¿El trabajo creativo se puede planear?
Planear puede parecer “complicado en un equipo creativo” pero se vuelve fundamental en el día a día para alcanzar resultados claves.
Existe la creencia de que los “creativos” no sabemos planear, de que pasamos nuestras tardes esperando que la inspiración nos encuentre mientras navegamos en internet, dibujamos sin parar o hacemos un brainstorming mientras jugamos video-juegos en algún “fancy game-room” de una start-up; la realidad es muy diferente.
La planeación juega un papel crucial cuando se trata de alcanzar resultados, planeación no solo significa completar los proyectos del día, sino también, ser responsables de alcanzar metas de equipo, área y compañía. En albo tenemos claro cómo el trabajo creativo impacta en nuestra organización, por lo que en medida de lo posible tratamos de usar y adaptar las metodologías según la extensión e importancia de cada tarea. Les comparto abajo algunas de las estrategias y herramientas que usamos para planear nuestro trabajo.
Planeación del día
En la planeación del día a día y de manera individual cada quien puede usar la metodología que crea conveniente, no es necesario llegar a consenso, en mi experiencia lo que más me ha funcionado y siempre aconsejo, es hacer una lista en papel, como la de la imagen y usar la siguiente priorización:
- Urgente
- Importante
- Puede esperar
- Nice to have
Por lo que la lista debería verse como esto:
Obviamente este método no lo inventé yo, es parecido al que aparece en este artículo, que en resumen dice que las tareas que caen prioridad 1) son urgentes e importantes es necesario hacerlas durante el día, las de prioridad 2) son importantes pero no urgente por lo que puedes decidir cuando realizarlas, 3) urgentes pero no importantes lo mejor es delegar estas tareas y finalmente 4) ni urgente, ni importantes idealmente no debemos invertir tiempo en estas.
Planeación creativa en equipo
La planeación en equipo puede ser todo un desafío, hay que estar al pendiente de que se realicen las tareas, se cumplan los plazos y se mida el impacto. En proyectos que involucran a todo el equipo, un retraso puede significar poner en riesgo el trabajo de otro miembro o una tarea clave para el cumplimiento de objetivos comunes.
En el caso de albo, la planeación grupal comienza con una junta de alineación, en la que nos aseguramos que todos entendemos cuales son las tareas por realizar, los responsables y cómo vamos a medir el éxito de nuestro trabajo en KPI’s. Todos los acuerdos a los que llegamos se anotan y cada uno de los miembros del equipo se encarga de subir en Trello la tarea de la que que es responsable y sumar a las personas involucradas, desde miembros de equipo hasta stakeholders.
Por lo general, al final de la semana hacemos una sesión de cierre, donde reportamos las tareas cumplidas y las que no se cumplieron para saber dónde estamos atorados, cómo podemos ayudar y qué podemos mejorar.
Planeación creativa por proyecto
Además de la planeación por equipo en algunas tareas específicas relacionadas con proyectos que duran periodos muy grandes realizamos un proyecto de investigación & benchmarking y luego una junta de lluvia de ideas (brainstorming o ideación), en la que tratamos de involucrar a miembros de otros equipos.
Después de armar un documento con nuestra investigación y hallazgos, volvemos a juntarnos y partimos el proyecto en pequeñas tareas, asignamos responsables, e incluso creamos un canal específico en Slack; en este tipo de planeación la comunicación es clave, nada puede quedar al azar o sin responsable y requiere además de un esfuerzo de coordinación importante, todo de nuevo se reporta y se sigue vía Trello, pero pueden usarse otras herramientas como monday o asana, la que mejor se adapte.
Métricas y resultados
Aunque monday, Trello o asana, nos ayudan a identificar si las tareas se completaron, hay un factor que no podemos dejar pasar, ¿cómo sabemos que nuestro trabajo está bien hecho?; sobre todo cuando el trabajo creativo muchas veces es de apreciación.
En albo, medimos el impacto que nuestro trabajo tiene en KPI’s específicos según el touch-point, una de las ventajas de trabajar de la mano con producto o marketing y business intelligence es que podemos poner objetivos por ejemplo de conversión (instalaciones, clics al sitio, tráfico orgánico, etc.) o engagement, lo que nos permite tener visibilidad de como aportamos valor al producto, una campaña y a también a nuestra empresa.
Si tienes alguna pregunta sobre la planeación creativa, puedes contactarme y con gusto podemos platicar.
