Process Automations — BPM
Süreç Otomasyonlarından BPM (Business Process Management) yani iş süreçleri yönetimi bugün hemen her kurumda yaygın olarak kullanılıyor. Peki neden bu iş süreçlerine ihtiyacımız var? Hayatımıza nasıl girdi? İş süreçleri bugünkü gerçek potansiyeline ulaştıran fikir nedir? İş süreçlerinin manasını kavramak ve sırrına ermek için hayat serüvenini, Paul Coelho nun ifadesi ile kişisel menkıbesini, incelememiz bize yol gösterecektir.
İş Süreçleri, TQM (Total Quality Management) yani toplam kalite yönetimi ile hayatımıza girmiştir. Bu kavram literatürde genel olarak müşteri ihtiyaçlarını karşılayabilmek için kullanılan insan, iş, ürün ve/veya hizmet kalite gereksinimlerinin, sistematik bir yaklaşımla ve tüm çalışanların katkıları ile sağlanmasıdır. Bu konuyu ubuntunun felsefesi üzerinden değerlendirecek olursak, bu hikayede vurgulanan ana fikir; “Ben, Biz olduğumuz zaman Ben’ imdir.” Yani en doğal haliyle toplam kalite yönetiminin tam katılım prensibini açıklar. Tüm çalışanların katıldığı, ortak bir hedefe koştuğu bir uhuvvettir aslında.
Toplam Kalite Yönetimi kavramı ilk olarak Henry Ford 1926 yılında My Life and Work Kitabında bahsetmiştir. Amerika ve Avrupa da pek ilgi görmeyen bu konu 2. Dünya savaşından sonra uzak doğuda özellikle Japonya’ da çok benimsenmiştir. Biliyoruz ki 2. Dünya savaşında atom bombası ile büyük bir yıkıma uğramıştı Japonya. Şimdi ise hemen her sektörde çok başarılı işlere imza atıyorlar. Toplam kaliteyi arttıran kapsamlı çalışma felsefeleri geliştirmişlerdir. Kaizen Felsefesini örnek verebiliriz.
Kaizen felsefesinde benim en çok etkilendiğim kısım problemlere bakış açılarıdır. Sorunları Hoş geldiniz Problemler diyerek sevinçle karşılıyorlar çünkü “sorun olmayan yerde gelişme de olmaz”. “ Sorunlar büyük kısmı su altında kalmış potansiyel sorunların su yüzüne çıkan kısımlarıdır, su yüksekliği azaldıkça daha çok görünür hale gelirler”. “Departmanlar arasında engelleri kaldırmak gerekir”… vb. prensibleri var. Bunun dışında Toyota firması üretimde verimliği ve kaliteyi arttırmak için kart veya bilet anlamına gelen kanban yaklaşımını geliştirdiler. Bu yaklaşımında her kart bir veya birkaç kişi için görev olarak atanır ve bir board üzerinden takip edilir. Kanban yaklaşımındaki board, dijital dönüşüm ile birlikte artık uygulamalar üzerinden yapılıyor. Bu konuda en popülar uygulama dünyada 2 milyondan fazla ekibin kullandığı Trello dur.
Geçtimiz mayıs ayı içerisinde Trello’ ya iş süreçleri entegre eden Hiporello şirketi 1,8 milyon dolarlık bir yatırım alıyor. Online formlar ve e postalar üzerinden Trello kartları oluşturarak müşteriler ile destek ekiplerini hızlıca buluşturuyor ve 105 ülkede kullanılıyor. Belli ki yakın gelecekte kodsuz bir altyapı üzerinden iş süreçleri yönetimi uygulamaları citizen developera kadar yaygın olarak kullanılıyor olacak.
Fortune Business Insights’a göre, 2021’de 11,84 milyar dolar olan küresel iş süreci yönetimi (BPM) pazarı, %22 yıllık bileşik büyüme oranı (CAGR) ile artarak 2028’de 26,18 milyar dolara ulaşacak. Yani Yaklaşık %221 kat büyüyeceğini öngörüyorlar.
