想要遠距工作,你準備好了嗎?(下) | 事前準備、心態調整祕笈

Karen Chiu
Nov 8 · 10 min read

隨著人們紛紛趕上遠距工作的潮流,找到維持生產力、保持聯繫和快樂工作的方法變得越來越重要。

上一篇文中提到了我在遠距工作中面對的五大難關(建議先閱讀!)。事實上,要解決這些工作卡卡的狀況不單需要調整個人工作模式,更涉及公司與各組團隊的配合。而本篇文將從個人、主管、公司等不同角度切入,探討應對策略。

身為遠距工作者,如何作好準備

  1. 上工前,主動與團隊面對面/視訊溝通;上工後,積極維持友好工作關係

首先,你必須讓團隊盡可能地了解你,包括你的工作模式、行事作風等。要創造良好的第一印象,若能前往公司一趟,此時建立大家對你的信心及熟悉感的絕佳時機。若不克前往,也要在初期多使用視訊,利用影像及語音清楚表現自己。另外,多做一些功課! 多利用萬能的Google,公司Intranet,Linkedin等資訊平台了解公司近況以及部門負責人,根據自己的職務內容擬好工作計畫大綱,這樣和主管討論起來會更有效率。

事前溝通,減少未來工作卡卡的感受 Photo by Campaign Creators on Unsplash

上工後,熟悉並善用公司提供的團隊協作工具,例如Zoom Meeting會議軟體SlackTrello等線上工作分配平台,又或者WeTransfer檔案傳輸平台,與同事保持良好聯繫。如有任何遠距工作上的困難,千萬不要裝沒事。一定要即時提出,與團隊共同解決問題。

2. 設計你的居家"辦公室",打造啟動辦公Mode的早操

想一想,甚麼樣的環境能讓你保持在最佳工作狀態? 對我來說,升降式辦公桌、檯燈、舒適但能讓背挺直的椅子都是必備物件,此外,這個空間最好能與客廳、房間隔開,讓你的心靈能夠在舒適(發懶)圈與認真工作圈順利切換。空間設計外,你也應檢查家中網速是否能讓你順利連接公司遠端VPN,確保開會音質/音量是否適當。

公司當時可申請的VARIDESK是我的摯愛,沒有它工作效率驟降

另外,在空間限制下你也可以考慮不時移動位置,如廚房的桌子、客廳、窗戶旁等等,尋找讓你工作效率最高的地方。Buffer(社群整合服務公司)更推薦了一種暱稱為Workstation Popcorn,有點像馬力歐闖關遊戲的工作方式: 你只要列出你的代辦事項以及幾個工作場所,在你完成一系列工作"任務"之間,你就會從一個跳到另一個場所,一步一步晉級打魔王!

Photo by Cláudio Luiz Castro on Unsplash

設計完空間,你也要好好地設計你的例行工作早操。

遠距工作者的通勤時間通常只有幾步之遙,沒有"出門"移動的實際動作,使大腦缺乏工作開始或結束的信號。因此,我們需要為上班/下班設計特別的例程,並且有紀律地執行。

以下是我研究出來最能讓我上班專心,下班安心的方法,工作狂+讀信強迫症如我也還在學習這個健康工作好習慣:

7:30 am 起床刷牙洗臉,換掉睡衣

8:00 am 喝一杯熱茶,吃早餐

8:15 am 出門走15分鐘或看幾則晨間新聞

8:30 am 打開電腦,開始工作

5:30 pm 停止工作,離開工作空間

5:30–6:00 pm 出門走走或者上健身房,伸展身體,溜狗

6:00 pm-6:30 pm 煮飯,洗澡,吃飯,與家人相處

運動伸展是我覺得非常有用,讓腦袋"下班"的方式/ Photo by Form

3. 與家人事前溝通,訓練毛小孩

找時間坐下來和家人討論,讓他們理解你未來工作時間及作息,並適當地設定界限及規則,比如你期望的個人辦公室及時間安排,讓家庭與工作不互相打擾。家裡有養動物的話,也建議與你的寶貝建立默契,讓他們慢慢了解爸爸/媽媽/鏟史官在某個辦公桌前時會進入無我模式,不受"一起睡覺、一起玩求"所誘惑。

4. 規劃定期"出動",吸收新知,與團隊見面,與人交流

安排時間約同事與朋友見面,不一定要出遠門,但要踏出平常的工作場所,這不僅有助身心愉快,也會讓你有機會認識平常不會接觸到的知識和經驗,化為健康工作和生活的養分。

Photo by Toa Heftiba on Unsplash

跨國/境公司如何管理遠距團隊

以Google為例,這個龐大的全球團隊擁有近 10 萬名員工散布在 50 多個國家的 150 多個城市,並且有高達五分之二的 Google 團隊不在同一個辦公地點工作,採行跨棟,跨城市到跨時區的協作模式。

(Google, 2019)

為此, Google 人力創新實驗室深入調查員工遠距工作情形,得出最大的挑戰在於能否讓員工們即使四散各地,仍保持緊密聯繫。

對此,它們整理出了三大建議:

  1. 增進人與人的認識

“How’s your weekend?”

