Forma equipos multifuncionales con un tablero de héroes

Entendemos por equipo cross-funcional o multifuncional, como aquel que cuenta con todas las habilidades y conocimientos necesarios para construir productos y realizar incrementos de valor al mismo.

Un equipo multifuncional no significa que todas las personas deben tener las mismas habilidades y conocimientos, de hecho conseguirlo parece una utopía, pero es un buen norte al cual apuntar como equipo.

La mejor definición podría ser entonces, que las funciones y responsabilidades de cualquier persona pueden ser cubiertas por al menos algún otro miembro del equipo.

Es extremadamente difícil conseguir que todas las personas sepan hacer todo, tampoco tiene sentido que todos hagan todo al mismo tiempo, en agilidad es necesario tener foco; pero entre más personas del equipo puedan cubrir cada conocimiento o habilidad requerida en el proyecto, mejores resultados se obtendrán.

Cuando se conforma un equipo es recomendable garantizar que en este se encuentren las habilidades necesarias para construir el producto deseado. Aunque en ocasiones sucede que las especialidades o conocimientos que se requieren, superan la cantidad de personas recomendables en un equipo ágil.

También es común que por la naturaleza cambiante de los entornos complejos, sea difícil prever todas las necesidades a largo plazo desde el principio. En este caso la sugerencia es hacer lo que se hace en agilidad cuando se tiene alta incertidumbre, estimar a corto plazo, inspeccionar y adaptar.

Para los dos escenarios mencionados anteriormente, lo recomendable al conformar un equipo, sería priorizar cada habilidad o conocimiento requerido por el valor que aporta.

Al priorizar las habilidades y conocimientos, se conforma el equipo con aquellas que más valor aportan al inicio, dejando en ocasiones algunas importantes por fuera o con el paso del tiempo se irán identificando nuevas por incorporar.

Es claro que si se dejan habilidades o conocimientos importantes fuera del equipo, se convertirán en un potencial riesgo para la entrega temprana y continua de valor. Para solventar esto, una solución puede ser generar un backlog o lista con todo lo que se requiere por aprender o desarrollar entre los integrantes del equipo.

Con el transcurso del tiempo, puede surgir la necesidad de nuevas habilidades y conocimientos. En estos casos, es tentador sumar nuevos integrantes que cubran esta necesidad pero haciendo esto se afectarían dos patrones que se promueven dentro de la agilidad. El equipo dejaría de ser estable y compacto.

Otra solución tentadora puede ser suplir las habilidades con equipos externos como proveedores. Pero, no formar las habilidades al interior del equipo, produce dependencias externas.

Por otro lado, un camino a elegir puede ser desarrollar en el equipo las habilidades necesarias, pero esto podría tomar tiempo. A largo plazo, esta es la solución más beneficiosa para el equipo y el producto en construcción.

En lugar de cambiar miembros del equipo por cada necesidad de nuevas habilidades que se presenten. Hacer crecer internamente el conjunto de habilidades del equipo, aumentará su capacidad para trabajar de forma autónoma. En los equipos multifuncionales, es más fácil distribuir el trabajo uniformemente.

“Multifuncional no significa que todo el mundo sea experto en todo.” Javier Garzás

Tablero de héroes

Llamo héroe a esa persona que es considerada indispensable por ser un “salvador” o el que “apaga incendios”, o lo que equivale también a decir que no existe ningún otro miembro del equipo que sea capaz de cubrir sus funciones.

“Un buen equipo no tiene héroes apaga fuegos.” Javier Garzás

Un equipo multifuncional no tiene héroes. Es importante removerlos en cuanto se detecten. Remover no necesariamente implica retirar a la persona del equipo.

La remoción de un héroe consiste en facilitar y promover que este comparta su conocimiento y responsabilidades entre los demás miembros del equipo, haciendo que su presencia deje de ser indispensable. Esto debería ser autogestionado por el mismo equipo, para esto se pueden apoyar en construir lo que yo llamo, el tablero de héroes.

