工作駭客｜將子彈筆記心法融入Outlook郵件管理的系統化做法
將子彈筆記的心法導入於Outlook之中，打造以「專案」、「任務」、「行動」為基底的郵件管理體系，重塑我們對於Outlook郵件管理的認知
新鮮人從校園套入職場後，第一件事就會遇到工作上要使用outlook mail的問題，由於學生時期大多使用Google Gmail來管理與教授的往來、應徵實習等，然而工作後，公司所提供的電腦幾乎都是使用Microsoft的Outlook mail服務，因此一時之間的mail服務轉換，確實會讓人有種適應不良的情形。
記得第一份工作時，就遇到「該如何管理好Outlook郵件的問題」，但嘗試了很多方法效果都不是很好，例如當收到信之後，用寄件者的部門來分類，用各種分類標籤來根據任務的重要程度來分類，例如紅色、黃色、綠色標籤的重要程度分別為高、中、低等，搞了一陣子後還是覺得Outlook好難用，Gmail最讚的心得。
但很多公司在不支援Gmail的情況下，每天到公司上班還是要面對使用Outlook處理各種五花八門的郵件問題，因此到底該如何管理好Outlook郵件，成為職場人的必修課之一。
萃取子彈筆記的管理心法，應用在Outlook郵件管理之中
有段時間，子彈筆記風靡於專案管理或時間管理的圈子之中，每個人都在討論與研究這套新型態的管理思維，來提升工作或生活中的產出和效率，因為滿熱愛專案管理的，所以也購買和參加了不少關於子彈筆記管理的書籍與課程，像是「子彈思考整理術」、「大腦減壓的子彈筆記術：用evernote打造快狠準任務整理系統」等，確實讓我收穫不少，在閱讀的過程中我也總結了一些子彈管理的心得與大家做分享：
- 為什麼嘗試了各種時間管理方法都無效呢？，因為不是方法的問題，也不是我們人類天性愛拖延的問題，而是我們沒有去打造一套支援系統來幫助我們的工作。
- 為什麼我們總覺得工作永遠做不完且眼前充滿各種混亂與困難？，因為我們缺乏一個系統來幫助我們把大腦裡的混亂，重新歸類到不在混亂的地方。
- 一個任務中其實會包含無數個行動，而行動與行動彼此是具有關聯性，但我們時常會把有關聯性的行動分散在各處，因此若我們能夠將有關聯的行動整合再一起，就能讓我們在執行任務時更有效率。
- 用系統化管理的方式讓打腦減壓，永遠專注在下一步能夠創造做大價值的行動上，把有限的時間、精力與資源投入在最準確的成果上，打造一套目標夠準、選擇得狠、行動得快的工作指南。
- 我們希望建立一個精準快速的系統，但這個系統不僅僅是雜物整理，而是讓系統每天都能提供給我們有效決策與行動的資訊，打造化繁為簡、以少馭多的管理體系。
其中有一個概念「目標夠準、選擇得狠、行動得快」讓我聯想到最近工作上遇到的Outlook管理問題， 也就是需要確立一個具體可完成且可達到的目標，在執行的過程中去除那些毫無意義的行動，專注在有價值的行動上。
在「大腦減壓的子彈筆記術：用evernote打造快狠準任務整理系統」書中有提到一個子彈筆記的專案管理做法，第一層是「專案」(Project)，第二層是「任務」(Task)，第三層則是「行動」(Action)，由於專案是一個過於龐大且複雜的組成，所以底下會由數個任務所組成，每個任務中則會包含要做出哪些行動，才能解決這個任務，當我們掌握這套管理心法後，就可以使用outlook來打造我們的子彈化的管理系統。
將子彈筆記的管理心法導入至Outlook
首先，我們打開outlook信箱，並從畫面中劃分出幾個區塊，區塊1也就是outlook的功能導覽列，區塊2為outlook的資料夾，預設的資料夾為收件匣、寄件備份與回收桶等，區塊3則是每天我們工作時所需要處理的mail郵件都會集中在這裡。
我們現在要著手改造的目標為區塊2與區塊3，也就是將子彈筆記的心法導入outlook郵件管理之中。
確認好要優化的區塊後，我們可以把區塊2跟區塊3重新定義成「專案」與「任務」，接者我們可以進一步思考，當收到，要如何定義專案與任務這兩件事，這邊提供一個大家有效區別專案與任務的作法：「第一步先以獨立性來分類，第二步再用複雜度來識別」。
例如今天你收到一封郵件，內容中老闆希望你能幫他規劃一個ERP系統導入的專案，過了不久又收到一封郵件是希望能協助公司優化人事系統的管理流程，雖然都是系統方面的專案，但根據我們的獨立性分類原則，ERP導入系統跟人事系統的優化彼此之間的關聯性很低，所以可以被視為是獨立事件，而在執行ERP系統導入專案可能會涉及到需求收集、外部廠商溝通、與IT協調開發時程等，涉及的範圍非常廣泛，根據我們複雜度準則，他是屬於高度複雜，所以可以被視為一個「專案」。
之後你又收到一封老闆希望你去評估要選擇哪一家ERP導入廠商時，因為他跟ERP專案的關聯度很高，但相較於整個導入專案的複雜度沒有這麼高，因此他可以被視為一個「任務」。
