Os 3 maiores problemas da Técnica Pomodoro e como contorná-los

Se você não está familiarizado com a técnica, recomendo a leitura prévia do artigo “O que é a Técnica Pomodoro e como funciona?”.

Entre 2009 e 2010, rolou uma grande hype em torno da Técnica Pomodoro e todo mundo correu para experimentá-la. De fato, é um conceito muito interessante e que ajuda a manter o foco no trabalho. Mas quem já usou sabe: é ortodoxo demais.

Neste post, vou comentar os três maiores problemas da técnica e como contorná-los.

O tempo do pomodoro não se adapta a tudo

Segundo o criador da técnica, cada pomodoro deve ser dedicado a uma, e somente uma, tarefa. A técnica prevê o caso de você terminar uma tarefa antes de 25 minutos e diz que, neste caso, você deve revisar a tarefa até o término do tempo. O problema é que “ligar p/ fulano”, por exemplo, pode levar apenas 2 minutos e não há o que revisar. Não dá para passar 23 minutos pensando “eu liguei mesmo e ele disse ‘okay’”.

Outro exemplo é quando o pomodoro termina e você sabe que poderia finalizar a tarefa com mais alguns minutos. A regra diz que quando o pomodoro termina você deve parar imediatamente e dedicar o tempo da pausa para outras coisas, que não sejam relacionadas ao trabalho. O problema é que isto causa um certo desconforto, porque você sabe que o próximo pomodoro será perdido e, ao mesmo tempo, se não cumprir a regra, ficará com o sentimento de que está trapaceando.

Como contornar este problema:

O primeiro passo é deixar claro para si mesmo que você vai alterar as regras para produzir mais. Isso vai te aliviar do desconforto de pensar que está trapaceando. A partir daí, sempre que o cronômetro apitar e você sentir que está quase terminando uma tarefa, termine-a após o término do pomodoro, sem contar o tempo da pausa. Termine e siga em frente.

No caso de ter uma tarefa muito pequena para um pomodoro, liste-a em uma seção “Pequenas Tarefas”. Então, crie uma nova etapa entre o pomodoro e a pausa, onde você vai executar apenas uma das “Pequenas Tarefas”. É importante que você só passe por esta etapa se não tiver estourado o tempo do pomodoro para finalizar algo.

As pausas atrapalham certas tarefas

A cada pomodoro deve ser feita uma pausa de 5 minutos, exceto a cada 4 pomodoros, onde a pausa deve ser de 30 minutos. Segundo o criador da técnica, as pausas servem para recompensar o cérebro pelo tempo de trabalho focado. O problema é que muitas vezes estamos tão concentrados em algo que a pausa acaba atrapalhando. Isto acontece porque algumas tarefas são como a leitura de um livro: se você não parar em pontos específicos, vai acabar perdendo tempo depois para entender onde estava e o que estava acontecendo.

Como contornar este problema:

Quando o cronômetro apitar e você sentir que deveria continuar, anote que você vai pular uma pausa, reinicie o cronômetro e comece um novo pomodoro. Então, quando você decidir que chegou a hora de fazer uma pausa, tome os 5 minutos previstos e, se necessário, adicione o tempo que você economizou nas vezes em que pulou a pausa. Utilize este tempo com qualidade para recompensar o cérebro, como deve ser. Tome um café, acesse o Facebook, leia um blog.

É quase impossível conter pausas externas

A técnica, a rigor, diz que você deve evitar interrupções externas e postergá-las até o fim do pomodoro. Caso seja uma urgência e você precisar parar o pomodoro, então o pomodoro não deve ser contado. Nem mesmo se você trabalhou 22 minutos antes de ser interrompido.

Mesmo que você avise todo mundo no escritório de que você está trabalhando desta maneira, ainda assim as pessoas virão falar como você, o telefone irá tocar e um email urgente chegará. Além disso, não dá para falar para o chefe esperar 17 minutos e 22 segundos porque você está em um pomodoro.

O pomodoro deve ajudá-lo a ter foco e evitar a procrastinação, mas na minha opinião, não deve proibi-lo de ser sociável. Eu já tentei cumprir a regra a risca e pedir para as pessoas esperarem um pouco. A única coisa que isso me trouxe foi o sentimento de ser o cara mais chato da sala. Claro que você deve lidar com casos extremos, por exemplo, um colega que fica o dia inteiro te chamando para ver besteira no smartphone dele. Resolva estes problemas, mas não negue de tomar café com todo mundo por causa de um pomodoro.

Além de tudo isso, não contar o pomodoro faz com que suas estimativas tornem-se errôneas. Suponha que você tentou fazer 15 pomodoros em um dia e foi interrompido em todos, sempre depois dos 20 minutos. Nesta hipótese, o seu relatório indicará que você não trabalhou, pois não há nenhum pomodoro anotado, mas isso não é verdade.

Como contornar este problema:

Evite as interrupções internas, aquelas que partem de você, mas deixe que as interrupções externas aconteçam. Mesmo as mais fúteis. Os relacionamentos interpessoais são importantes e você não deve abrir mão disso. Mas atente a casos extremos, onde a interrupção é crônica, e trate o problema.

Se o pomodoro durar menos de 15 minutos até a interrupção, respeite a regra: considere como um pomodoro perdido. Caso o pomodoro dure mais de 15 minutos e você tenha sido interrompido, marque apenas metade de um “X” — um traço, “\”. Quando este caso se repetir, complete algum dos “X” incompletos — com outro traço, “/”. Assim você não perde completamente a contagem de pomodoros. E quando erra, tem um coeficente de segurança.

Conclusão

Nenhuma técnica é definitiva, porque cada um é cada um. Somente você sabe como funcionam os seus processos de trabalho, portanto não há método alheio que servirá totalmente. Sempre haverão possíveis adaptações e você não deve se culpar por realizá-las. A regra de ouro é: não há regras. Altere tudo que for necessário, defina novas regras e ajuste sempre que necessário para alcançar seus objetivos.