Como recebemos novos integrantes do AMAROteam de forma 100% remota
Escrito por Beatriz Goldstein — People Recruiter na AMARO
A quarentena provocada pela pandemia trouxe ao time de People da AMARO diversos desafios, como por exemplo a necessidade do trabalho 100% remoto — algo que nunca tínhamos vivido como companhia. Felizmente, como na AMARO somos digitally-minded, nos adaptamos facilmente. Em seguida, nos deparamos com um novo grande desafio: como integrar um novo colaborador ao AMAROteam, de forma 100% remota, sem deixar para trás a vivência da cultura AMARO, contexto de negócio e treinamentos?
Antes de mais nada, gostaria de me apresentar: meu nome é Beatriz Goldstein, e faço parte do AMAROteam desde abril de 2018. Entrei para o time como estagiária de recrutamento, e desde então já me envolvi com projetos de employer branding, eventos internos, estágios de verão, entre outros. Ao ser efetivada, no início deste ano, me propus um desafio: me envolver em projetos do time de Learning & Development aqui da AMARO. Nossos desafios de trabalho contínuos são os melhores coaches de desenvolvimento, mas aqui você também pode criar o seu próprio, encontrando oportunidades e trazendo-as para a mesa!
Neste artigo, irei apresentar como adaptamos nosso onboarding para um formato 100% remoto e como treinamos o restante do time de People para que eles pudessem ser facilitadores dessa experiência também.
O Onboarding na AMARO
Onboarding é o processo de integração para novos colaboradores na AMARO, composto por treinamentos, apresentações das áreas, atividades de integração e de cultura, além da integração nas respectivas áreas. O processo tem dois meses de duração e um acompanhamento próximo da equipe de People.
O primeiro mês do Onboarding é bastante intenso! Na primeira semana, temos o que chamamos de AMARO Empower.
O nome “AMARO Empower” surgiu da intenção de provocar em novos funcionários o sentimento de pertencimento e empoderamento logo em sua chegada na empresa. Além de conhecer a fundo a história da AMARO, nosso propósito e nossa missão, é no Empower que os novos colaboradores recebem treinamentos das ferramentas que utilizamos no dia a dia, assistem a apresentações de todas as áreas da AMARO, fazem atividades de integração e experimentação e vivem a nossa cultura.
Queremos que o novo funcionário comece em sua área mais bem preparado, com a maior parte de suas dúvidas sanadas, entendendo como trabalhamos, em que acreditamos, o que valorizamos e onde queremos chegar.
Empower 2.0
O Empower sempre foi um dos pontos altos da jornada dos colaboradores aqui na AMARO! Porém, com o lançamento da cultura no início de 2020 e a mudança da nossa estrutura organizacional para trazer um modelo ágil, sentimos que precisávamos repensar o formato anterior. Nasce, então, o Empower 2.0, uma evolução do modelo que já era um sucesso, mas agora muito mais alinhado a nossa Cultura, o novo Org Design e feedbacks de classes anteriores!
Temos cinco grandes pilares:
- Entenda nosso modelo de negócio
- Treinamento e tecnologia
- Viva a nossa cultura
- Interação e experimentação
- Aprenda fazendo!
A primeira turma do Empower 2.0 aconteceu em março de 2020 e, logo em seguida, a pandemia da COVID-19 chegou. Tivemos, então, mais um desafio: aplicar o EMPOWER VIRTUAL! Após algumas adaptações, conseguimos reproduzir os 5 pilares do empower de uma forma 100% virtual e com mais de 97% de satisfação.
Como adaptamos o Empower 2.0 para um modelo 100% virtual
Até então, o meu único contato com onboarding tinha acontecido quando eu tinha que integrar intercambistas e estagiários de verão ao AMAROteam. Quando a Suzana Lisboa, nossa Learning & Development Lead, me convidou para fazer parte da adaptação e implementação do modelo virtual, não pensei duas vezes! Para alguém que sempre trabalhou com recrutamento, seria incrível fazer parte de mais um pedacinho da jornada daqueles colaboradores.
A seguir, contarei como nos organizamos:
1º passo: análise do material presencial
Para fazermos uma adaptação, precisávamos primeiro reunir todos os materiais que eram utilizados no formato presencial: apresentações no Google Slides, planilhas de agenda no Google Sheets e projetos no Asana. Além disso, tínhamos também o treinamento das ferramentas e atividades de cultura e integração pensados em um formato presencial.
2º passo: divisão de tarefas e priorização
Com todos os materiais reunidos, eu e a Suzana nos dividimos entre as tarefas e priorizamos o essencial. Para nos organizarmos melhor, utilizamos bastante o Asana, ferramenta essencial aqui na AMARO para gestão de projetos e tarefas. Além disso, um ponto importante é que aqui na AMARO trabalhamos sempre com um MVP (Mínimo Produto Viável): o que é essencial para que o Empower de forma a garantir os cinco blocos apontados acima?
