Neplýtváte ve svém IT? 6 oblastí, na které se zaměřit

Informační technologie jsou každodenní nezbytností v malých i větších firmách. Jelikož se jedná o velmi komplexní a složitou oblast, které vedení firem většinou detailně nerozumí, dochází zde k častému plýtvání prostředky. Kde nejvíc a jak mu předejít?

Starší servery = zbytečně vysoké náklady

IT je hodně široký pojem a každý si pod ním představí něco jiného. Je tedy nejprve důležité si říct, co si pod tímto pojmem představit. Oblast IT pokrývá:

  • počítače a notebooky,
  • servery pro aplikace, poštu a data,
  • softwarové aplikace,
  • zálohovací systémy,
  • síťovou infrastrukturu, aktivní prvky, wifi apod.,
  • tisková řešení,
  • služby správy IT, aplikací, serverů.

S růstem velikosti společnosti roste také struktura IT. S rostoucí IT infrastrukturou vzniká riziko neefektivity, které je často skryté a na první pohled neviditelné. Neefektivita typicky vzniká v situaci, kdy se IT začne rozvíjet a obnovovat bez neustálého hodnocení celkového smyslu fungování vůči hlavnímu předmětu činnosti společnosti. Může se tak stát, že se mění server za server či tiskárna za tiskárnu bez toho, aby vše zapadalo do celkové strategie firmy. Dále se stává, že interní IT oddělení v zájmu zachování velikosti rozpočtu samo nenavrhuje optimalizační řešení, jelikož by tím samo sobě bralo práci. Mohlo by se přijít na to, že díky nasazení nových technologií a restrukturalizaci je nyní zapotřebí menší úvazek interního IT či bude dokonce efektivnější službu správy outsourcovat.

6 oblastí, ve kterých firmy často plýtvají

Investice do IT je třeba hodnotit v čase. Po provedení analýzy a návrhu řešení se nesmí zapomenout na výpočty indikátorů výnosnosti investice (NPV, IRR apod.) Pomocí těchto indikátorů se hodnotí přínos investice v horizontu 3, 4, 5 či více let. Pokud společnost provede analýzu stavu pomocí nezaujaté autority, nejlépe třetí strany, lze nalézt prostor pro zlepšení například v těchto oblastech:

1. Servery

Při nepromyšlených nákupech serverové infrastruktury často dochází k situaci, že za ni firma platí ve finále víc než musí. Úspor jde přitom dosáhnout například optimalizací počtu serverů pomocí virtualizace nebo nasazením blade serverů. Moderní servery také dosahují značných úspor na straně spotřeby energie, což je zvláště u většího množství serverů významný faktor pro hodnocení efektivity.

O zbytečně vysokých nákladech na provoz starších serverů píše také server E15.cz.

2. Zálohování

V oblasti zálohování se v posledních letech objevuje spousta nových technologií, které ji umožňují provádět efektivněji například snížením velikosti objemu ukládaných dat deduplikací.

3. Nákup počítačů a notebooků

V této oblasti je nejzásadnější správně zvolit výrobce a zvolit správnou strategii v nákupu délky záruky a zajistit výhodné podmínky pro následnou pozáruční péči.

4. Řešení tisku

Nekoncepční řešení tisku může být velkým žroutem peněz nejen za pořízení tiskáren, ale i za následný nákup náplní a papírů. Při zvolení správné strategie a mixu „chodbové“ a menší tiskárny v kanceláři je možno dosáhnout výrazných úspor. Také již dávno neplatí, že nejlevnější variantou jsou laserové tiskárny či alternativní a recyklované tonery…

5. Správa IT

V oblasti správy jdou některé společnosti cestou vlastního IT oddělení, jiné tuto činnost zajišťují externě na smlouvu. Je nezbytné pečlivě zhodnotit, jaký model je pro konkrétní firmu optimální pomocí analýzy nákladovosti v delším časovém horizontu a následným porovnáním těchto dvou modelů.

6. Software

Nepromyšlený nákup licencí na software je nejsnazší cestou, jak vyhodit z okna spoustu prostředků. Je třeba důsledně definovat strategii, na které aplikace zakoupit hromadné podnikové licence, kde využít cloudové aplikace apod.

Nikdy se však nevrhejte do šetření bezhlavě. Zkuste si představit, kolik by vás stál byť jen několikahodinový výpadek vašich serverů nebo ztráta cenných dat kvůli špatně řešenému zálohování. Můžete přijít o jméno, o klienty a tím pádem i o peníze. Taková ztráta pak může snadno převýšit i náklady na pořízení nové spolehlivější technologie.

IT je vždy zapotřebí hodnotit jako celek. Nelze vzít jen jeden z výše uvedených bodů a řešit jej izolovaně. Většinou dojde ke stanovení oblastí s vyšší a nižší prioritou a strategií postupu. Tento plán vyhotoví typicky IT oddělení ve spolupráci s oddělením financí. Objektivnější data však získáme, když si zajistíme pohledem „zvenčí“. V takovém případě vypracuje audit a následný návrh řešení nezávislá společnost zabývající se poskytováním služeb a dodávkou IT produktů.


Jsem tu pro vás pokud potřebujete poradit s firemním IT, cloudovými službami nebo přechodem na GDPR. jzalud@amonsystem.cz