Google 鼓勵團隊們在開會進入正題前,花個5分鐘聊聊天,閒話家常。這可不是在浪費時間,而是建立組內融洽關係的好方法。我的團隊在每週例行會時也會以"What’s your vibe?”開頭,分享生活大小事。對缺乏辦公室環境來巧遇同事的遠距工作者而言,這是增進團隊凝聚力非常重要的一環。

設想看看,要怎麼在遠端分享你生活化的一面? Photo by You X Ventures

2. 充分討論會議時間

依據不同時區、文化與作息,每個員工都可能有比較喜歡開會的時間。與其自己猜亞洲時區員工何時在休息,寄出會議邀請之後又改來改去,Google建議團隊事先討論,確認組內每位員工工作時段的偏好,再以此為準則安排會議。

波士頓的總部面對上海辦公室時有12小時的時區差異,因此設定雙方都能夠接受的會議時間非常重要。我會輪流需要夜間通話的機會,比如這週若我在9 am開會,下週就換我9 pm。

3. 加強參與成效並提供充足溝通方式

即使是遠距模式,公司仍應給予員工至辦公室開會的機會,並適時提供協助與指引。在遠距會議時,公司應確保視訊/通話品質優良,降低干擾並透過反饋來確認所有人都能夠順利參與會議。

Photo by Hannah Wei on Unsplash

※Google將員工角色分成四大類,提供員工、同事、上司、主管與領導者在遠距工作時所該注意的事項與互助方法。有興趣的可以參考手冊內容。


身為主管,如何管理遠距工作的部下

若你是一個擁有跨境團隊的主管,要如何與遠距員工建立信任感並培養默契,成功帶領團隊完成各種專案?

我推薦閱讀這一篇刊載於哈佛商業評論的文章,建立基本原則,並且視本身工作屬性、文化與協作模式作調整。

文章中的四大重點:

  1. 設定清楚的工作期望

不要假設,直接和員工一起確立工作期望。文章中提到,主管應從工作關係一開始的時候,就先「建立好清楚的權責」,設定每月、每季和年度的績效目標,還有「出現『超標績效』時該如何定義的目標」。遠距工作者「需要知道,他們並沒有受到不一樣的待遇,也沒有不公平的情況發生。」

Photo by Thomas Drouault on Unsplash

2. 掌握良好溝通頻率與節奏

最初階段,你應該訂定較頻繁的一對一快速會議,在幾次面談的過程中了解下屬的工作習慣並建立互信。「如果身為經理人的你,並沒有創造出良好公開的溝通管道,遠距工作的員工就會感受到『冷淡』和被遺忘。」為避免這種觀感,你可以透過視訊、電話甚至邀請前往辦公室來協助他/她順利上軌道,團隊工作效率也會提升許多。

3. 協助員工融入團隊

你的團隊必須「了解他們擁有一份責任」,彼此要維持經常性的連絡。身為管理者,你可以鼓勵員工運用即時通訊、部落格、維基百科,以及其它網路協作的工具與應用程式,來「創造一個共享的空間,提供更多機會,讓工作場所裡這些即興隨機、可是通常都相當具有生產力的對話發生」。

我們公司由於產業緣故,團隊充滿了熱愛城市人文、藝術、科技、生態的群體,因此特地創建了#InspirationSasaki的IG Hashtag,邀請大家分享在生活中所見所聞,不僅可以交到"網友"更能激發大家的設計潛力。

對於遠距工作的員工,更要不吝於給予公開的稱讚和獎勵,這可以協助「確保他們的工作成果受到認可和表揚」,同時也是向「其他同事傳遞,他們付出了該有的努力」的訊號。

4. 有需要面談時,就找時間/預算見面吧!

最後,不要因為"遠距員工"的稱號而放棄了一切與下屬的實際接觸,若有工作需要或者社交活動,不要捨棄邀請你遠方的團隊,不妨和他們討論來訪的機會,並且仔細安排,讓他的到訪充實而有意義!

輕鬆的Team Building 是讓員工自然融入的團隊的好機會 Photo by Hillary Ungson on Unsplash

身為遠距工作者,你有甚麼獨門秘招?

對於遠距工作模式,我也還在學習與摸索,因此更想知道其他行業或職位有甚麼獨特的應對方法。若你也在世界各地工作中,或者有經歷過遠距工作,歡迎分享你的經驗與知識給我。若你計劃嘗試,或者仍在學習,希望這一篇文章有幫助到你/妳。

謝謝你/妳的閱讀,如果對相關話題有見解,非常歡迎與我分享。
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豆知識TIME: 自由接案者 (Freelance) vs. 自僱者 (Self-Employed)大抵上自僱者涵蓋了自由接案者。自僱者有可能透過接案來賺錢,或自己擁有事業(新創、公司、商店)。我姑且將自僱者稱為"自己當老闆"族群。職場繞口令:自由接案者一定是自僱,但自僱者不一定是自由接案者。

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Karen Chiu

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Karen Chiu, 漫想生活實踐家, 對品牌建構, 空間營造、在地及永續產業抱持強大熱情。於台美累積了大小代理商與品牌端行銷策略經驗,結合多元文化職場經驗與行銷專業,與大家一起認識生活中令人在意卻不夠理解的人事物。合作邀稿/個人網站: kaiwenchiu.com

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