O que é a Técnica Pomodoro e como funciona?

A Técnica Pomodoro é um método de gerenciamento de tempo. A técnica foi desenvolvida no final dos anos 80 por Francesco Cirillo, após uma longa busca por uma maneira de aumentar sua produtividade nos estudos.

De forma resumida, o a Técnica Pomodoro consiste em trabalhar por blocos de tempo. Cada bloco de tempo, chamado de pomodoro, consiste de 25 minutos, onde você deve trabalhar em uma única tarefa, sem interrupções. A cada pomodoro executado, você deve fazer uma pausa de 5 minutos, exceto a cada 4 pomodoros, quando a pausa deve ser de 30 minutos.

Os objetivos da técnica são:

• Aliviar a ansiedade
• Aumentar o foco e a concentração através da redução das interrupções
• Aumentar a conscientização de suas decisões
• Aumentar a motivação e mantê-la constante
• Reforçar a determinação para atingir seus objetivos
• Detalhar o processo de estimação, tanto em termos qualitativos e quantitativos
• Melhorar seu processo de trabalho ou estudo
• Reforçar sua determinação de continuar a aplicar-se em face de complexas situações

Como Funciona a Técnica Pomodoro

1. Cria-se uma lista de tarefas no começo do dia

No começo de um dia de trabalho ou estudo, você cria uma lista de tarefas que quer executar durante o dia. A lista deve ser dividida em duas seções: “Tarefas Planejadas” e “Não Planejadas”. A ferramenta utilizada para a criação desta lista não é relevante.

2. Executa-se as tarefas

Ao começar a execução das tarefas, você deve selecionar uma tarefa e cronometrar 25 minutos para trabalhar nela. Após cada pomodoro (período de 25 minutos), você deve marcar um ‘X’ ao lado da tarefa em que estava trabalhando e fazer uma pausa de 5 minutos — mesmo se você ainda não tiver terminado a tarefa. Todavia, se este for o quarto pomodoro da sequência, a pausa deve ser de 30 minutos.

Você pode retomar a mesma tarefa depois de uma pausa, repetindo os mesmos passos, cronometrando e marcando um novo ‘X’. Sempre ao término de uma tarefa, você deve riscá-la.

Enquanto você estiver usando a Técnica Pomodoro, você não apenas deve evitar interrupções durante os pomodori (plural de pomodoro), como deve gerenciá-las. Há dois tipos de interrupções que a técnica comtempla: interrupções internas e interrupções externas.

As interrupções internas são todas aquelas que partem de você, por exemplo: você lembra que precisa telefonar para alguém, sente vontade de pedir pizza ou lembra que precisa tomar remédio. Todas as interrupções internas devem ser postergadas, a não ser que seja de extrema urgência. Uma vez que acontece uma interrupção interna, você deve anotar a tarefa relacionada na seção de tarefas “Não Planejadas” e marcar um apóstrofo ao lado da tarefa atual. Os apóstrofos servem para medir quantas vezes você se distraiu durante o pomodoro.

As interrupções externas são todas aquelas que partem do ambiente, por exemplo: o colega pede uma informação, o telefone toca, chega um novo email. Todas as interrupções externas devem ser postergadas, a não ser que seja de extrema urgência. Uma vez que acontece uma interrupção externa, você deve anotar a tarefa relacionada na seção de tarefas “Não Planejadas” e marcar um hífen ao lado da tarefa atual. Os hífens servem para medir quantas vezes você foi interrompido durante o pomodoro.

Segundo Francesco Cirillo, a maioria das interrupções podem ser postergadas, pois o tempo do pomodoro é insuficiente para causar um problema. Por exemplo, se você receber uma ligação aos 17 minutos de um pomodoro, você pode terminar o pomodoro e retornar a ligação, porque 8 minutos vão fazer pouca ou nenhuma diferença. Para Francesco, o problema de parar a tarefa no meio é que ela dá chance para que você se distraia com outras coisas. Além disso, existe um tempo para recomeçar uma tarefa que é considerado perdido.

Todas as tarefas não planejadas devem ser executadas seguindo o mesmo sistema das tarefas planejadas.

A Técnica do Pomodoro prevê algumas regras em relação aos pomodori:

• Em cada pomodoro, apenas uma tarefa deve ser realizada.
• Um pomodoro não deve ter menos de 25 minutos. Se você terminar antes, deve revisar a tarefa até o final do pomodoro.
• Um pomodoro não deve ter mais de 25 minutos. Mesmo que você sinta que falta apenas alguns minutos para o término da tarefa, ainda assim deve realizar a pausa e terminar a tarefa no próximo pomodoro.
• Um pomodoro interrompido deve ser anulado, independente do momento em que foi interrompido.

3. Aprende-se com os resultados

Após alguns dias utilizando a técnica, você pode extrair algumas informações dos dias anteriores e utilizá-las para melhorar seu desempenho. Ao entender quanto tempo algumas tarefas tomam e quais são as principais interrupções, dá para se planejar de maneira mais otimizada e certeira.

Com os resultados você deve tentar:

1. Aprender quanto tempo leva para realizar certo tipo de tarefa
2. Melhorar sua capacidade de estimar prazos
3. Evitar as principais interrupções antecipando-as

Ah! Talvez você queira fazer o download do livro “The Pomodoro Technique” traduzido e/ou saber quais são “Os 3 maiores problemas da Técnica Pomodoro e como contorná-los”.