課程心得 | 年輕上班族必備的流程圖繪製與SOP撰寫技巧
與大家分享大人學所開設的年輕上班族必備的流程圖繪製與SOP撰寫技巧的課後心得
由於產品經理的工作中會遇到需要繪製流程圖的任務，為了讓我在繪製流程圖時能更加有的效率，因此趁著某天週末，跑去大人學上報名了這堂「年輕上班族必備的流程圖繪製與SOP撰寫技巧」課程，在還沒上課之前，其實對於流程圖有了一些基本認識，例如在流程圖中，要說明一個動作時，要用矩形，若遇到需要做判斷的部分，例如：他是不是健身房俱樂部的會員，要用菱形來表示。
此外流程圖中還有許多形狀來代表不同的狀況，像是資料庫要用橢圓形，資料的輸出與輸入要使用平行四邊形，要在步驟中寫註解時，要用虛線矩形來表示等，想要了解更多流程圖符號的朋友，可以去網路上搜尋流程圖符號使用方式，這邊就不多加贅述。
雖然對於流程圖有了基本的認知，但在工作上繪製流程圖時，總會有種力不從心的感覺，例如今天收到一個任務是：「請麻煩分析與優化我們公司在財務核銷流程上的做法？」又或是「請麻煩設計出一個用戶在app購買商品的end to end流程」，乍看之下應該是滿容易的，只要去確認每一個環節的關鍵步驟，就應該能把所有的行動節點做串聯，例如第一點優化公司在財務上的流程，關鍵步驟可能就會包含：送件，作帳，核對，申報這四點，之後再把這四個關鍵步驟作展開，應該就能繪製出一張財務核銷流程圖，然後再針對流程圖上的各項節點作診斷，並提出優化建議。
然而理想很豐滿，現實卻很骨感，當真正遇到這些需要使用流程圖來說明或分析的問題時，應該要先從哪裡開始著手呢？，我又要收集那些資訊？，又或是開始畫流程圖後才發現這個需求超複雜，一張A4紙根本畫不完，我該怎麼辦？
上述這些問題在我上了大人學所開設的流程圖繪製與SOP撰寫技巧課程後，漸漸掌握到了繪製流程圖的技巧與方向感，讓我能用不一樣視角來檢視並思考流程圖這件事，以下是我對於這堂課程的心得，與大家做分享。
一、繪製流程圖時，要有明確的開始、結束
流程圖要有明確的開始與結束，乍聽之下好像是一句廢話，但他卻是是否能清楚表達流程圖的關鍵，因為就算是大家在針對同一個流程再討論時，每個人心中的開始與結束可能都不會是一樣的，假若沒有先定義好這項流程的起點與結束，拉齊大家的想法，在討論流程時就會變得過於發散不能聚焦。
舉例來說，今天大家要去台南玩個三天兩夜，因此一起在咖啡廳討論這趟旅程的行程表，這時夥伴A規劃出的第一天行程為：06:00吃牛肉湯，吃完之後先回房間睡到12:00，然後去赤崁樓，但夥伴B規劃的行程提案為：14:00先去赤崁樓，吃牛肉湯的行程安排在隔天06:00，為何同樣都是去台南玩，行程上會有落差，原因在於夥伴A是台南人，他的台南行起點在台南，夥伴B是台北人，他的台南行起點在台北，雖然兩人都是在台南會合，但因為起點不同，所以規劃的行程也就有所不同，因此若將兩人台南行的起點都設定在12:00點台南火車站出發，後兩天的18:00在台南火車站解散，這時兩人對於台南行的開始與結束是一致的，三天兩夜的台南行就可以根據這個範圍做安排，讓討論更有效率且具焦。
二、繪製流程圖時，要先確認這個流程中有涉及到哪些利害關係人
當老師在和我們分享流程圖的觀念時，有提醒我們接到一份繪製流程圖的任務時，第一步絕對不是要振筆疾書，開始把各種流程圖的形狀串聯起來，而是先退後一步，看懂這個流程圖的「局」，也就是這個流程中有包含哪些利害關係人。
