Office 365 vs. G Suite — Který z nich je lepší pro váš business? — 2. část

V předchozím článku jsme porovnávali ceník, velikost úložiště, e-mailového klienta a kvalitu desktopových aplikací obou protivníků. Dnes se podíváme na další rozdíly a na konci článku nabídneme velké závěrečné shrnutí. Pojďme na to!

5. kolo: Online spolupráce

Možnost online spolupráce na jednom dokumentu vnesla do týmové práce novou úroveň produktivity. Namísto barevného vyznačování změn si teď může jeden dokument najednou otevřít i několik uživatelů a všichni v reálném čase vidí, kdo jaké údaje upravuje.

Funkce online spolupráce funguje o něco lépe v G Suite, a to především díky tomu, že je sdílení a online kolaborace klíčovou funkcí, kvůli které G Suite vznikl.

Oproti tomu O365 se vyvinul z desktopových aplikací, do kterých byla postupně funkce cloudu a sdílení dokumentů implementována. Je paradoxem, že nekonečné možnosti úpravy dokumentů ve Wordu jsou nakonec pro plynulou spolupráci online spíš překážkou. Když například víc lidí najednou formátuje nadpis, může to dělat trochu neplechu.

SHRNUTÍ:

Na online spolupráci jsou sdílené cloudové služby založené, proto doufám není divu, že se kvalitně spolupracuje s oběma stranami. Jestli má nějaké kolo skončit remízou, tak je to určitě tohle.


6. kolo: Videohovory

G Suite nabízí Hangouts, O365 Skype. A obě strany nabízí kvalitní způsob konferencírování na dálku.

Co se týká počtu účastníků hovoru, je Skype od O365 mnohem velkorysejší — unese až 250 aktérů. 25 lidí, které dokáží spojit Hangouts z G Suite, jsou oproti tomu skoro zanedbatelnou číslovkou. Nicméně dokážete si představit, že mluvíte s více než stovkou lidí najednou? Už v pěti to začíná být slušný cirkus.

Co se týče kvality spojení, ani jedné straně se nedá nic výrazněji vytknout. O Hangouts se možná říká, že padají méně než Skype, nicméně — stejně jako u Wordu — má většina lidí na světě aktivní účet spíš u Skypu. A to se jen tak nezmění.

SHRNUTÍ:

Čísla hovoří jasně. Skype v O365 dokáže na videokonferenci přijmout až 250 lidí. Hangouts v G Suite jen 25. A vzhledem k tomu, že většina lidí, co známe, používá Skype, máme jasného vítěze.


7. kolo: Mobilní aplikace

Jak lze v 21. století předpokládat, existuje spoustu aplikací jak pro G Suite, tak i O365. Díky nim můžete své dokumenty upravovat, když zrovna nejste u počítače. No, upravovat. Řekněme, že prohlížet určitě. Ono totiž upravování takových tabulek na malém telefonu není kdovíjaká výhra.

Většina uživatelů asi nejčastěji používá aplikace na e-mail. Jak Gmail, tak Outlook mají moderní uhlazenou mobilní verzi. Outlook ovšem z mnohých recenzí vychází jako intuitivnější. Nabízí různé uživatelské zkratky, díky kterým je jeho používání rychlejší a jednodušší.

Dalo by se říci, že Gmail je víc přímočarý. Jako by jeho hlavním cílem bylo pomoci vám v odeslání e-mailu. Ideálně bez příloh. Což je samozřejmě u mobilní e-mailové aplikace fajn, nicméně Outlook nabízí mnohem víc možností, jak např. pracovat s přijatými maily a archivem.

SHRNUTÍ:

Svou práci plní obě strany dobře. To hlavní je možnost pracovat se svými dokumenty mimo kancelář. A tu vám zajistí G Suite i O365.


8. kolo: Práce offline

Vzhledem k tomu, že G Suite jsou v podstatě webové aplikace, mezi nejčastější otázky jejich potenciálních uživatelů patří ta, jak vypadá práce offline a jestli je vůbec možná. A odpověď vás možná překvapí. Ono to totiž jde. Jsou potřeba jen tři věci: 1) používat Google Chrome, 2) nainstalovat si rozšíření a 3) zapnout možnost synchronizace.