Tablero de Héroes

El tablero de héroes es una herramienta muy útil que permite visualizar el estado real de la distribución de habilidades y responsabilidades dentro del equipo.

Esta es una propuesta que diseñé con base a la matriz de entrenamiento de habilidades de Henrik Kniberg [3] y la matriz de competencias de Jurgen Appelo [4]. Esta recoge la facilidad visual de la propuesta de Jurgen para identificar el estado del equipo y la practicidad de la matriz de Kniberg.

En la primer columna se registra el nombre de cada uno de los integrantes, mientras que en la primer fila se registran las diferentes habilidades, funciones, responsabilidades o conocimientos que se requieren dentro del equipo.

Cada integrante debe registrar un círculo de color verde para cada celda que intersecta con el conocimiento, habilidad o función en la que se puede considerar responsable o representante actual.

Si la persona tiene el conocimiento o puede cubrir una función especifica pero el responsable o representante del equipo para este tema es otra persona, se debe registrar con un círculo amarillo.

Para fomentar la mejora continua y que el equipo cada vez sea más multifuncional, se recomienda que cada persona identifique las habilidades o funciones que le gustaría aprender a desarrollar durante los próximos días, registrando en la celda correspondiente un círculo de color rojo.

Las casillas vacías de cada persona, muestran que actualmente dicha habilidad o conocimiento no se tiene y tampoco se planea a corto plazo su desarrollo o aprendizaje.

Cabe resaltar, que es recomendable que las personas del equipo actualicen constantemente este tablero.

Una vez todas las personas del equipo se hayan registrado en el tablero de héroes, se podrá visualizar que tan multifuncional es el equipo. Si hay una columna con un círculo de color verde sin al menos un círculo de color amarillo, estamos ante un héroe.

Para nuestro ejemplo, podemos afirmar que Tony es un héroe. Esto significa que no existe ningún otro miembro del equipo que sea capaz de desempeñar la función de desarrollo front-end.

Tony como héroe es un potencial riesgo para el equipo, debido a que su ausencia puede afectar los intereses y objetivos planeados. La responsabilidad del líder ágil o al servicio de este equipo, debería ser fomentar el aprendizaje de desarrollo front-end dentro de las personas.

En el tablero del ejemplo anterior, también se puede apreciar que el equipo no tiene una consciencia real sobre la auto organización y es algo que también desde el líder se debe promover.

Normalmente los héroes no tienen tiempo o la actitud para enseñar o delegar sus responsabilidades entre los demás. Por esta razón llegan a ser héroes.

En estructuras más tradicionales, una persona se considera importante y valiosa si es la única que puede hacer una tarea o si posee un conocimiento que nadie más tiene. En la agilidad ocurre todo lo contrario, las personas más valiosas son las que enseñan y ayudan a otros a ser mejores.

No basta tampoco con tener todas las habilidades o roles dentro de un equipo, si todas las funciones las desempeña una sola persona. En este caso el equipo no es cross-funcional, sino héroe dependiente.

Ejemplo de un equipo héroe dependiente

El tablero de héroes además de irradiar el estado del equipo, sirve para fomentar el compromiso y la colaboración entre las personas.

Considero que el tablero de los héroes es la forma más eficiente de mitigar el riesgo de perdida de conocimiento o habilidades por ausencia de personas indispensables. También es el mejor camino para fomentar la mejora continúa y el desarrollo de competencias dentro del equipo.

Te invito a aplicar esta técnica con tu equipo de trabajo para identificar que tan multifuncionales son y si tienen héroes apaga incendios.

Referencias

[1] https://sites.google.com/a/scrumplop.org/published-patterns/product-organization-pattern-language/development-team/cross-functional-team

[2] https://www.javiergarzas.com/2014/05/peopleware-y-como-deberias-gestionar-un-equipo-diapositivas-de-mi-charla-y-el-video.html

[3] https://blog.crisp.se/2009/02/27/henrikkniberg

[4] https://management30.com/practice/competency-matrix/