Covid 19 ve Akbank Tasarım Ofisi
Covid — 19 salgınının tüm dünyayı nasıl etkilediğini hepimiz olumlu veya olumsuz şekilde deneyimledik. Akbank Design Studio olarak bu dönemde nasıl bir süreçten geçtiğimizi, bu sürecin bizi nasıl etkilediğini ve bu süreci nasıl yönettiğimizi paylaşmak istiyoruz.
Pandemiye Adaptasyonu Nasıl Sağladık?
Covid -19 salgınının dünyada hızla yayıldığı haberleri yayınlanmaya başladığında bir çok birey gibi bizler de başta ne ile karşı karşıya olduğumuzun farkında değildik. Hatta bu süreçte ekip arkadaşlarımızdan biri Avrupa seyahatini sürdürürken bir anda binamızın koridorlarında dezenfektan kutuları görmeye başladık. Tedirginlik oranımız artmaya başladığında binamızda bulunan doktorlarımız ve iş güvenliği ekiplerimiz tek tek bölümleri gezerek durum ile ilgili bizimle bilgiler paylaşmaya başlamışlardı. Türkiye’ye salgın hastalığın ulaştığı haberi gelmeden masalarımızda maske ve dezenfektanlarımız yerini almıştı.
Covid-19 vakasının Türkiye’de görüldüğü ilk gün kendi içimizde nasıl önlem alabileceğimizi konuşuyorduk. Farklı şirketlerin uzaktan çalışma modelini uygulamayı düşündükleri bilgileri geliyordu. Banka çalışanları olarak bizler bu duruma adapte olabilir miyiz diye düşünürken bir anda uzaktan çalışma modeline hazır olduğumuzu öğrendik.
Önce yurtdışı ile bağlantısı olan arkadaşlarımız hızla evlerine gönderildi ve sadece iki gün sonra, artık bütün ekip sabah 9’da “online” idik. Böylece uzaktan çalışma modeli hayatımıza hızlı bir giriş yapmış oldu. Bizi bu süreçte en çok şaşırtan uzun sürecek gibi görünen değişime nasıl bu kadar hızlı adapte olduğumuzdu.
Uzaktan İşbirliğini Nasıl Yönettik?
Uzaktan çalışma modeli hayatımıza bir anda girdiği gibi yeni yöntemleri de hızlıca keşfedip ç̧alışma düzenimize adapte etmemizi gerektirdi. Darwin üstadın da dediği gibi “Hayatta kalan sadece adapte olabilendir.” Biz Akbank Design Studio olarak eski normalimizde kullandığımız bulut tabanlı araçlar sayesinde uzaktan çalışma sürecine neredeyse sorunsuz geçiş yaptık. Bizim için farkeden tek şey; her sabah 09:15 teki günlük scrum toplantılarımızı ofiste ayakta değil de evdeki bilgisayarlarımızın başında yapıyor olmamızdı.
Ofisimizi ve birlikte geçirdiğimiz zamanları elbette çok özlüyorduk. Anca uzaktan çalışma ile birlikte diğer takımlarla olan iş birliğimiz de oldukça hızlanmıştı. Eski normalimizde product owner’ımızın getirdiği her yeni iş, iş birimleri ve yazılım ekipleri arasında yürütülen toplantılarla tamamlanırdı. Bu toplantılarda defalarca çalışmaların üzerinden geçilerek alınan kararlar ve yapılan tasarımlar doğrultusunda çalışmalarımızı tamamlardık. ABM (Akbank Bankacılık Merkezi) kampüsündeki neredeyse 4 bin kişilik çalışan nüfusu düşününce toplantı odası bulmakta zorlandığımızı tahmin edersiniz. Uzaktan çalışma modelinin nimeti sanal toplantı odaları ile toplantı yapmak mekan bağımsız ve daha ulaşılabilir hale geldi. Toplantı sayılarımız artmış olabilir elbette ama ortak vakit yaratmanın ve çalışmaları bu şekilde tamamlamanın konforu paha biçilemez.