我們重新理解專案與任務的差異後，回到我們的Outlook根據上面所假設的情境，我們可以專案區塊中開立兩個獨立的資料夾並命名為ERP導入專案，人事管理系統優化專案，當收到評估ERP導入廠商的郵件時，他會落在任務區塊，這時我們就可以很容易把他與ERP導入專案產生連結，完成後就可以做歸檔的動作。
將每個任務制定具體的行動方案
掌握子彈筆記中「專案」與「任務」的概念後，最後一步就是要做出具體的「行動」，然而在Outlook中要如何建立行動呢？，其實在Outlook中並不需要特別設計或規劃「行動」這個區塊，因為當你每天在收到一封郵件後，首先會去閱讀裡面的內容，然後思索我的下一步該如何執行。
例如收到ERP廠商導入的評估郵件，我的下一步是要先去網路上收集資料？，還是先請教公司的同事先前有沒有配合過的廠商可以提供這樣的服務？，那取得廠商的連絡資訊後，我需要事先準備哪些資料嗎？
等等這一連串的追蹤事件(Follow up)，都能夠構成一個具體可執行的行動。因此行動其實就是一個具體且最小的可執行單位的概念，翻譯成白話一點就是瑣事，例如工作上的安排會議、回覆郵件，生活中的買醬油、繳水電費等，這些看似平凡的瑣事，背後都是因為每個任務而生成。
根據上述的邏輯我們就可以把專案、任務、行動三者個關係繪製成以下的圖表：
將Outlook郵件管理系統賦予「行動價值」
當我們確立了以「專案」-「任務」-「行動」為架構的Outlook管理模型後，進一步就是要去讓我們每天的行動賦予價值，當我們每一個判斷、一個決定都是與上方的任務環環相扣時，有效推動最上層專案的進行時，我們的價值就會被體現出來。
以下節錄電腦玩物站長Esor《Evernote 子彈筆記術-1：關鍵是先放下我的清單》一文中有提到如何在子彈筆記的體系下，去完成那些有價值的行動：
子彈清單的第一優先就是去尋找、規劃、建立這樣有難度但是有價值的大任務（專案）。
這些大任務（專案）應該可以獨立分析出許多下一步行動，這時候，才在有各種專案任務藍圖的情況下，把「主觀選擇」的最有價值下一步行動，寫入我的子彈清單。
讓子彈清單的實踐，不是很快完成一些瑣碎簡單的事情，而是持續朝向真正有價值的目標前進。 by 電腦玩物站長Esor從上方的節錄內容中，我們可以觀察到一個重要的想法：每一次的行動其實都是主觀的選擇，我們可以根據當下的情勢來判斷，在眾多的行動中，應該要先聚焦在最有價值的行動來執行，這樣就慢慢靠近真正有價值的目標。
我們依照的這樣思路讓回到以「專案」-「任務」-「行動」為架構的Outlook管理模型，每天都會有來自四面八方的郵件進入到我的任務區塊之中，我們在根據任務與各個專案的關聯度來歸組，但在時間有限的情況下，我們該如何判斷這些任務的價值高低與優先序？
這時我們必須往後退一步，從專案的視角來評估，按常理而言，一個專案應該會包含：團隊人員、專案時程、資金預算這三個要素，這三個要素會根據專案的規模與複雜度而發生量級上的變化，例如負責一個高鐵站的專案與一家零售業的Salesforce系統導入專案，不論在團隊人員、專案時程、資金預算這三者方面所涉及的範圍與複雜性都會不一樣，前者可能會需要花上好幾個月前能完成，但後者可能6個月到12個月就能完成。
因此要如何判斷所收到任務的優先序，可以根據專案時程這個條件來做排序，在專案啟動前，專案的負責人會規劃出該專案預計完成的時間表，時間表中會有各階段的專案項目與完成時間，所以我們可以根據完成時間往回推算現在要優先處理哪一個任務，哪一項的任務可以之後在處理，這樣的排序方式就能確保我們在今天能夠有效的往目標靠近，今天處理完的任務就把它放到他對應的專案資料夾，明天上班打開Outlook時，任務區塊只會呈現「代處理」的事件，當Outlook有收到新來的郵件時，我們又可以重新根據專案的優先序做排序，達到動態管理的效果，並讓每天的行動都能創造最大的價值。
總結
幫大家回顧一下我們本篇文章所提到的概念，我們有與大家分享幾個閱讀完子彈筆記後的心得，例如在為何我們會需要打造一個支援系統，是因為用系統化管理的方式讓打腦減壓，永遠專注在下一步能夠創造做大價值的行動上，把有限的時間、精力與資源投入在最準確的成果上，打造一套目標夠準、選擇得狠、行動得快的工作指南，抑或是在面對混亂不堪的工作節奏時，我們可以借助一個系統來幫助我們把大腦裡的混亂，重新歸類到不在混亂的地方等。
在「將子彈筆記的管理心法導入至Outlook」的小節中，我們先確認要優化的Outlook區塊，然後將子彈筆記中的「目標夠準、選擇得狠、行動得快」概念導入Outlook郵件管理之中，建立一套「專案」-「任務」-「行動」為核心的管理架構，最後再將整個管理架構賦予「行動價值」，打造出一套具有優先序與執行彈性的Outlook動態郵件管理體系，讓我們能夠以化繁為簡、以少馭多的方式，聚焦在成果上，提升工作的效率。
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