當「在家工作」成為新日常後的個人反思

Aki
Aki
May 7 · 12 min read

要寫的文章積得越來越多,但正式走入在家工作第三個月的日子,最終這主題硬是攔截了其他積累已久的backlog ,成為我 Medium 今年首篇也最符應時事的文章。

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陪伴我一百天來的書桌,總有那麼幾個瞬間覺得自己像看著不同監視器畫面的大樓管理員

What ‘Work From Home’ means — 所謂的「在家工作」

前陣子看到國際新聞提及由於新冠肺炎的影響,全球有逼近一半人口都被限制於某地域而不能自由移動。過去在科技公司作為福利之一的「在家工作(Work From Home)」成了目前多數上班族的日常,而這也是為什麼我突然得到了這篇文章的靈感。

前言:「在家工作 (Work From Home)」與「遠距工作 (Remote Work)」不完全相同,遠距工作表示科技遊民們可以帶著電腦隨時在咖啡廳、其他城市遠端工作,但我在本文僅針對目前新冠肺炎的疫情,想多深入分析「家」與「辦公室」的界線。

多數人對於能在家辦公是充滿憧憬的,然而當在家工作成為日常,我個人認為它所表達的概念不再代表著自由與開放的工作文化,而將成為一波對於實體與虛擬的辦公場域的全球革命性浪潮。

當在家工作成為日常

我近期常思考當「在家工作(Work From Home)」不再是個工作福利而是生活,它究竟帶來的影響為何?

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像敝司般的矽谷網路公司,多半採開放式的辦公室設計。這樣的空間裡沒有明確人與人的距離,任何人都可以躺在公共區域的沙發上小憩、也能夠一站起來就一覽同事是否在座位上。開放式辦公室的優劣爭辯早已不是一個新話題,然而在病毒肆虐時更加成為眾人的隱憂。當這類型的辦公環境一出現確診案例,行動軌跡顯示被接觸到的高風險人群比起一般傳統公司還要來得多太多了。此外,科技公司另個知名的供餐福利也成為了眾矢之的。如同飯店自助餐的公司食堂將可能成為下一個病毒傳染的溫床,要如何確保供餐的衛生成了公司的頭痛難題。

以上討論並非認為開放式辦公室百弊無一利,但確實暗示了矽谷開放辦公室的趨勢有可能將在短期被推翻,至少在可預見的未來,這些辦公室設計與福利反將成為之後重返辦公室的絆腳石。

對員工而言,這些福利是他們原先與公司談好的薪資待遇。所以當無法享用到提供的三餐、咖啡、零食等供給或完整的辦公桌設備,實際上「在家工作」可能代表著更多日常的開銷將會產生。

反向對公司而言,過去給予員工的福利無法被落實也並非一件壞事。相關的設備營運成本可以降到最低,長遠也可預見若大家都無需進公司上班,那麼辦公室的維護、供餐、相關供給等資源都能被轉移到其他更重要的項目上。

“— — 畢竟如果大家都能夠在家工作,那麼辦公室還必要嗎?”

這問題在疫情結束後可能會引發新一波的工作革命,包含辦公室是否該存在、是否會有更多開放全遠距的公司(例如現在的 Mozilla, Zapier等公司)因應而生、全遠距工作的績效考核應如何處理,甚至推及到若辦公場所的地域限制不復存在,人們之後對於居住與工作地點的選擇也將受到影響。

不過,除了上述的成本外也有另一個值得被討論的關鍵:工作效率。

在家工作做得更多還是更少

每個人對在家工作的效率有不同的期待,有些人屬於一定要離開家裡才能夠遠離誘惑。回想過去讀書時期,總有些朋友非得在圖書館與咖啡廳才能夠定下心來準備考試,有些人則是在聽聞自己可以有較長時間在家工作後,總充滿著雄心壯志想完成過去早計畫卻尚未有時間做到的事情。

在宣布強制性的在家工作政策後,我原先認為自己的工作效率除了不受影響外,也應該可以不受雜事干擾更快完成我規劃中的項目。我試想,在家工作表示省去了通勤或在外尋覓三餐的時間,在家工作同樣也表示可以隨時 Stand-by 處理工作中各種臨時狀況,比起明確朝九晚五的界線,似乎暗示將能有更多產出。

然而,事實上並非如此。

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從一開始紀錄三餐自煮到後期的煮飯倦怠

先將在辦公室與家中個人效率的比較擱置一旁,姑且談論實際花在工作上的時間:雖然可以省去交通時間,然而卻沒有省去我需要為三餐準備的時間。準備時間可能是決定吃什麼、訂購外賣的等待、自煮時的食材備料與料理等,這些加起來或許比我原先通勤的一小時還要來得多上許多。