Kullanılabilirlik Test Süreçlerine Ne Oldu?
Uygulamalarımızın kullanılabilirliğini ölçtüğümüz test süreçlerimiz de pandemiden nasibini aldı. Belki ilk etapta çok sevdiğimiz test odalarımızın eksikliğini hissetmiş olabiliriz. Ancak sonrasında bu durumu da avantaja çevirdiğimizi söyleyebiliriz.
Pandemi öncesinde, test odamıza kullanıcıları davet edip, prototiplerimiz üzerinden kullanıcılar ile yan yana testlerimizi tamamlardık. Bu süreçte kullandığımız özel uygulamalar ve kamera sistemi ile senaryoları kayıt altına alırdık. Şimdi her şey gibi bu testleri de online yürütebiliyoruz. Son yaptığımız testleri video konferans görüşmesi üzerinden prototip linklerini kullanarak, kullanıcıları alışık olduğu ortamdan ayırmadan yapıyoruz. Aslında, yeni düzene uygun etnografik bir test yapmış oluyoruz.
Testlerimizde en sık rastladığımız sıkıntılardan birisi kullanıcıların test esnasında rahat hissedememesi, stres olması ve normalde yapacağı davranışların dışına çıkmasıydı. Yeni düzende video görüşmelerle yapılan testlerde, kendi çalışma ortamlarında kendi bilgisayarlarıyla daha rahat hisseden kullanıcılar daha doğru çıktılar veriyor ve daha kapsamlı yorumlar yapabiliyorlar. Kullanıcıların kendi bağlamlarında katıldıkları bu testlerde kendilerini daha rahat hissettikleri için bize daha doğru veri sağladıklarını fark ettik. Ayrıca artık testlerimizi başarılı bir şekilde çok daha hızlı ve daha çok kullanıcıyla ulaşarak yapabiliyoruz. Çünkü 1 saat ayırmamız gereken seanslar artık neredeyse yarım saatten bile kısa sürüyor. Arka arkaya test planlamak, bunun organizasyonunu oluşturmak en çok zorlanılan işlerden biriydi ve artık o da bir sorun olmaktan çıktı. Gözlemciler de artık aynalı odadan çıkıp aramıza “mute” olarak katılabiliyorlar.
Olmazsa Olmaz Workshoplar da Artık Online
İş akışımızın olmazsa olmazı workshoplarımızı da online platforma taşımamız gerekti. Uzaktan workshop yapmanın avantaj ve dezavantajlarını değerlendirirsek, her ne kadar bir arada çalışmanın keyfi yadsınamaz olsa da uzaktan uygulanan workshoplar bu süreçte oldukça kolaylaştı. Çünkü eski normalimizde bir workshop organizasyonu için toplantı odası ve çalışma arkadaşlarımızla ortak zamanı yakalamak oldukça zordu. Şimdi bu konforun keyfini, artırdığımız zamanları kullanarak motive olmaya ve keyifli zaman geçirmeye, birbirimizden yeni şeyler öğrenmeye hız kesmeden devam ederek çıkarıyoruz.
Pandeminin Sonuna Gelirken…
Geriye dönüp geçirdiğimiz 2 yıla bakınca ekibimize ve çalışma ortamımıza olan özlemimiz bir gerçek. Bir arada çalışmanın tadı kesinlikle bambaşka. Ancak günümüz dijital dünyasının bize sunduğu avantajlar, yoğun olan ajandalarımızı kolaylıkla yönetebilirken uzaktan da olsa bir arada olabilmenin keyfini yaşatıyor.
Yaklaşık 2 yıl süren pandemi dönemi boyunca uzaktan çalışma zamandan kazanım sağlarken bir taraftan da iletişimimizin kalitesini ve motivasyonumuzu artırmamıza sebep oldu. En önemlisi de bu kazanımları çalışmalarımıza başarılı bir şekilde yansıtabildiğimizi görmüş olduk.
