Office 365: zabijte dvě mouchy jednou ranou

Fotka od Tyler FrantaUnsplash

V minulém blogovém článku jsem rozvinula úvahu o výhodnosti cloudových služeb (u nás v Amonu preferujeme ty od Microsoftu) — mimo jiné v souvislosti s GDPR. Tohoto propojení se budu držet i dnes, ale výhody „mráčku“ jsou i jinde: prostě je to sexy, moderní, vždy up to date software, nežere vám energii v domě, nemusíte se starat, zda je to „železo“ dostatečně zabezpečené, odvětrávané atd.

Zpět ale ke GDPR. Zde nejde totiž jen o zabezpečení před vypočítavými hackery zvenčí. Málokdo si uvědomuje, jak velké hrozby mohou přinést i vlastní zaměstnanci. A je úplně jedno, zda to udělají úmyslně či z nedbalosti. Když data uniknou, zodpovědnost před zákonem je opět na vás, navíc jste přišli o svůj cenný poklad.

Fotka od Charlese Deluvia 🇵🇭🇨🇦Unsplash

Zde může Office 365 významně pomoci a nabídnout řešení: nástroj Data Leakage Prevention. Uvedu příklad: váš zaměstnanec z nějakého důvodu usoudí, že by se mu mohly hodit firemní dokumenty i doma a pošle si je na soukromý e-mail. Ať už proto, že dostal výpověď, nebo že chce na něčem pracovat i v přesčasových hodinách na domácím počítači. Nedochází mu, že tím ohrožuje firmu. Právě v takovém případě lze využít Office 365. Nastavíte si, co chcete sledovat, a pak vám již chodí upozornění na cokoliv podezřelého. Můžete si také určit, jestli e-maily obsahující vámi nastavené informace vůbec pustíte z firmy, nebo je dovolíte odeslat, ale dostanete o nich zprávu.

Fotka od Jeffersona SantoseUnsplash

Neskutečným nástrojem je pak šifrování dokumentů. Vytvoříte dokument a sami nastavíte práva pro ostatní uživatele: možnost jeho otevírání, editace nebo přeposílání. Azure Active Directory dokáže např. také zjistit, jestli ten který člověk má platný účet a je přihlášený. Tím docílíte toho, že budou moci dokument otevřít jen vaši zaměstnanci. A pokud jste se s některým pracovníkem už rozloučili, nepracuje u vás a vyřadili jste ho tudíž z Active Directory, nebude moci otevřít žádný dokument, i kdyby si ho přeposlal např. na soukromý e-mail — Microsoft mu odepře přístup.

K nastavení všech pravidel slouží Exchange Online — nástroj, který se vám v Office 365 stará o správu firemní pošty.

U nás se nejvíce osvědčilo pravidlo, že si posíláme pouze odkazy na daný dokument uložený v SharePoint a přestali jsme si tak zahlcovat schránky přílohami neskutečných rozměrů.

Jako poslední vychytávku, která vám může pomoci s GDPR, bych zde ráda zmínila administrátorský nástroj eDiscovery, který prohledá celou O365ku a najde požadovaná data. Takže když přijde zákazník a řekne, že chce smazat veškeré OÚ, které o něm evidujete, tento nástroj vám s tím pomůže. Identifikuje totiž, kde všude se daný údaj nachází.

No a když to celé ještě propojíte s profi zálohováním v MS azure, tak si troufám tvrdit, že máte skoro hotovo 😊.

Moji techničtí kolegové mohou nabídnout své konzultační služby a probrat vhodnou variantu právě pro vás. Díky O365 tak zabijete dvě mouchy (kancelářský balík a GDPR) jednou ranou 😊.

Přeji krásné dny,
Helena

Přihlaste se k newsletteru | Jsem tu pro vás pokud potřebujete poradit s firemním IT, cloudovými službami nebo přechodem na GDPR. hbrezinova@amonsystem.cz | amonsystem.cz | itkterefunguje.cz