家人也是個變因,若是有小孩或長輩的家庭,那麼將有一定比例的時間撥給照護;在家工作表示你或許得在特定時間領取包裹、在人流較少時為家人去超市採購,原本的八小時工作時間也可能被拉長到朝九晚八甚至是深夜持續將當天工作完成。

在工作上,過去可以直接面對面討論來完成許多決策,然而現在卻須配合各自在家的作息(如設計師要接小孩下課、PM需照顧家中長輩等)、因應不同網路狀態而調整,過去可以實際參與的產品發想(Brainstorming)或是線下的使用者訪談都在轉往線上視訊形式後減低了效率。因而原先一個會議可以得到的討論結果,或許現在需要更多討論、更多事後的電子郵件來達到相同的效果。此外,視訊會議本身其實比面對面溝通更加令人疲憊,比起原先可以透過動作、手勢、表情與語言來協助理解溝通內容,現在隔著螢幕我們每秒都需專心聆聽一閃而過的句子。

於是第一段所提及的「認為自己可以完成更多」想法或許也並不實際。認為自己因為在家就能夠完成更多,實際上只是強迫自己在家上班的同時擠出更多資源給予這些原本就沒有時間完成的項目。

對於在家工作能完成更多還是更少的問題,重要的或許是針對自己的了解而去修正期待。

心理戰 — 這是場馬拉松而不是短跑

每個人在家中的效率有所差異,面對的問題也都不同,我自己身邊的人(包含剛開始在家工作的自己)所遇到問題反而是在家工作後沒有明確的「下班邊界」。我發現如上一段提及的效率受到影響後,我常覺得自己吃完晚餐後可以再做點工作、休息一下後再處理點事 — — 導致沒有一個明確下班的狀態。

很多人好奇,為什麼原本自己也偶爾在家工作,也認為有電腦設備應該在哪裡工作都不成問題,效率依然會受到目前「在家工作(Work From Home)」狀態影響?私認為,這是由於目前的疫情強迫改寫了我們大腦過去對場域的認識。

從小到大,你可能花了超過二十年的時間在習慣學校就是跟著課表上課、在辦公室就是開會工作而回到家後就能夠好好休息。這也是為什麼「家」往往與「舒服」的概念相連在一起。這種認知習慣讓我們在轉換脈絡時,大腦可以更好地分配資源給相對應的任務。但一夕之間,當我們需要強迫大腦將對於「家」的認識連結到「工作」時,便會面臨一段磨合的適應期。

我認為由於新冠病毒而被迫在家工作的狀態,如同一場看不到盡頭的馬拉松,而非短跑。

我去年開始重新練跑時發現自己喜歡短跑(<10公里)勝過長跑,我需要很明確地看到自己每公里的進程,而不會覺得自己卡在一個看不到終點的遙遠路途中。

在過去你可以選擇下週在家工作後,隔週去辦公室處理特定的任務,然而現在我們卻不知道何時能夠重返辦公室,看不到盡頭的狀態讓人們失去了選擇的自由。過去你可以週末去朋友家串門子、突然想吃什麼而出門購買又或是提早安排下個月海島的度假,但現在不知道這些活動會在下個月、下一季甚至是下一年才可能發生,擔心看不到未來的現況加深了心理壓力。或許「在家工作」賺得了些微的時間與舒適,但事實是心理的壓力來源卻更多了,更讓我們無法專注在當下的工作。

看不到終點意即我們不能有計劃地調整自己的節奏與氣息,也就是英文所謂 Pacing 的概念。

如同跑步時的配速,當距離終點只剩三公里時開始跟自己喊聲「再撐一下,就快到終點了」;當你才在半途時,你或許不介意放慢一點腳步來重新調整自己的速度 — — 但疫情現況是一場看不到終點的馬拉松,所以我們本就需要多一點時間來調整、來更好地為自己配速,而無需期待自己在宣布在家工作後隔天馬上就能找到合適的節奏。

待在家的日子學到的事

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接下來的幾個段落,屬於我個人這三個月來的一些生活學習。

大概從上個月開始,我們部門每週都有一段時間留給彼此閒聊,確認彼此的近況。幾週下來,我與同事們漸漸感受到因為疫情而在家工作的焦慮感是非常真實的。當然,我們都是幸運的一群,我們的工作穩定而不受到影響,但是即便我們是幸運的,不代表我們就會是幸福的一群。

其中一個同事說到,他在這段時間裡不斷做惡夢,夢到自己年邁的父母得到新冠肺炎而逝世,在海外求學的他想起如果當年畢業後沒有毅然回到家鄉,夢境中他甚至無法趕回來見父母最後一面。另一個正準備搬家的同事說,他開始反思自己對於生命中許多選擇的原因,越是在這種混亂的時刻他意識到自己其實從未認真想過家人、愛情、友情與職涯發展,對於他的重要性排序究竟為何。

