同事之間也須更新工作狀況，除了可以產生互動，同時讓同事放心並知道自己也在上班，也如期完成工作進度。

因為遠端工作不是面對面，更需要刻意分享自己的生活及工作，讓同事知道你在做什麼，並把成果呈現出來，也更容易讓別人給予回饋。

Photo by Octavian Dan on Unsplash

專案延遲怎麼辦？Lulu的三大心法

• 除了促進遠端工作的親和性以外，不論是風險、人員等相關管理仍不可忽視，是必須做的；若遇到專案延遲，安排一對一面談，詢問同事是否需要提供協助。
• 發送專案相關信件時，以圖像化、視覺化的方式去呈現；精簡強調問題的內容，使其透明化，避免產生互相猜測、推託的時間。
• 必須理解執行過程仍有特殊個案，避免自身情緒受到影響。

每日會議的比重安排

目前佔工作的比重是50%，較明顯的變化是，必須時常打電話給相對應的窗口以表達自身的反饋，以及討論稍後會議上的內容。

對LuLu來說，敏捷是？

可以從很多不同的角度去思考敏捷這個詞，它可以是工作的方法論，像是如何安排你的項目；也可以是處事方式、思維方式、面對問題的方式。

重要的是透過敏捷我明白每一個人態度及個性都不同，就因為有不同的思維方式，讓我更願意去了解別人，接受不同的訊息，整合所有人的想法。把本來困難龐大的問題，融入大家的意見後疊加在一起，棘手的問題變的簡單，所有問題便迎刃而解了。

Text/ Eva Chen, Cherie Liao
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