Creación de una cultura analítica en la empresa

(Foto by Delwar Hossain)

Una cultura empresarial que base sus decisiones en los datos es una tarea difícil de crear. Las empresas que optaron por establecer una cultura de análisis y han dedicado los suficientes recursos para potenciar áreas de inteligencia de negocios y analítica web, claramente llevan la delantera de las que todavía se basan en la intuición y experiencias pasadas, sin datos o acciones tangibles que puedan respaldar sus decisiones y caminos a seguir.

Crear una cultura empresarial basada en datos en una institución que no posee un precedente en esta área, es una difícil tarea. Ya que requiere de un proceso de cambio, y el proceso de insertar el cambio dentro de una cultura empresarial que ha funcionado por décadas de cierta forma, es un desafío tecnológico, humano y estructural.

Por lo mismo, podemos aventurarnos a identificar ciertas partes de este proceso, que traspasan lo técnico y tecnológico y se mezclan con la inserción de esta cultura dentro de la empresa, que tiene directa relación con las personas que interactúan con los diferentes elementos. Dentro de estos procesos podemos observar los siguientes hitos que nos ayudarían en la implementación de una cultura empresarial de datos, en una organización que no posee un departamento y tampoco un historial que respalde un método de trabajo que considera los datos web como eje troncal para sus decisiones y sin embargo la web puede ser un medio fundamental para cumplir sus objetivos.

1- Diagnóstico de la cultura empresarial: En este hito, te puedes dar cuenta a través de conversaciones y observaciones, cómo es el entorno corporativo y cómo se manejan las comunicaciones internas de los diferentes departamentos, para poder adelantarte a predecir si la implementación de este cambio será bien aceptada o no.

2- Recursos internos: Como departamento, necesitas hacer un levantamiento de los recursos con los que cuentas y otra lista con los recursos que necesitarías. Para estar preparado a pedir más recursos y solicitar financiamiento, capacitaciones y tecnología para el área.

3- Establecer procesos de trabajo: Si vas a velar porque el área sea reconocida como tal por los demás integrantes de la empresa, debes considerar protocolos y procesos de trabajo. Esto para asegurar trabajo eficiente del equipo con los interesados de otras áreas, asegurar y estimar tiempos, definir entregables o productos concretos, tipos de informe para cada caso, según las necesidades de las contrapartes que trabajarán con el equipo.

4- Evangelización: Debes contarle al resto qué es lo que haces y cuál sería el beneficio para sus áreas al trabajar juntos. Quizás varios de los interesados van a valorar la retroalimentación que le puede dar el área y solicitarán apoyo. Sin embargo, hay otros que desconocen de qué se trata esto y no los van a considerar en sus procesos. Por lo tanto, es una buena oportunidad generar reuniones iniciales con los jefes de departamentos o encargados de proyectos, de carácter informativo y evangelizador.

5- Demostración: Quizás la reunión inicial no deje claro en un 100% los alcances del área de analítica web y sea necesario sacar reportes y cruzarlos con datos que puedan interesar a ventas, marketing, alta dirección etc. en la toma de algunas decisiones comerciales. Estos datos, los puedes presentar como pequeños puntos claves, para ir mostrando a los potenciales interesados, qué datos son los que el área es capaz de generar y qué beneficios les podría traer en la toma de decisiones. Es muy importante el diagnóstico y las conclusiones a presentar en estos informes. Sería como entregar pequeñas “pildoritas” para encantar y luego validar.

Ya con estos hitos, algo de ruido debes haber generado internamente y de seguro el área de analítica web estará con cierto posicionamiento y varios interesados en trabajar con ustedes y pedir datos. Sin embargo, hay varios retos y desafíos que se presentarán en el camino, de los cuales voy a destacar 3 importantes:

La capacitación. De seguro van a solicitar capacitaciones constantes, algunos van a querer aprender mucho, otros que capaciten a todo su equipo para que ellos tengan su propio personal de análisis de datos. En ese sentido, debes ser cauto, dejar en claro cuáles son los alcances de la contraparte y del equipo mismo y qué es lo que puedo entregar al resto para que aprendan más y puedan entender mejor, protegiendo los datos sensibles para la empresa. Para esto, es bueno adelantarse y tener preparado un plan de capacitación básico, que contemple lo necesario para que las contrapartes hablen el mismo idioma, puedan interpretar resultados de un reporte y solicitar métricas claves.

Los accesos: Te puedes encontrar con personas que van a solicitar todos los accesos a las plataformas de análisis para poder ir midiendo ellos mismos y no depender de nosotros para sacar reportes e interpretar datos. Esto es un tema muy sensible, ya que no puedes repartir accesos a información delicada para la empresa sin tener el control que asegure la protección de estos datos. Debes idear un sistema que pueda dar accesos solo lectura, accesos a un panel que genera el área después de extraer los datos de la plataforma etc. También debes generar protocolos que aseguren el control de las personas con acceso y su eliminación inmediata en el caso de que sean desvinculados de la institución.

La Tradición: Este tercer desafío es uno de los más importantes a mi gusto, ya que tiene que ver con lo que se lleva haciendo por años y “es de una forma porque siempre ha sido de esa forma…” Puede pasar que como equipo se entregue una solución innovadora para la visualización de datos, pongo como ejemplo un reporte que se genere automático con un panel que cargue datos con gráficos a tiempo real y que sea de fácil lectura. A primera vista, es una innovación que trae muchos beneficios, como el acceso 24/7 a las métricas, calma la ansiedad de las contrapartes por saber en todo momento “cómo van los números”, reduce tiempo de trabajo del equipo al no necesitar que se actualice manual y logra que esté todo automatizado. Sin embargo, debes tener ojo en cómo se recepciona este cambio o innovación y cómo podría afectar al resto. Aunque sea la herramienta más eficiente que puedo ofrecer, no me parecería extraño que algunas personas, se reúsen a ocupar esta herramienta y sigan pidiendo el tradicional reporte de excel que contiene extracción manual de datos. Frente a esto, o alguna situación similar, el camino es dar proceso y espacio al cambio, seguir con lo tradicional en paralelo con la “innovación” para luego hacer una migración natural que no afecte a nadie y sea entendible por todos.

Establecer una cultura empresarial basada en datos es un gran desafío que nos debemos plantear con mucho cuidado y preparación. No es algo imposible, pero sí que puede traer mucho trabajo, paciencia y tiempo. Pero los resultados a largo plazo van a ser satisfactorios.

Por: Rafael Vásquez González.

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