İş süreçleri var oluş amacını, felsefesini ve sektördeki güncel gelişmeleri incelemiş olduk. İş süreci dediğimizde aklımızda ne canlanıyor? Her sabah uyanmamız, kahvaltı hazırlamamız, işe gitmemiz vb. basit süreçlerden, bir bankadaki kredi başvuru süreci, mobilden müşteri olma süreci vb. karmaşık süreçlere kadar çeşitlendirebiliriz. Hülâsa, günlük hayatımızda gerçekleşen tekrar eden her olayı iş süreci gibi düşünebiliriz. Peki bir iş sürecinin yaşam döngüsü nasıl işler? Kolaylık olaması açısından BPM aşamalarını bir menemen tarifi üzerinden inceleyelim 😊
İlk adım design yani tasarım aşaması bu aşamada ne yemek yapacağımıza karar veririz. Menemen yapmak istiyoruz. Nasıl bir menemen yemek istediğimizi zihnimizde tasarlıyoruz. Eğer bir restoranda aşçıysak gelen müşterilerin beğeneceği güzel lezzetli bir menemen tasarlıyoruz. Bazen müşteri bu aşamada yol gösterebiliyor. Bol soğanlı bir menemen yemek istiyorum gibi 😊 Tabii burada fuzzy logic(bulanık mantık) devreye giriyor biraz. Yani bol soğanlı dedik ama ne kadar soğan konulacağı tam olarak belli değildir veya çok pişmiş olsun istiyoruz lakin ne kadar sürede kaç derecede pişirileceği net değildir…
İkinci adımda iyi bir menemen yapmak için hangi malzemeden ne kadar lazım onları hazırlıyoruz. Domates, yumurta, tereyağ, tuz, sarımsak, biber, soğan(optional/required) vb. Bu aşamada yapmak istediğimiz menemenin standardını belirliyoruz. Bunu kalite standardı gibi düşünebiliriz. Domates olmadan bir menemen yapamayız. Domates zorunludur. Örneğin, Yeni müşteri açılışı sürecinde de müşteri adı, soyadı vb. bazı bilgiler zorunludur. Bir anlamda süreci tanımladığımızı düşünebiliriz.
Üçüncü adımda bu malzemeleri bir araya getirerek menemeni pişiririz. Peki Ne kadar sürede pişireceğiz? veya Kısık ateşte mi pişirmeliyiz? Bu gibi sorularla kaliteye bu aşamada müdahil olabiliriz. Tanımlanan süreci iş birimleri veya diğer müşteriler çalıştırıyor. İlgili adım veya süreç tamamlanması için bir SLA(Service Level Agreement) süresi tanımlanabiliyor. Yani ideal bir pişme süresiyle menemeni yakmadan/çiğ kalmadan bu süreci tamamlamamız gerekiyor.
Dördüncü adımda menemen pişti. Ocağı kapattık. Servis ettik. Süreç tamamlandı. Hergün dünyanın bir çok farklı yerinde evlerde/restoranlarda bir çok farklı menemen pişiyor ve müşterilere sunuluyor. Tadına, sunum şekline, kokusuna vb. özelliklere göre değerlendiriyoruz. Peki bu menemenden daha iyi bir menemen yapılabilir miydi? Yediğimiz menemenin iyileştirilmesi gerektiğine inandığımız bir noktada son aşama 5. Aşama yani optimization aşamasına girmiş oluyoruz. Süreçte monitoring ile elde ettiğimiz verilere ve deneyimlere göre sürecin daha optimal hale nasıl çevirebiliriz? sorusuna cevap ararız. Toplam Kalite yönetiminde sürekli iyileştirme / süreç iyileştirme prensiplerine karşılık gelir. BPM Life Cycle ı bu şekilde özetmiş olduk.
Otomatik yapılan her şey hayatımıza büyük kolaylıklar getiriyor. Otomatik melemen yapma makinesi veya tost makinesi gibi … Bunun dezavantajı ve avantajları da oluyor tabi. Bu sebep ile BPM büyük resimde aslında bir süreç otomasyonudur. Peki kaç farklı süreç otomasyon teknolojisi var? Gartner araştırmalarını incelediğimizde 8 yaygın süreç otomasyonu yaklaşımı olduğunu görürüz. Bunlar;
-Robotic Process Automation (RPA)
-Test automation
-Built-in workflow engines
-Low-code application platforms (LCAPs)
-Orchestration frameworks
-Integration platforms
-Intelligent BPM suites (IBPMSs)
-Scripting
1.RPA
Bu süreçler bir insanın pc başında yapabildiği tekrar eden tüm işlemleri yapabilmemize imkan tanır. Mesela Hesap makinesini açıp 2 + 2 hesapladık ve sonucu bulduk. Aynısını bir robotic süreç olarak tasarladığımızda gerçekleştirebiliriz. Daha komplex bir işlemi de yapabilirler. Sürükle bırak mekanizması ile bugün citizen developers için ideal bir araçtır. Bu alanda en çok kullanılan ürünler; UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism, Microsoft Power Automate for desktop.
2.Test Automation
Süreç otomasyonun bir amacı da yazılım testidir. Bir test otomasyonu verimlilik ve maliyet açısından daha uygundur. Temel olarak gui tabanlı test otomasyonları ve api tabanlı test otomasyonları olarak iki gruba ayırılır. Bu işler için özelleşmiş tools olarak RPA ve Integration Platforms vardır. Örnek olarak; Selenium, SmartBear, Tricentis vb.
