Başarılı Bir Proje Yönetimi için 10 Altın Kural
Profesyonel hayatta çalışan herkes proje kavramına aşinadır. Farklı ölçekte, farklı kişi sayısıyla, farklı zaman dilimlerinde olsa da hepimiz çok sayıda projenin içinde farklı rollerde yer almışızdır. Proje yönetimi konusunda dünyada en yaygın bilinen uzmanlık sertifikasyonu, PMP kısaltması ile bilinen Project Management Professional sertifikasıdır. Proje yönetimi (Tabii buna portföy yönetimi ve program yönetimi de dahil) konusunda görev yapan kişilerin bu konudaki yetkinliğinin bir belgesi olan PMP sertifikasyonuna sahip olduğunuzda bu yetkinliğinizi dünya çapında kullanabiliyorsunuz ve ortak bir dil ile haberleşebiliyorsunuz. Bankamızda da Akbank Teknoloji bünyesinde dünyaca geçerli olan PMP sertifikasına sahip 15’e yakın arkadaşımız mevcut. Bunlardan biri -ve en eskisi- de benim. :) Bir PMP olarak proje yönetimi konusundaki en iyi örnekleri de çalıştığım projelerde Akbank Teknoloji bünyesinde görev alan arkadaşlarımıza aktarmaya gayret ediyorum.
Bundan yaklaşık 5 yıl önce, 2018 Nisan’da, Dinamikler — Proje Yönetimi Kongresi’nde “15 Yıllık PMP’den 15 Proje Yönetimi Dersi” başlıklı bir sunum yapmıştım. Yaklaşık yarım saatlik bir sunumdu. Yaptığım bu sunumu baz alarak, benim için daha fazla öneme sahip 10 başlığı, biraz daha kısaltılmış ve son yıllardaki tecrübelerimi de katarak paylaşmak isterim. Başarılı bir proje için bana göre 10 altın kural şunlardır:
1) Yönetim Desteği: Bir kurumda aynı anda genellikle çok sayıda proje yapılır. Akbank Teknoloji’de ise bu rakam yıllık 500’ün üzerindedir. Bu projelerin hepsi aynı önem derecesine sahip değildir ve yönetim katında (Hem teknoloji hem kurumun üst yönetimi) bilinen projeler değildir. Bazı projeler ise üst seviyede çok yakın takip edilir, ilgi görür ve dikkatle izlenir. Bunlara “Yönetimin Radarındaki Projeler” deriz. Bir proje için yönetim desteği varsa ve yakın izleniyorsa genellikle başarı şansı artar. Dolayısıyla yönetim desteği ve ilgisi proje başarısı için ilk sıralarda yazılabilecek bir başarı faktörüdür.
2) Yetkin Kaynaklar: Bakmayın yapay zekanın yükselişine, dijitalleşmenin artışına, teknolojinin gelişmesine; projeleri robotlar veya yapay zeka değil, insanlar yapar :) Özellikle karmaşık ve büyük organizasyonlarda, projelerde çok sayıda kaynak görev almaktadır ve bu kaynakların yetkin olması (Gerekli teknik bilgi ve beceri ile donanmış ve projeyi kotarabilecek seviyede) projenin başarısı için oldukça önemlidir. Bu yüzden kurumlar yetkin ve tecrübeli kaynaklarını “ellerinde tutmaya” gayret eder ve kaybetmek istemez. Özellikle yazılım projelerinde bu oldukça önemlidir. Bir inşaat projesinde olduğu gibi ayrılan ayrılsın, gidenin yerine yenisini alır devam ederiz diye düşünmek pek mümkün değildir. :)
3) İyi İletişim: Proje yönetiminin temeli iyi iletişimdir. Projeler farklı kişilerin bir araya gelerek oluşturduğu “proje takımları” ile yürütülür. Bu takımlar uzaktan çalışma düzeninde çalışıyorsa fiziksel olarak her zaman bir araya gelemezler. Bu yüzden doğru iletişim kanallarını doğru zamanda kullanmak projenin başarısı için gerekli olacaktır. Proje ekibinin kuvvetli bir iletişiminin olması, sıklıkla bir araya gelerek projedeki açık noktalar hakkında çözüm arayışına girmesi, ilerleme gerektiren konuları hızlıca üst yönetime bildirmesi proje başarısında bir diğer önemli etkendir.
4) Kapsam ve Ürünü Doğru Anlamak: Projeler “yeni bir ürün, hizmet veya servis” üretmek için yapılan işlerdir. Yapılan iş yeni bir ürün veya yeni bir fonksiyon üretmek olacağı için bu “yeniliğin” doğru şekilde anlaşılması oldukça kritiktir. Ürünü doğru tanıyan ve bilen, müşterinin beklentisini doğru anlayan proje ekipleri daha başarılı ürünler yapar. Aksi halde geliştirilen ürün veya sürüm “bizim beklentimiz bu değildi” şeklinde bir dönüş alacaktır.
5) Dinamik Planlama: Proje yönetiminde planlama çok önemlidir. Hiçbir projeye plan yapmadan başlanmamalıdır. Yazılım projelerinde de bu durum geçerlidir ve yazılımın kullanıcısının bir plan/takvim beklentisi mutlaka vardır. Ancak son yıllarda çevik dönüşüm ile birlikte artık “bir plan yaparız ve bu plan projenin sonuna kadar değişmez” katılığı geride kalmış durumdadır. Planlama önemlidir, evet ama planlama bir kez yapılan ve sonra değişmeyen bir şey değildir.
