想要遠距工作，你準備好了嗎?(下) | 事前準備、心態調整祕笈
隨著人們紛紛趕上遠距工作的潮流，找到維持生產力、保持聯繫和快樂工作的方法變得越來越重要。
上一篇文中提到了我在遠距工作中面對的五大難關(建議先閱讀!)。事實上，要解決這些工作卡卡的狀況不單需要調整個人工作模式，更涉及公司與各組團隊的配合。而本篇文將從個人、主管、公司等不同角度切入，探討應對策略。
身為遠距工作者，如何作好準備
- 上工前，主動與團隊面對面/視訊溝通；上工後，積極維持友好工作關係
首先，你必須讓團隊盡可能地了解你，包括你的工作模式、行事作風等。要創造良好的第一印象，若能前往公司一趟，此時建立大家對你的信心及熟悉感的絕佳時機。若不克前往，也要在初期多使用視訊，利用影像及語音清楚表現自己。另外，多做一些功課! 多利用萬能的Google，公司Intranet，Linkedin等資訊平台了解公司近況以及部門負責人，根據自己的職務內容擬好工作計畫大綱，這樣和主管討論起來會更有效率。
上工後，熟悉並善用公司提供的團隊協作工具，例如Zoom Meeting會議軟體，Slack、Trello等線上工作分配平台，又或者WeTransfer檔案傳輸平台，與同事保持良好聯繫。如有任何遠距工作上的困難，千萬不要裝沒事。一定要即時提出，與團隊共同解決問題。
2. 設計你的居家"辦公室"，打造啟動辦公Mode的早操
想一想，甚麼樣的環境能讓你保持在最佳工作狀態? 對我來說，升降式辦公桌、檯燈、舒適但能讓背挺直的椅子都是必備物件，此外，這個空間最好能與客廳、房間隔開，讓你的心靈能夠在舒適(發懶)圈與認真工作圈順利切換。空間設計外，你也應檢查家中網速是否能讓你順利連接公司遠端VPN，確保開會音質/音量是否適當。
另外，在空間限制下你也可以考慮不時移動位置，如廚房的桌子、客廳、窗戶旁等等，尋找讓你工作效率最高的地方。Buffer(社群整合服務公司)更推薦了一種暱稱為Workstation Popcorn，有點像馬力歐闖關遊戲的工作方式: 你只要列出你的代辦事項以及幾個工作場所，在你完成一系列工作"任務"之間，你就會從一個跳到另一個場所，一步一步晉級打魔王!
設計完空間，你也要好好地設計你的例行工作早操。
遠距工作者的通勤時間通常只有幾步之遙，沒有"出門"移動的實際動作，使大腦缺乏工作開始或結束的信號。因此，我們需要為上班/下班設計特別的例程，並且有紀律地執行。
以下是我研究出來最能讓我上班專心，下班安心的方法，工作狂+讀信強迫症如我也還在學習這個健康工作好習慣:
7:30 am 起床刷牙洗臉，換掉睡衣
8:00 am 喝一杯熱茶，吃早餐
8:15 am 出門走15分鐘或看幾則晨間新聞
8:30 am 打開電腦，開始工作
5:30 pm 停止工作，離開工作空間
5:30–6:00 pm 出門走走或者上健身房，伸展身體，溜狗
6:00 pm-6:30 pm 煮飯，洗澡，吃飯，與家人相處
*TIPS: 如果發現自己難以抽離工作狀態，強烈建議設定勿擾模式(DnD)，避免工作信息跳出視窗干擾，另一個Buffer推薦的小技巧是將所有工作相關應用程式放在手機的第二或三個屏幕上，如此一來可以成功降低被通知誘惑而去讀信的機率。
3. 與家人事前溝通，訓練毛小孩
找時間坐下來和家人討論，讓他們理解你未來工作時間及作息，並適當地設定界限及規則，比如你期望的個人辦公室及時間安排，讓家庭與工作不互相打擾。家裡有養動物的話，也建議與你的寶貝建立默契，讓他們慢慢了解爸爸/媽媽/鏟史官在某個辦公桌前時會進入無我模式，不受"一起睡覺、一起玩求"所誘惑。
4. 規劃定期"出動"，吸收新知，與團隊見面，與人交流
安排時間約同事與朋友見面，不一定要出遠門，但要踏出平常的工作場所，這不僅有助身心愉快，也會讓你有機會認識平常不會接觸到的知識和經驗，化為健康工作和生活的養分。
跨國/境公司如何管理遠距團隊
以Google為例，這個龐大的全球團隊擁有近 10 萬名員工散布在 50 多個國家的 150 多個城市，並且有高達五分之二的 Google 團隊不在同一個辦公地點工作，採行跨棟，跨城市到跨時區的協作模式。
為此， Google 人力創新實驗室深入調查員工遠距工作情形，得出最大的挑戰在於能否讓員工們即使四散各地，仍保持緊密聯繫。
對此，它們整理出了三大建議:
- 增進人與人的認識
“How’s your weekend?”