例如上面有提到的「請麻煩設計出一個用戶在app購買商品的end to end流程」，看似對象只有一個：用戶，但其實跟他互動的是app，而用戶在app裡面進行商品付款流程時，會經過各種app頁面，我們可以把各種app頁面想像成與這個用戶互動的利害關係人，因此就能盤點出他要完成app購買商品的end to end流程時的所有頁面，這些頁面會有哪些操作步驟，檢核點就變得顯而易見，也就能畫出一張清楚描述用戶在app購買商品的end to end流程圖。(範例如下)
假如一開始我們就埋頭苦幹，沒有先盤點用戶在app購買商品時會先經過哪些頁面時，在設計end to end流程時可能會有一些疏忽的部分，或是沒辦法透過流程圖發現我們應該可以再新增或優化哪些用戶購買商品環節，提升我們app購買商品的用戶體驗。
三、若遇到複雜且龐大的流程時，千萬不要貪心，分成多張流程圖即可
另一個讓我很有感的流程圖繪製技巧是，如何將一個複雜且龐大的流程拆分成多張流程圖來呈現，之前還沒有上過這堂年輕上班族必備的流程圖繪製與SOP撰寫技巧」課程時，不管這個流程到底是大還是小，就是想把他們一併都塞到同一張畫布裡面做呈現，若是遇到小型的流程還好，但若是大型流程，光是理解畫面上的各種情境與流程步驟就讓人覺得頭痛。
課堂上老師有分享該如何拆解大型且複雜的流程(這邊就不暴雷了XD)，讓每張流程圖都是為了說明一個特定的主題來呈現，有點類似我們在準備投影片時，一張投影片就是用來明確說明一個主題，若一張投影片裡面包了太多主題，就會讓人抓不到投影片的重點，這個道理放在流程圖也是，一張有明確主題的流程圖能夠讓我們可以快速掌握這個流程的重點核心，且將每張主題明確的流程圖做串聯時，也能夠詮釋這整個大型且複雜的流程。
四、當畫完流程圖時，SOP手冊也就寫完了
流程圖除了能夠幫助我們將抽象的步驟進行具現化，聚焦討論的範圍外，還有一個好處是幫助我們撰寫該流程的SOP手冊。
工作上一定會遇到有大大小小的行政事務要處理，例如如何請假？，如何申請教育訓練補助？等，又或是在專案上過程中可能會產生出各類的文件，這些文件如果遇到要修改，或是專案需求有變更時該如何管理等，如果有一套SOP手冊，能夠幫助我們了解我們現在在哪裡？，要完成這個目標時還要再做哪些事？，離目標還有多遠？，讓我們可以把手上的進度給可視化。
假如現在給我們一張白紙，要把上述的這件事情寫成一份SOP手冊肯定是困難的事情，因此如果在撰寫手冊前，我們可以先備齊所需資訊，繪製成流程圖，將所有可能的情境與步驟可視化，相信在撰寫不論是員工請假，申請教育訓練補助或是如何做好專案管理等SOP手冊就不在事件困難的事。
課堂上老師也會與我們分享撰寫SOP要留意的部分，讓我們的SOP手冊更容易讓他人做閱讀。
五、結語
起初沒有考慮要去上這堂教你怎麼劃流程圖的課程，一方面是覺得網路上還滿多教學文章，教你怎麼劃流程圖的資源，且也很難想像以流程圖為主題的課程可以講超過8小時。
但經過朋友推薦與親身去聽了這堂課後，發現老師對於流程圖的理解非常深入，也會透過個案教學的方式來幫助學員理解什麼是好的流程圖與壞的流程圖，以及流與你分享程圖該如何應用在工作之中，幫助你不論在跨部門溝通，設計用戶產品流程，或是要撰寫一個工作手冊時可以更加的游刃有餘。
非常推薦想要學習如何用上帝視角檢視流程問題，或想要獲得一份如何繪製流程圖心法，幫助你在團隊合作溝通時更為順暢，或對於繪製流程圖苦守、好奇什麼是流程圖的朋友們，這門大人學「年輕上班族必備的流程圖繪製與SOP撰寫技巧」的課程會讓你解放對於流程圖的想像，獲得一項很實用的技能。
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