6) Değişime Adapte Olabilmek: Çevik (Agile) Manifesto’nun önemli maddelerinden biri şu: “Bir plana bağlı kalmaktan ziyade, değişime karşılık verebilmek daha değerlidir.”
Bir üstte bahsettiğim “Dinamik Planlama”ya oldukça yakın bir konu olmakla birlikte, bunu biraz daha “değişen piyasa koşullarına, organizasyona, takım dinamiklerine uyum” olarak değerlendiriyorum. Projelerde her zaman her şey toz pembe gitmeyecektir ve beklenmedik durumlar oluşabilecektir. Bu değişimlere ne kadar hızlı adapte olunursa başarı şansı o oranda artar.
7) Etkin Risk Yönetimi: Projeler, tanımı itibarı ile belirsizlikler içerir. Çünkü hiçbir zaman başladığınız bir projenin 5–6 ay sonra sorunsuz bir şekilde ve tam gününde tamamlanacağını garanti etme şansınız yoktur. Başarılı projelerde tarihte hiç sapma olmadan ve ürünün eksiksiz şekilde teslim edildiğini görürüz ama henüz projeye başlarken bu proje sorunsuz bitecek diyebilecek bir teknoloji icat edilmedi. Bu yüzden proje boyunca risk yönetimini doğru yapmak, oluşabilecek riskleri ve sorunları önceden öngörüp risk yönetimi faaliyetlerini işletmek, oluşan riskler için aksiyon planlarını hızlıca oluşturup yakın takip etmek bir diğer önemli başarı faktörüdür.
8) Bütçeye Uyum: Proje yönetimindeki dört temel bileşen; kapsam, zaman, maliyet ve kalite yönetimidir. Özellikle yazılım projelerinde geliştirilen yazılım, kurumun kendi iç kaynakları ile yapılıyorsa bütçe yönetimi göz ardı edilebiliyor. Nasıl olsa işi yapan kaynaklar kurumun maaşlı çalışanları, planlanandan fazla efor da harcasak maliyet artmayacak düşüncesi yanlış. :) Çünkü siz bir proje için planlanandan fazla kişiyi planlanandan fazla sürede çalıştırırsanız aslında başka potansiyel işlere harcayacağınız kaynakları kullanmış oluyorsunuz. Bu yüzden efor ve kişi bazında bakıp bütçeyi aşmamak da önemli.
9) Doğru Önceliklendirme: Hepimizin kullandığı pek çok ürün var ama ürünün tüm özelliklerini aynı anda kullanmıyoruz. Hepsi aynı öncelikte değil. Yazılım projelerinde ortaya çıkan ürünlerde de durum böyledir. Proje yönetimi dünyasında çok eskiden beri bilinen “Pareto Kuralı”nda -çoğu kişi bunu “80’e 20 kuralı” olarak da bilir- şu söylenir: Sonuçların %80’i etkenlerin %20’sinden kaynaklanmaktadır. Yani siz ürünün “en önemli ve en öncelikli” yüzde 20’lik kısmını ürettiğinizde aslında beklentinin yüzde 80’ini karşılamış olursunuz. Rakamlar fazla mı geldi? O zaman şöyle yapalım; cep telefonunuzda yer alan 100 tane uygulamaya bakın ve 100 dakikalık sürede bunlardan kaç tanesini kullandığınızı düşünün. Sanıyorum sayı 20’yi geçmeyecektir. Diğer 80 uygulama? Eh, onlar da lazım olduğunda arada bakıyoruz. Lütfen ilk 20 uygulamama dokunmayın, onlar çok öncelikli. :)
10) Doğru Zamanda Doğru Kişiye Eskalasyon: Çoğu projede zaman zaman eskale edilmesi (üst yönetime bildirilmesi) gereken konular ortaya çıkar. Proje ekibinin kendi başına karar alamadığı, çözüm bulamadığı, proje yöneticisi veya ürün yöneticisinin yetki sınırlarını aşan ve daha üst seviyede destek gerektiren konuların doğru zamanda ve doğru kişiye eskale edilmesi projenin sağlıklı ilerlemesi için gereklidir. Proje ekipleri bazı durumlarda bunu yapmaktan çekinir. Yaşanan bir problem varsa bunun sponsor veya üst yönetim seviyesinde bilinmesini ve görünür olmasını istemez. Ancak bu eskalasyon geciktikçe daha tehlikeli bir hal alır ve geç bir aşamada söylendiğinde “bu durum devam ediyorsa, niye bugüne kadar haberdar olmadık?” şeklinde karşılanır. Bu yüzden şeffaf şekilde, eğer proje ekibince çözülemeyen ve üst yönetim desteği gerektiren konular varsa doğru zamanda ve doğru kişiye uygun şekilde konu iletilmelidir.
Burada yazmış olduğum maddeler kişisel görüşüm olup, proje yönetimi mesleği içinde geçen 20’den fazla yılda edindiğim tecrübelerden ibarettir. Umarım okumaktan keyif almışsınızdır. Hepinize başarılı projeler diliyorum.
Bir sonraki yazıda görüşmek üzere…
