3 práticas comuns que mais atrapalham as chapters do que ajudam

Nesse artigo, resolvi falar sobre anti-patterns, isto é, comportamentos que são muito comuns, embora sejam ineficientes ou contra-produtivos quando colocados em ação.

Todos esses anti-patterns me trouxeram lições bem valiosas e que discutimos em uma retrospectiva de chapter para entender como proceder e melhorar.

1. Tolerância a atrasos

Esse é um anti-pattern muito comum em reuniões profissionais e pessoais. É aquele tão conhecido “vamos dar mais 5 minutinhos para todo mundo entrar”.

De modo prático, essa tolerância é proposta com a melhor das intenções. Na nossa chapter, por exemplo, eu acreditava que esperar todo mundo chegar resultaria em encontros com cada vez mais pessoas, o que motivaria nossa chapter a crescer e a ter mais engajamento.

Acontece que, conforme esse tipo de concessão foi sendo dada, mais e mais necessária ela ia se tornando. Com o tempo, aqueles 5 minutinhos de tolerância acabaram sendo incorporados à reunião, de forma que um encontro que antes começava às 14h15 passasse a ter início às 14h20.

Além disso, já ocorreu de ficarmos esse tempo esperando por pessoas que sequer apareciam. Dessa forma, prejudicávamos ainda mais quem tinha se comprometido com o horário, já que havíamos desperdiçado tempo à toa.

Em vez de estimular as pessoas a participarem mais da reunião, esse tipo de comportamento acaba gerando o efeito contrário. Afinal, quem chegasse no horário acabaria perdendo 5 minutos para esperar os atrasados de qualquer forma.

Da mesma maneira, uma vez que a reunião passou a começar às 14h20, os atrasos passaram a ser cada vez maiores, o que fez com que aqueles 5 minutinhos de tolerância tivessem que se tornar 10. Quanto mais essa bola de neve crescia, as pessoas se tornavam menos compromissadas com a reunião.

Para resolver essa situação, passamos a adotar a ideia de que 2 pessoas já era quórum suficiente para começar a reunião. A medida que passamos a realizar os encontros com maior regularidade, as pessoas ficaram mais compromissadas com a chapter.

2. Confirmar reuniões já agendadas

Outro anti-pattern bem comum é confirmar uma reunião que já está marcada na agenda, como se fosse uma verificação em duas etapas.

Assim como o primeiro exemplo, essa anti-pattern também tem a melhor das intenções. A ideia é lembrar a pessoa daquele compromisso para garantir sua presença e, dessa forma, ter chapters mais frequentadas.

Tal comportamento acabou gerando a necessidade de que toda reunião fosse confirmada, independentemente se ela já estivesse marcada na agenda ou não. Dessa forma, se criou a noção de que o encontro não iria acontecer até que alguém dissesse o contrário.

Não me entenda mal, não estou propondo abolir mecanismos de lembretes automatizados, como mensagens disparadas no Slack de tempos em tempos, por exemplo.

No entanto, é preciso tomar o cuidado para que as pessoas entendam que o padrão é que a reunião aconteça, e não a exceção. Tendo isso em vista, valeu a pena discutir com a chapter buscando propor novos horários e formatos para o encontro.

3. A chapter não é o líder

Me lembro de uma vez que o líder de uma chapter tirou férias e, quando voltou, foi perguntar para as pessoas como tinham sido os encontros anteriores. Acontece que não houve nenhuma reunião. Afinal, era sempre o líder que as organizava.

Essa situação nos ajuda a entender a importância de se dividir papéis. Isso evita que uma chapter fique disfuncional caso o líder tenha que se ausentar por algum período.

Dividir papéis pode também dar mais pluralidade a chapter. Afinal, a divisão de responsabilidades possibilita que mais pessoas tragam novos temas para a discussão. Temas esses que partem de suas próprias necessidades e pontos de vista, o que enriquece a experiência da chapter como um todo.

Quais dessas anti-patterns você identificou aí na sua empresa? Sabe de alguma outra? Comente aí embaixo! Estou curioso para saber como você e sua empresa lidam com esse tipo de prática.

Esse artigo faz parte de uma série sobre chapters. A introdução pode ser encontrada em Por que fui surpreendido pelas chapters da AIS?

A série completa é:

• 3 práticas comuns que mais atrapalham as chapters do que ajudam: Compromisso e pontualidade e o como isso impacta nos nossos encontros.
• Sobre o que falar/ Um lugar para chamar de seu em que discutiremos como aumentar a participação das pessoas e como trazer novos conteúdos.
• É sobre pessoas, é sobre comunicação, é sobre soft skill, é sobre risco/Sua cidade, estado, país ou mundo para aumentar o engajamento — nesse artigo discutiremos como a comunicação é fundamental.
• Livros que me influenciaram na minha teoria de engajamento — nesse artigo discutiremos alguns livros e insights que me influenciaram na chapter JVM
• Organização de liderança/ Assembleias — nesse artigo discutiremos sobre (des) padronização de chapters, sabendo que uma chapter é um conjunto de pessoas, e que por tanto, algumas coisas não são passíveis de serem padronizadas. Autenticidade e autonomia estão no core dessa questão
• Como as chapters ou comunidades morrem — nesse artigo discutiremos alguns sinais que podem ser observados para o desengajamento e morte de uma chapter.
• Um homem que segura um gato pelo rabo aprende algo que ele jamais aprenderia de qualquer outra forma — nesse artigo discutiremos algo que só será possível descobrir por si mesmo ao liderar uma chapter. Em alguns cenários, a teoria é bem diferente da prática.