Het 5% probleem van Evernote

Photo by Jon Ottoson @ https://unsplash.com/jonottosson

2015 was een moeilijk jaar voor Evernote. Het komende jaar zal moeten blijken of Evernote duurzaam kan blijven voortbestaan. Hiervoor maken ze moeilijke keuzes zoals ik al eerder heb geschreven in mijn artikel over het stoppen met Skitch. Maar er is meer aan de hand…


In een aantal gesprekken met Evernote gebruikers en andere geinteresseerden kon ik niet altijd mijn vinger op de zere plek leggen. Waarom heeft Evernote het nu zo lastig? Wat is er aan de hand met de app en met de organisatie? Wat betreft het laatste, dat blijft natuurlijk gissen. We kunnen niet naar binnen kijken en de strategische keuzes die ze maken zullen we pas weten als ze daar zijn.

Wat betreft de app en met name het sentiment rond de app, dat werd me vandaag ineens duidelijker.

Microsoft Delve

In mijn nieuwe baan bij Triggi maken we gebruik van Microsoft Office 365. Dit pakket werkt in de cloud en heeft zoals het Microsoft betaamt een flink aantal onderdelen. Ik zag het programma Delve in de lijst staan. Ik had er nog nooit van gehoord maar na een eerste klik werd me duidelijk dat dit een interessant programma kan zijn. Na wat speurwerk op het web werd me eveneens duidelijk dat ik niet de enige ben die nog nooit van Delve heeft gehoord. Het programma bestaat al sinds 2013 en de CEO van Microsoft heeft zijn kaarten op dit programma gezet.

Waarom is Delve zo interessant? Omdat het de elementen heeft die Evernote Business probeert over te brengen in hun product. Maar wat ze maar niet lijkt te lukken omdat het onduidelijk is wát Evernote en Evernote Business nu eigenlijk precies is. Wat bedoel ik daar mee?

In de Evernote groep op Facebook vertelde ik over Delve en al snel kreeg ik een antwoord van Freerk Terpstra, een expert op Office integraties binnen bedrijven. Hij vertelt

Delve is vooral interessant binnen een organisatie, omdat die laat zien wat er om je heen geproduceerd wordt door collega’s en je laat zien wat voor jou op dat moment relevant is.
Het voordeel van Delve is dat het (op den duur) ook input krijgt vanuit je agenda, mail en andere Office-producten, om een nog beter overzicht te geven wat relevant is. Dus als je een vergadering inloopt en je naar Delve gaat, dat je daar de vergaderstukken te zien krijgt die bij die vergadering horen. Dit weet Delve door een koppeling met je Outlook-agenda en je mail. Eigenlijk is Delve en Evernote niet goed te vergelijken, het heeft een ander doel (volgens mij).

En toen ging er bij mij een belletje rinkelen omdat ik die ochtend een interessante analyse over de problemen bij Evernote had gelezen…

Het 5% probleem

Venturebeat heeft een interessante kijk op de huidige problemen bij Evernote door een terugblik op een interview uit 2013 met de (nu ex-) CEO Phil Libin. In dat interview haalt hij een situatie aan die ik erg herken uit mijn workshops en presentaties: Mensen spreken over hun gebruik van Evernote maar zeggen dan: ‘Ik heb het idee dat ik maar 5% van de mogelijkheden gebruik.’ Deze zin hoor ik letterlijk bij élke workshop en in élk gesprek met enthousiaste Evernote gebruikers.

Ik heb het idee dat ik maar 5% van de mogelijkheden gebruik

Het probleem is dat die 5% voor iedereen verschillend is. Niet iedereen gebruikt dezelfde 5% (of 10% of 15% maar je snapt het idee) aan functionaliteit in Evernote. Over de complete gebruikersgroep is dat steeds een andere 5%. Dáár ligt een probleem voor Evernote.

Freerk liet dat onbedoeld zien in zijn opmerking over de verschillen tussen Delve en Evernote. In zijn uiteenzetting gaat hij er van uit dat Evernote niet is te gebruiken in een vergadering waarbij iedereen toegang heeft tot dezelfde vergaderstukken. Tussen de regels door lees ik dat Evernote vooral een archieffunctie heeft. Dat is waar. Maar tegelijkertijd kun je in Evernote Business uitstekend met elkaar samenwerken in één notitie waar bijvoorbeeld de agenda van de vergadering in staat. Door deze te delen. kun je gezamenlijk vanuit de notitie werken aan de agendapunten, tijdens de vergadering. Omdat iedereen toegang heeft tot de notitie kun je *realtime* samenwerken. Dat is direct zichtbaar als je de notitie weer op een scherm laat zien via de Presentatie-functie. Dit is een gebruikscenario wat Evernote zelf liet zien op hun Evernote Conference van 2014.