Google 鼓勵團隊們在開會進入正題前，花個5分鐘聊聊天，閒話家常。這可不是在浪費時間，而是建立組內融洽關係的好方法。我的團隊在每週例行會時也會以"What’s your vibe?”開頭，分享生活大小事。對缺乏辦公室環境來巧遇同事的遠距工作者而言，這是增進團隊凝聚力非常重要的一環。
2. 充分討論會議時間
依據不同時區、文化與作息，每個員工都可能有比較喜歡開會的時間。與其自己猜亞洲時區員工何時在休息，寄出會議邀請之後又改來改去，Google建議團隊事先討論，確認組內每位員工工作時段的偏好，再以此為準則安排會議。
波士頓的總部面對上海辦公室時有12小時的時區差異，因此設定雙方都能夠接受的會議時間非常重要。我會輪流需要夜間通話的機會，比如這週若我在9 am開會，下週就換我9 pm。
3. 加強參與成效並提供充足溝通方式
即使是遠距模式，公司仍應給予員工至辦公室開會的機會，並適時提供協助與指引。在遠距會議時，公司應確保視訊/通話品質優良，降低干擾並透過反饋來確認所有人都能夠順利參與會議。
※Google將員工角色分成四大類，提供員工、同事、上司、主管與領導者在遠距工作時所該注意的事項與互助方法。有興趣的可以參考手冊內容。
身為主管，如何管理遠距工作的部下
若你是一個擁有跨境團隊的主管，要如何與遠距員工建立信任感並培養默契，成功帶領團隊完成各種專案?
我推薦閱讀這一篇刊載於哈佛商業評論的文章，建立基本原則，並且視本身工作屬性、文化與協作模式作調整。
經理人必須額外努力，培養正向的團隊動態，確保遠距工作者覺得跟其他同事有所連結。(Rebecca Knight, Harvard Business Review, 2015.)
文章中的四大重點:
- 設定清楚的工作期望
不要假設，直接和員工一起確立工作期望。文章中提到，主管應從工作關係一開始的時候，就先「建立好清楚的權責」，設定每月、每季和年度的績效目標，還有「出現『超標績效』時該如何定義的目標」。遠距工作者「需要知道，他們並沒有受到不一樣的待遇，也沒有不公平的情況發生。」
2. 掌握良好溝通頻率與節奏
最初階段，你應該訂定較頻繁的一對一快速會議，在幾次面談的過程中了解下屬的工作習慣並建立互信。「如果身為經理人的你，並沒有創造出良好公開的溝通管道，遠距工作的員工就會感受到『冷淡』和被遺忘。」為避免這種觀感，你可以透過視訊、電話甚至邀請前往辦公室來協助他/她順利上軌道，團隊工作效率也會提升許多。
3. 協助員工融入團隊
你的團隊必須「了解他們擁有一份責任」，彼此要維持經常性的連絡。身為管理者，你可以鼓勵員工運用即時通訊、部落格、維基百科，以及其它網路協作的工具與應用程式，來「創造一個共享的空間，提供更多機會，讓工作場所裡這些即興隨機、可是通常都相當具有生產力的對話發生」。
我們公司由於產業緣故，團隊充滿了熱愛城市人文、藝術、科技、生態的群體，因此特地創建了#InspirationSasaki的IG Hashtag，邀請大家分享在生活中所見所聞，不僅可以交到"網友"更能激發大家的設計潛力。
對於遠距工作的員工，更要不吝於給予公開的稱讚和獎勵，這可以協助「確保他們的工作成果受到認可和表揚」，同時也是向「其他同事傳遞，他們付出了該有的努力」的訊號。
4. 有需要面談時，就找時間/預算見面吧!
最後，不要因為"遠距員工"的稱號而放棄了一切與下屬的實際接觸，若有工作需要或者社交活動，不要捨棄邀請你遠方的團隊，不妨和他們討論來訪的機會，並且仔細安排，讓他的到訪充實而有意義!
身為遠距工作者，你有甚麼獨門秘招?
對於遠距工作模式，我也還在學習與摸索，因此更想知道其他行業或職位有甚麼獨特的應對方法。若你也在世界各地工作中，或者有經歷過遠距工作，歡迎分享你的經驗與知識給我。若你計劃嘗試，或者仍在學習，希望這一篇文章有幫助到你/妳。
謝謝你/妳的閱讀，如果對相關話題有見解，非常歡迎與我分享。
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