3.Built-in Workflow engines
Temel işlevleri ile İş Süreçlerini otomatikleştirmek için software as a service(saas) ve ticari, satışa hazır yazılımlar tarafından sağlanan yeteneklerdir. İşlevsel özellikleriyle genellikle daha az karmaşıklıkta olan güvenilir otomasyonlardır. Enterprise süreçlerde performans, genişletilebilirlik, kolay kullanım sebepleri ile daha fazla tercih edilir. Örnekler; ServiceNow, WorkDay, Rota vb.
4. Low-Code Application Platforms
İhitiyaç olan yeni mobil ve web uygulamasını geliştirmek için daha kısa sürede kullanıma hazır halde teslim edilmesi için tercih edilen platformlardır. İş süreçlerine yönelik uygulamalar ve Süreç otomasyonları için günümüzde yaygın olarak kullanılmaya başlayan bir seçenektir. Örneğin; Mendix ve Outsystems vb.
5. Orchestration frameworks
Yazılım geliştiricilerin orchestration kabiliyetlerine erişebilmek için uygulamalarına dahil ettiği kütüphanelerdir. Farklı orchestration tipleri için farklı framework tipleri vardır. Bazı özellikleriyle geleneksel bir BPM tool a benzerdir. Diğerleri mikroservislere yüksek miktardaki yapılan çağrıları orchestrating üzerine odaklanır. Çoğunlukla açık kaynak kodludur. Örneğin; Camunda Platform, Flowable Orchestrate, Temporal.io, Activiti, Cadence vb.
6. Integration Platforms
Herhangi bir insan müdahalesi gerek olmadığı yazılım sistemleri ile bir dizi etkileşim sağlamakta etkili olan integration platformları kullanım ihtiyacına göre temel olarak 3 yaklaşım vardır. Data, Event ve Application tabanlı entegrasyonlardır. Data entegrasyonu örnek olarak ETL (Extract, Transform, Load) işlemini düşünebilir. ETL süreçlerinde veri bir sistemden diğer bir sisteme entegre ediliyor. Event entegrasyonu ise EDA (Event-Driven Architecture) üzerinden yapılan entegrasyonlardır. Bugün mikroservislerden streaming processing e kadar bir çok yerde event tabanlı haberleşme kullanılıyor. Application entegrasyonu ise günümüzde çoğunlukla ESB (Enterprise ServiceBus) ve SOA (Service-Oriented Architecture) kullanılıyor. Entegrasyon Teknolojisi olarak ise 4 temel teknoloji; DIP(Distributed Integration Platforms), IPaaS(Integration Platform as a Service), Traditional Platform Esb ve Integration Frameworks kullanılır.
7.IBPMS (Intelligent BPM Suites)
Geleneksel BPM araçlarına modern teknolojilerden Low-Code/No-Code, RPA, AI (Artifical Intelligence), ML (Machine Learning) dahil olduğu sistemlerdir. Nasıl bir iş süreci senaryosu yazabiliriz ufkumuzu açması açısından şöyle bir örnek verebiliriz; mesela müşteriden bir mail geldi ve bu mailden müşterinin mutlu olup olmamasına göre devam eden bir iş süreci oluşturduk. Eğer müşteri mutsuzsa bir kampanya oluşturup müşteriye gönder gibi bir senaryo düşünülebilir. Örnekler; Appian, IBM Digital Business Automation, PegaSystems.
8.Scripting
Yıllardır iki sistemi entegre etmek için bir programlama dili oldukça üretken olarak kullanılıyor. Scripting ile yapılan otomasyon arayüz üzerinden yapılan otomasyona göre biraz daha meşakkatlidir. Eğer bir kaç kayıt veya basit işlem otomasyonu yapılıyorsa burada basit düzeyde bu bandaj yöntemi geçici olarak işimizi görecektir. Lakin süreçler büyüdükçe ve daha complex hale geldikçe eğer bir pattern de kullanmıyorsak bu yöntem bir avantajdan çok dezavantaja dönüşüyor. Bu sebep ile bugün daha az kod ve daha hızlı teslimat sağlayan Low-Code/No-Code platformları yaygınlaştığını görüyoruz. Scripting e örnek olarak Bash, PowerShell, Python, CLI vb.
Gartner’ ın bu 8 yaklaşım için role ve süreç kapsamına göre basit görevlerden komplex görevlere ve vatandaş geliştiriciden teknik seviyesi daha yüksek olan kişiye kadar günümüz süreç otomasyonları için gerçekten ilham veren bir grafik oluşturmuş. Büyük resmi görmemiz açısından iyi bir referanstır.
Referanslar;