Een andere fraaie functie in Delve is dat het je laat zien *wie* bepaalde documenten heeft gemaakt. Op basis van dergelijke signalen kan de intelligentie achter Delve bepalen welke expertise iemand heeft. En dit weer zichtbaar maken als een collega op zoek is naar deze kennis. Zo laat je dus niet alleen de documenten zien, maar eveneens *de persoon* die meer van weet. Zo kun je elkaar opzoeken en kennis uitwisselen.

Dit is eveneens mogelijk in Evernote Business. Dezelfde kracht die Evernote heeft in het zoeken in documenten, zie je terug in het zoeken op expertise. Maar omdat de meeste Evernote gebruikers het programma solo gebruiken en geen Evernote Business, blijft dit onderbelicht.

Een blanco canvas

De kracht van Evernote begint hun achilleshiel te worden: Evernote is een blanco canvas. Dat is geweldig. Op die manier kan iedereen zijn eigen invulling geven aan het programma en er zijn eigen waarde uit halen. Of dat nu is door je complete administratie te digitaliseren, je vakanties te plannen of in een projectgroep samen te werken, Evernote biedt je het gereedschap om het mogelijk te maken. Zoals een blanco canvas door Van Gogh anders werd ingevuld dan Dali deed, zo zijn er veel manieren om Evernote goed te gebruiken.

Dat is direct een probleem, want als Evernote een slag wil slaan in de zakelijke markt (en dat willen ze) dan zullen ze keuzes moeten maken. Maak van Evernote Business nog meer een complete suite met voorgedefinieerde sjablonen, takenlijsten én workflows. Dus van een blanco canvas naar Schilderen Met Nummers. Het maakt je geen sublieme schilder, maar je werk wordt wel gedaan zonder al teveel hobbels en zonder een leercurve.

Evernote Premium en Plus moeten terug naar hun basis: Een digitaal notitieblok met uitmuntende organisatie- en zoekmogelijkheden. Vergeet zaken als Workchat en Presentatie. Maak Evernote voor de enthousiaste gebruiker weer snel en overzichtelijk. Kapitaliseer in de zakelijke markt met zaken als (een sterk verbeterde) Workchat, Presentatiemodus en verbeter de intelligentie die Context heeft.

Vervolgens komt het aan op het juiste verhaal vertellen. Evernote heeft de wind mee gehad sinds 2009 omdat er weinig echt goede alternatieven waren. Nu is er Onenote, Slack, Dropbox, Asana, Trello, Delve. Ik vind het tekenend dat ik met één zoektocht naar Delve direct een kristalheldere uitleg krijg van de kernfunctionaliteit. Voor Evernote kan het van alles zijn. Opslag, organisatie, zoeken, samenwerken, presenteren. Het mist de samenhang, het grotere plaatje.

Hoe nu verder?

Ik geloof nog altijd in het team wat in Redwood en andere kantoren zit. Ik denk dat ze écht proberen om het. tij te keren, al is het maar vanwege de vermeende beursgang in 2017. Dan moet er toch echt een duurzaam verdienmodel in zitten. Niet alleen voor de consumentenmarkt, maar zeker voor de zakelijke markt. Hoe ze dat exact gaan doen, dat zullen we de komende maanden zien. Naar verwachting zal voor de zomer een nieuwe versie van Evernote verschijnen en ik vermoed dat deze veel sterker op de zakelijke gebruiker zal focussen dan de enthousiaste consument. Daar zal de nodige commotie, ophef en kritiek op komen vanuit de media, de hardcore gebruikers en andere kenners. Ik zal vermoedelijk net zo hard een duit in het zakje doen tegen die tijd. Maar ze moeten wel. Evernote moet afstappen van het blanco canvas en een duidelijker smoel krijgen. Alleen op die manier zal de visie van Phil Libin, een 100-jarige startup maken, een kans van slagen hebben.