3º passo: adaptações
Uma primeira adaptação importante foi em relação a nossa logística. Primeiro, garantimos que cada novo membro recebesse os equipamentos necessários para trabalhar e conseguisse acessar sua conta de forma correta. Além disso, criamos um grupo de Whatsapp com os novos colaboradores para facilitar a comunicação até que eles se tornassem heavy-users do Slack, ferramenta de comunicação interna que usamos na AMARO.
Enviamos também um Welcome Kit com camiseta, garrafinha e adesivos dos nossos valores para proporcionar uma experiência WOW mesmo antes do primeiro dia conosco.
Para garantir uma experiência fluida, organizamos o Empower inteiro em uma única apresentação. Assim, qualquer pessoa que facilitasse o Empower teria acesso à ordem e ao conteúdo das atividades, e os próprios participantes poderiam acessar a apresentação para revisitar os conteúdos e ver os próximos passos.
Alguns dos conteúdos previstos não precisavam ser exatamente adaptados, apenas era necessário garantir a transmissão online. Outros, como visitas ao nosso Centro de Distribuição e Guide Shops, tiveram que ser adiados.
O desafio maior seria manter dois importantes pilares do Empower: a vivência da cultura e a interação e experimentação. Para tal, adaptamos as atividades previstas através da utilização de recursos como o Mentimeter (usando nuvens de palavras e quiz para revisar o conteúdo), jogos virtuais com os nossos cards de cultura (já disponíveis em nosso Google Drive) e o aumento de atividades em duplas e trios através da utilização do Google Meet.
Por fim, após rodarmos duas vezes este primeiro modelo, optamos por gravar vídeo-aulas com treinamentos das nossas ferramentas para as próximas edições do Empower.
4º passo: follow ups
Como comentei no início deste artigo, o nosso Onboarding tem duração total de dois meses. Sendo assim, após os três dias de Empower, temos o grande desafio de manter o Onboarding todo, que contém etapas de checkpoint, teste de conhecimento, treinamentos específicos para determinadas áreas, conclusão das tarefas do projeto do Asana, apresentação aos projetos e stakeholders, de forma virtual.
Para isso, é essencial ter todos os próximos passos planejados, e fazer follow ups tanto com os novos colaboradores, quanto com os gestores que os receberam. Aqui na AMARO, temos uma conversa de checkpoint após 15 dias da entrada dos colaboradores, para entender como está a integração do grupo aos seus respectivos times, e se estes estão se adaptando bem aos nossos processos e ferramentas. Assim, conseguimos tomar ações rápidas caso notemos que o grupo que entrou esteja precisando de algo.
Como treinamos novos membros do time de People & Places para facilitarem o Empower
Após a aplicação do Empower Virtual para duas turmas, tive um novo desafio: criar um treinamento para que outras pessoas do time de People & Places da AMARO pudessem ser capazes de facilitar o Empower.
Optamos por realizar dois encontros. No primeiro, focamos em sensibilizar o grupo sobre a importância do Empower, o que é facilitação e compartilhamos algumas boas práticas — durante o treinamento, também mostramos um pouco do “backstage” da facilitação. A última etapa do primeiro encontro envolveu dividir as turmas em duplas — assim como acontece no Empower — e apresentar a atividade: cada dupla deveria preparar, para o próximo encontro, uma das atividades que fazemos no Empower e facilitar a experiência com o restante do grupo.
No segundo encontro, partimos para a facilitação! Foi muito legal ver como cada dupla se preparou para o encontro, e aproveitamos o próprio time para colher feedbacks e apontar o que poderia ser melhorado.
Por fim, convidamos o membros do grupo a se candidatarem para serem os facilitadores do próximo Empower!
Conclusões
A partir de toda esta experiência, que foi bastante complexa e completa, pude perceber a importância da organização, comunicação e planejamento. Também pude aprender a flexibilizar processos e ajustar rotas. Aqui, algumas lições que aprendi:
- Centralize os “to dos” em um só lugar. Assim, além de organizar melhor o que deve ser feito, outras pessoas podem ajudar caso seja necessário.
- Rode um piloto com o essencial antes de fazer novas adaptações. É preciso desapegar do “fazer perfeito” e partir para o “fazer o essencial”. Assim, conseguimos aprender rápido e agir rápido. Já rodamos este modelo quatro vezes e já fizemos diversas alterações com base no que experienciamos e em feedbacks da primeira turma.
- Fique tranquilo com mudanças e erros no meio do caminho. Durante as duas turmas que facilitei, imprevistos aconteceram: Heads que acabaram se estendendo em suas apresentações e atrasaram nossa agenda, pessoas que não conseguiram acessar seus equipamentos, entre outros. Com uma “master apresentação” no Google Slides e uma agenda bem estruturada no Google Sheets, conseguimos facilmente fazer adaptações no meio do caminho. O importante é manter a calma e ser transparente com quem está chegando!
Estamos confiantes que, mesmo distantes fisicamente, conseguimos manter a experiência dos novos membros do AMAROteam INCRÍVEL!