I pro Gmail existuje offline aplikace. Vypadá jako online verze a na její používání je taky potřeba prohlížeč Chrome.

S O365 je to podstatně jednodušší. Jak už jsem jednou zmiňovala, O365 kdysi začínal právě na offline desktop aplikacích. Můžeme to brát tak, že sdílení a cloud jsou jen bonusy navíc.

SHRNUTÍ:

V G Suite i O365 můžete pracovat offline. S menšími či většími podmínkami, které je třeba splnit. Desktopové aplikace O365 jsou však léty prověření offline pomocníci, které jen těžko nějaké online aplikace předčí.


Závěrečné shrnutí

Doufám, že máte po přečtení mého obsáhlého článku o něco lepší přehled.

Především si ale udělejte jasno v následujících otázkách:

  • Potřebujete ve své firmě pracovat s dokumenty MS Office?
  • Kolik členů váš tým/business má? A bude se tohle číslo měnit?
  • Jak velké úložiště potřebujete?
  • Jak velké úložiště pro e-mailového klienta potřebujete?
O365 všeobecně vychází lépe pro týmy a firmy s větším množstvím lidí, kteří často pracují s dokumenty. Jestli navíc potřebujete, aby u vás ve firmě vznikaly krásné wordovské dokumenty a prezentace, je pro vás O365 víc než jasnou volbou. Jen se nezapomeňte ujistit, že jste si vybrali balíček s desktopovými aplikacemi.

Pokud ve firmě pracujete s velkým množstvím dat, které si potřebujete přeposílat e-maily, sáhněte po G Suite Business plánu s neomezeným úložištěm. Pokud nemáte zas tak velký budget a jste teprve na začátku, zvolte jednu z levnějších variant O365.

Důvody, proč si vybrat Office 365

  • Většina balíčků Office 365 obsahuje desktopové aplikace. To z nich dělá mnohem užitečnější produkt do jakékoliv firmy nebo organizace, ve které se předpokládá práce s dokumenty MS Office.
  • Velikosti úložišť nejlevnějších balíčků Office 365 jsou mnohem velkorysejší než ty v G Suite.
  • Outlook nabízí mnohem lepší práci s e-maily, především s jejich seskupováním a tříděním.
  • Na Skype call můžete připojit až 250 lidí. Proti 25 v Hangouts.
  • Sdílení dokumentů na desktopu je jednodušší v OneDrivu než Google Drivu.
  • Office 365 nabízí antivirovou kontrolu a kontrolu autorského práva vašich dokumentů. G Suite ne.

Důvody, proč si vybrat G Suite

  • Za 8 € za uživatele na měsíc (pro tým s 5+ členy) můžete mít úložiště bez omezení. To u Office 365 dostanete jen u dvou nejdražších balíčků.
  • Základní myšlenka za vznikem G Suite byla v real-time sdílení dokumentů a kolaboraci. Možnosti spolupráce v reálném čase má stále lepší než Office 365.
  • Aplikace G Suite jsou čisté a bez „zbytečných“ dovedností navíc. (Což samozřejmě může být i na škodu.) Díky tomu se načítají dokonce rychleji než desktopové aplikace Office 365.
  • Jde o dobré řešení v týmech, jejichž členové pracují s různými operačními systémy.
  • Existuje skutečně mnoho aplikací třetích stran, které mohou značně zlepšit funkčnost G Suite aplikací.
  • Fakt, že je celý G Suite založený na sdílení, může ve vaší firmě podpořit práci s cloudem samotným a všemi výhodami, které přináší.

Tak. A teď už jsme opravdu u konce.

Je mi jasné, že udělat tak důležité rozhodnutí, jakou cloudovou službu použít právě u vás ve firmě, není vůbec jednoduché.

V případě jakýchkoli dotazů mi napište na hbrezinova@amonsystem.cz. Můžeme si spolu domluvit nezávaznou schůzku, na které vám představím, jak vám můžu se svou firmou Amon System pomoci podívat se na IT celkově a navrhnout nejlepší řešení i nad rámec e-mailů a dokumentů.

Mějte se krásně,

Helča


Jsem tu pro vás pokud potřebujete poradit s firemním IT, cloudovými službami nebo přechodem na GDPR. hbrezinova@amonsystem.cz | amonsystem.cz | itkterefunguje.cz