我自己則在公司宣布在家工作後,一開始自認為不會有什麼困難,卻在第一週後開始因為完成不了計畫中的工作而感到生氣與自責。我感受到我的時間變多了,但也明顯感受到不想工作的情緒,並不是偷懶想午覺、玩遊戲或看影集,而單純只是覺得疲憊到不想做任何事情。

A. 停止超額完成(Stop over-achieving)

我意識到根本原因是我對自己的期待是錯誤的。如同前述幾段,在家工作的我其實無需覺得自己必須做更多事,也無需覺得自己應該要隨時都在線上,以向其他人證明我在認真工作 — — 只需把份內的任務完成,並且對於狀態誠實。

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失眠夜裡所捕捉的日出時刻

所謂對自己的狀態誠實是,告訴同事或許午後會去超市採購而不在位置上、告訴同事自己失眠而狀態不好,所以只會優先完成重要的大項目,而小項目比較晚被處理等等。彈性,就是在家工作的優點,如果今天真的非常疲憊那麼就午覺吧,在不影響他人的情況下晚餐後再把事情完成。

如同我主管,以及敝司許多高層出來喊話時說的:

“It is okay to be not okay in this situation, you already exceed expectation by working from home where you never prepare yourself for.”

B. 如何維持個人生產力

這是我幾個月下來的經驗談,僅供參考但希望能有些幫助。

在家工作後由於上下班界線不明,因而我開始透過「儀式感」來創造界線。原本起床盥洗後,穿著睡衣便隨意早餐開始工作,現在的我很明確地建立出自己的規律:即便不出門也會換掉家居服或睡衣,早餐後固定花 5 到 10 分鐘手沖咖啡後回到書桌前開啟一天。沖咖啡的動作成為了如同我過去在辦公室走去茶水間倒咖啡的「上班分水嶺」。

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雖然在家裡有比較多的彈性,但我依然會固定三餐時間。我目前養成的習慣是以午晚餐來切割我的工作事項:哪些事情應該在午餐前(上半天)被完成與晚餐前(下半天)被完成。上半天完成的項目通常會較彈性而輕鬆,例如回覆電子郵件、閱讀產品更新文件;下半天則會留給需要長時間專注的任務,例如撰寫產品企劃。甚至以新加坡目前封城的狀態,我會刻意早起在人潮最少時去超市購物後再回來工作。

同理,雖然週末或許還是得待在家,但把工作與私人生活明確地劃分開,反而會有助於自己在有限時間內不拖延而更有效率。若是總想著平日做不完的事情,可以在週末慢慢完成,那麼反而身體會覺得在家就是得不間斷地工作,而失去了原本「在家休息」的身體習慣。

如果在家工作的日子是一段看不到盡頭的馬拉松,那麼至少先把時間切成較短可管理的日、週工作行程,會比較明確讓自己看到進程。對我而言若早上的項目完成,通常也表示我應該午餐了;若是午後狀態不佳,那麼下午的工作項目也會有明確未完成的清單被移到晚餐後。我會在每天下班前進行隔一天的規劃,保持著20%的彈性以因應臨時變化。

最後我可以提供的訣竅是養成固定習慣,讓大腦無需特別思考就可以直接反應。除了上面所提的一日工作項目的清單外,我也會把固定把某幾個重要活動歸在固定的日子。例如我週二四的傍晚是運動時間、週五一早固定為我的超市購物時間,讓我在其他天時不用特別思考這些活動應該要何時進行,也可以讓我在安排工作項目時更有效率。

Final Words

這篇文章僅以我在家工作後的反思作為主體,然而背後有更多在病毒出現前我們始料未及的議題也值得被討論,例如,在家工作本身就是個階級的分水嶺。科技業可以拿著電腦在家工作,然而前線的服務業,這些最被疫情衝擊的人卻沒有這選項。

我是幸運的,比起很多人都幸運。然而幸運是一個相對的概念,我比起那些因為病毒而失去工作的人幸運,而在台灣依然可以正常地出門買珍奶雞排的人,比起被困在封城狀態裡的人們幸運。現在還能夠撰寫這篇「在家工作」主題文章的我,在這時期每天都有對生活全新的認識與反思,因而更想趁著有時間的時候把文字記錄下來。

原先撰寫這篇文章時,最早的想法是深入討論疫情所引發的「在家工作」對工作型態的改變,以及在未來後疫情時代可能對辦公室與工作帶來的衝擊。然而,在開始著手文章後卻發現這是一個太深太廣的領域,而目前的我僅能在本文中單純分享這三個月來的個人經驗與習得。但也期待未來等我有更多反思與收穫後再與大家分享。

最後,希望不管正在看這篇文章的你處在世界的哪一個角落,都能平安健康。

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And wear masks, please.

akichy

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Written by

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Product Specialist @Facebook APAC | Tech products management/ development enthusiast| 人生目標是「有知有覺地過每一天」

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