Ágil na Prática: Gestão de Riscos

Diretamente das trincheiras, este é o primeiro post da série Ágil na Prática, com dicas e materiais para colocarmos os valores e princípios do manifesto ágil pra rodar — hoje — de forma simples e direta. O objetivo é provocar pessoas, times e times de times a serem melhores, colaborarem e internalizarem a mudança começando agora mesmo. Let's go #tothepoint

Como funciona?

O quadro de riscos e impedimentos é uma ferramenta de gestão visual muito simples de ser utilizada e vai te ajudar a manter um radar de pontos de atenção, com foco na resolução de problemas. Permite também a sincronia de diversos projetos ou áreas na produção de um resultado em comum. É uma ótima ferramenta para ser usada no SoS (Scrum of Scrums), por exemplo.

Para entender melhor essa ferramenta, antes de mais nada, visualize as colunas Negócio e Tecnologia bem como as linhas Planejamento e Execução. Nesses quadrantes, colam-se cartões post its que simbolizam um risco ou uma oportunidade que pode acontecer ao longo do tempo.

No espaço vermelho, por exemplo, são demandas que podem acontecer em até uma sprint ou 15 dias — conforme sua definição. No espaço verde em até duas sprints ou 30 dias e fora dele mais do que duas sprints ou 30 dias. Bem simples né?

Já as cores dos cartões, significam a probabilidade e o impacto que os riscos podem trazer ao projeto/ produto. O rosa é alta, laranja médio, verde baixa e o azul significa uma oportunidade que pode ser explorada.

Como visualizar os riscos?

Passe uma linha horizontal no meio do cartão. Na parte superior, coloque o nome do cliente/projeto e o impacto que esse risco gera (atraso, retrabalho, custos, etc) com uma breve descrição do problema. Já na parte inferior, insira o plano de resposta. Lembre-se de que ele pode variar entre:

Evitar: Você pode tomar qualquer ação, inclusive mudar o contrato, realocar pessoas, cancelar eventos e etc. É um pouco agressivo, mas em alguns casos é necessário.

Aceitar: Você está ciente e é algo que você só vai se preocupar quando acontecer. Nem precisa de um plano de resposta imediato.

Mitigar: O mais comum. São ações preventivas para reduzir a probabilidade e o impacto. Se já for uma issue/impedimento (já aconteceu), apenas reduz o impacto. Com o tempo a cor do cartão deve mudar já que o resultado das ações diminui a probabilidade e os impactos.

Transferir: Significa repassar para um terceiro a responsabilidade caso o risco se materialize.

Compartilhar: Duas ou mais partes decidem juntas como atuarão sobre um problema, compartilhando a responsabilidade sobre os impactos.

O que significam as caixas Impedimentos e Resolvidos?

A caixa Impedimentos é para os riscos que realmente se materializaram. Já a Resolvidos foi criada para que todos os cartões estejam nela. É essencial que a equipe acompanhe e mova diariamente os cartões. O cenário ideal é que os riscos se resolvam antes mesmo de virarem impedimentos.

Como é feito o acompanhamento?

Em conversas diárias de até 15 minutos, é possível manter o alinhamento sobre a resolução dos problemas. O objetivo é que essa conversa seja o mais enxuta o possível, para que o foco seja direcionado apenas no que se gera mais valor. Veja uma sugestão de roteiro para execução:

  1. Comece com a caixa Impedimentos. Um por um, as pessoas devem falar sobre a resolução dos problemas. Assim, o grupo poderá colaborar para tentar resolvê-lo. Para cada cartão comentado e não resolvido, marque um ponto. Dessa forma, todos saberão quantos dias se leva até resolver um problema.
  2. Sobrando tempo, falem dos riscos no quadrado vermelho (até 1 sprint ou 15 dias), com o foco sempre no impacto e na resolução.
Inspirado no quadro de Alex Singh, do portal Solutions IQ.

Pronto! Agora que você aprendeu as funcionalidades desse quadro, aproveite para aplicar hoje mesmo em seus projetos. Para isso, clique aqui e tenha acesso ao pdf com esse material e o quadro em alta resolução, pronto para impressão.

Agora tenho a certeza de que será possível fazer um gerenciamento de riscos incrível daqui pra frente! Depois, me conta como foi e compartilhe com seus amigos que também podem precisar.

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