Los equipos felices son más productivos

Desde la agilidad se promueve la idea que las personas ya están lo suficientemente preparadas para hacer su trabajo, y en lugar de decirles cómo lo deben hacer, el líder debe dedicar su tiempo a gestionar el sistema y guiar al equipo a mejorar su nivel de productividad.

Es claro que un equipo feliz es igual o más productivo que si no lo fuera, hay estudios que hablan incluso de un 12% en el aumento de productividad para los equipos más felices.

Por lo anterior, parte del tiempo del líder debería estar asignado a administrar la felicidad en el equipo. Pero, antes de dedicar esfuerzos en establecer sistemas de recompensas e incentivos, es bueno implementar herramientas que le permitan conocer el resultado de estos.

Existen diferentes alternativas para medir la felicidad de las personas, dos de las más reconocidas son la puerta de la felicidad y el calendario niko-niko.

Puerta de la felicidad

Esta es una práctica del management 3.0, muy útil para pedir feedback de una forma sencilla y efectiva. Usualmente se utiliza para cerrar eventos o actividades, permitiendo al facilitador conocer la percepción de los asistentes.

Para hacer una puerta de la felicidad, basta con asignar al menos tres secciones en la puerta de salida, cada una con la representación de un estado emocional diferente. Los más frecuentes son feliz, neutral y triste.

Ejemplo de puerta de la felicidad

Cada asistente al finalizar el evento se debe acercar a la puerta de la felicidad y registrar sus comentarios en una nueva nota, esta se ubica en la sección correspondiente al estado emocional con el que se retira de este espacio.

Los materiales y el diseño no son lo más significativo en este ejercicio y se pueden hacer variaciones. Se recomienda utilizar dibujos para representar las emociones debido a que escalas numéricas no siempre se interpretan de la misma forma por todas las personas.

Una idea útil puede ser utilizar metáforas como el estado del clima, es decir, totalmente despejado para un estado feliz, parcialmente nublado para uno neutral y tormenta para uno triste o enojado.

Si bien este ejercicio tiene una fuerte orientación a pedir retroalimentación sobre una actividad específica desarrollada, hay equipos que lo utilizan en su día a día para conocer el nivel emocional con el que se retiran las personas. Si este es el objetivo para el que se desea emplear esta herramienta, recomiendo utilizar en su lugar, el calendario niko-niko.

Calendario Niko-Niko

Esta herramienta funciona como radiador de información y facilita hacer visible el estado emocional de las personas de un equipo.

La palabra japonesa “niko” significa sonrisa, y en un contexto más general podríamos decir que se trata de un calendario de emociones.

Para construir un calendario niko-niko, se debe instalar un tablero o calendario en una de las paredes del lugar de trabajo, este debe tener el aspecto de una matriz.

A continuación, se asigna para cada fila el nombre de un integrante del equipo y en las columnas se registran los días laborables del calendario, o viceversa.

Ejemplo de calendario niko-niko

Al finalizar cada día, los integrantes del equipo deben evaluar y registrar su estado emocional en el calendario niko-niko. Esto lo pueden hacer mediante un dibujo, calcomanía o incluso un código de color, lo importante es que sea estándar y fácil de entender por las demás personas.

Los estados que actualmente utilizamos en mi equipo son felicidad, tristeza, neutral, estrés, enojo y ausencia. Este último lo incorporamos para informar que durante ese día la persona no se encontraba en el lugar de trabajo.

Si durante el día una persona presenta diferentes emociones, es recomendable que registre la que para esta haya sido más significativa.

Es normal que durante una jornada laboral ocurran situaciones externas al trabajo, que afectan la emocionalidad de las personas, yo recomiendo tener en cuenta estas emociones también al momento de registrar el estado del día en el calendario.

Si una situación familiar afecta negativamente en la emoción de un trabajador, inevitablemente su rendimiento también se verá afectado, registrarlo en el calendario es una buena excusa para que sus compañeros se acerquen a escucharle y de ser posible, ofrecer ayuda.

Si al finalizar el día, una persona olvida registrar su estado emocional, es mejor evitar registrarlo en los siguientes días, debido a que inevitablemente sus emociones del momento sesgarán su recuerdo.

Cuando construí por primera vez un calendario niko-niko con mi equipo, observamos que no era fácil para las personas acercarse y registrar su emoción con honestidad, al indagar este comportamiento pudimos comprender que se debía a que personas externas con las que compartimos el espacio físico, emitían comentarios jocosos sobre las emociones de las personas.

Calendario niko-niko. Mi primera iteración.

Para solucionar esto y hacerlo más divertido, decidimos enmascarar los nombres de cada integrante ante personas externas del equipo, escogiendo personajes de la cultura popular con el que cada uno se sintiera más identificado. Dentro del equipo todos sabíamos quién era cada personaje.

Esta herramienta la he usado desde hace más de 3 años y con el tiempo hemos hecho diferentes incrementos en cuanto al diseño y los materiales de construcción.

Calendario niko-niko. Mi segunda iteración.

El calendario por sí solo no hace a las personas más felices y mucho menos, más productivas; este solo muestra el estado emocional del equipo a lo largo del tiempo, solo si estas fueron lo suficientemente honestas. Pero, si en el equipo existe una cultura de colaboración, empatía, trabajo en equipo, esto puede servir para reforzar el tejido social y acercar más a las personas.

Calendario niko-niko. Mi tercera iteración.

Esta herramienta fomenta la transparencia dentro del equipo, rompe barreras invisibles producidas por las jerarquías, y nos ayuda a fijarnos en la parte humana. Cuando se muestran las emociones y vulnerabilidades, se hace más fuerte la unión en el equipo.

Para este ejercicio es importante el respeto, y no emitir juicios sobre las emociones del otro. De lo contrario, se producirá autocensura dentro de las personas, ocasionando un calendario meramente cosmético.

Medir la felicidad a través de un calendario niko-niko permite descubrir cosas interesantes como patrones en los estados de ánimo de las personas, por ejemplo, si un día específico de la semana las personas siempre están tristes, quiere decir que hay algo sucediendo durante ese día que se puede mejorar.

Esta no solo es una herramienta para el líder, también debe ser recibida como una herramienta para el equipo. Cualquier persona puede acercarse a su compañero y ofrecer ayuda si observa que este no pasa por un buen momento.

Calendario niko-niko. Mi cuarta iteración.

He tenido la oportunidad de trabajar con puertas de la felicidad y calendarios niko-niko, personalmente me gusta más la primera opción para espacios de retrospectiva o para pedir retroalimentación de los talleres que facilito, mientras que el niko-niko me parece más efectivo para medir la felicidad a lo largo del tiempo.

Si bien medir la felicidad es algo subjetivo, estas herramientas son un primer acercamiento para hacerla cuantificable. Te invito a que compartas conmigo tu propia versión de la puerta de la felicidad y calendario niko-niko.

Y por último te invito a responder la siguiente pregunta: ¿Qué has hecho recientemente para ayudar a alguien a ser más feliz en su trabajo?

Referencias

[1] https://www.sciencedaily.com/releases/2014/03/140320100942.htm

[2] https://management30.com/practice/happiness-door/

[3] https://www.agilealliance.org/glossary/nikoniko/