Andrés Salcedo
Sep 6 · 8 min read

Explicar sobre los desperdicios en Lean de forma magistral puede no ser la mejor forma de desarrollar el aprendizaje en las personas. Es un tema fácil de entender pero que cuesta aplicar, no por la dificultad en sí de limpiar un proceso o eliminar un desperdicio, sino por desarrollar la habilidad de ser consciente que se está ante un desperdicio.

Ante esta situación, inventé en el año 2017 junto con Jaime Arley Muñoz , un juego didáctico que busca ayudar a las personas a entender los desperdicios en Lean, invitándolos también a descubrir el nivel de consciencia que tienen para optimizar el flujo de la cadena de valor.

Este juego ha sido facilitado en diferentes entornos y con cientos de personas, obteniendo excelentes resultados y aportando siempre el valor que buscábamos Jaime y yo cuando lo diseñamos.

A continuación, comparto la estrategia de facilitación y los materiales requeridos para que pueda ser replicado, a cambio solo pido recibir feedback de los resultados obtenidos y que me compartan sus experiencias de facilitar este ejercicio.

Duración Estimada

Se recomienda dedicar un espacio de al menos 1 hora. El juego puede durar entre 25 y 35 minutos, y el tiempo restante se puede dedicar para socializar los aprendizajes.

Materiales Requeridos

Recursos

Puedes descargar la presentación para explicar el ejercicio durante la facilitación, haciendo clic aquí.

El listado de nombres que debe escribir el escritor 1, lo puedes descargar haciendo clic aquí.

La frase a escribir por el escritor 2, la puedes descargar haciendo clic aquí.

Cantidad de Personas Recomendadas

Se recomiendan formar grupos de 8 personas, adicionalmente a estos grupos debe haber 1 participante extra.

Instrucciones

El facilitador debe seleccionar un voluntario que hará el rol de Firmante durante todo el ejercicio, puede ser el mismo facilitador. Esta persona debe sentarse en un extremo del salón, con una mesa y un sello (En lugar de este, puede utilizarse también un bolígrafo o marcador)

A continuación, se deben conformar grupos de 8 personas. Dependiendo la cantidad de asistentes, si sobran personas en un número inferior a 8 que impida conformar un nuevo grupo, estas se deben distribuir entre los demás grupos asumiendo algún rol repetido, recomendamos que sea alguno de los roles de Escritor.

En cada grupo se deben repartir los 8 siguientes roles:

  1. Surtidor
  2. Verificador
  3. Lector
  4. Escritor 1
  5. Escritor 2
  6. Sellador
  7. Autorizador
  8. Calidad

Una vez repartidos los roles en cada grupo, se deben ubicar por grupo todos los roles en una misma mesa en el orden en que aparecen en la lista anterior, rodeando la mesa en sentido de las manecillas del reloj.

Cada mesa debe contener hojas de papel, una tijera, dos lapiceros o bolígrafos.

Se debe enseñar a los asistentes el flujo de la cadena de producción, para esto recomendamos proyectar la siguiente imagen.

Flujo de Cadena de Producción

Una vez el facilitador dé inicio al juego, el flujo de la cadena de producción debe comportarse de la siguiente manera:

  • El Surtidor deberá recortar cada hoja de papel en 6 partes iguales, por cada hoja recortada, debe presentar al Verificador el resultado de los cortes.
  • El Verificador, verificará que el papel esté cortado en 6 partes iguales. Si no se cumple con este requisito, no se podrá usar ese material durante el resto del ejercicio. Solo las hojas con 6 cortes iguales aprobadas por el Verificador pasarán al Escritor 1.
  • El Lector debe tener una lista de nombres (se puede descargar en la sección de Recursos) y no debe ser visible para ningún otro miembro del equipo. El Lector leerá los nombres de la lista en orden. Es importante que en ningún caso deletree el nombre, tampoco debe dar instrucciones de cómo se escribe o cuál es su ortografía.
  • El Escritor 1, de acuerdo con su interpretación de lo que escuchó del Lector, deberá escribir el nombre escuchado, en alguna de las hojas cortadas recibidas del Verificador. Cada hoja debe llevar solo un nombre de la lista que posee el Lector.
  • La hoja escrita por el Escritor 1 debe pasar al Escritor 2. (Esta hoja hasta ahora debe tener las siguientes características: debe ser del tamaño de una sexta parte de la hoja original, y debe tener un nombre de la lista que tiene el Lector).
  • El Escritor 2 debe tener una frase que debe reescribir en la hoja que recibe del Escritor 1 (Esta frase se puede descargar en la sección de Recursos). Es importante que el Escritor 2 escriba esa frase con su mano menos hábil para escribir.
  • Una vez el Escritor 2 reescriba en la hoja la frase, debe entregarla al Sellador. Este debe dirigirse al Autorizador a solicitarle aprobación para sellar el papel. El Autorizador solo aprueba solicitudes 10 segundos después de recibida la petición. Debe asegurarse que se respeten los 10 segundos.
  • Cuando el Sellador recibe la aprobación del Autorizador, debe desplazarse hasta la ubicación donde se encuentra el Firmante (Este es el rol extra que mencioné al inicio de las instrucciones).
  • El Firmante debe poner un sello o firma en el papel recibido del Sellador. (Se recomienda para efectos del ejercicio, que quién asuma el rol de Firmante, haga esta tarea con exceso de calidad y algo de demora).
  • Cuando el Sellador tiene la firma o sello del Firmante, debe desplazarse hasta la persona de Calidad y entregarle el papel para su revisión.
  • Calidad debe tener una copia de la lista de nombres que tiene el Lector y de la frase que reescribe el Escritor 2. Calidad verifica que el papel tenga los requisitos: tamaño correspondiente a la sexta parte del papel original, nombre de la lista de nombres con la misma ortografía, frase reescrita legible y con las mismas palabras, sello del Firmante. Si alguno de estos requisitos no se cumple, Calidad no contará como producto terminado ese entregable.
  • Solo los papeles aprobados como Calidad serán contados por esta persona como trabajo terminado.

Una vez claras las reglas a todas las personas, el facilitador pedirá a los equipos que informen a cuanto trabajo terminado se comprometen para una iteración de 5 minutos. Esta información la registra el facilitador en un tablero o lugar visible para todos.

Una vez asumidos los compromisos y entendidos los roles, el facilitador indicará el inicio del ejercicio. Se recomienda al facilitador hacer visible el tiempo restante para finalizar la iteración

Una vez terminada la primera iteración, el facilitador anotará los resultados de trabajo terminado.

El facilitador permitirá a cada equipo redefinir la estrategia, permitiéndoles romper la regla que quieran siempre y cuando se mantengan vigentes las responsabilidades de los roles y el mismo orden en la cadena de producción. Para esto solo tendrán un minuto. Una vez pasado este tiempo deben indicar a cuanto trabajo terminado se comprometerán para la siguiente iteración.

Una vez finalizada la segunda iteración, el facilitador puede decidir cerrar el ejercicio o repetir el proceso para una tercera iteración.

Cuando finaliza la última iteración, el facilitador debe propiciar un espacio de reflexión y aprendizaje. Las personas deben contar su experiencia, lo que sintieron, que les funcionó, que no les funcionó.

A continuación, recomiendo al facilitador proyectar la siguiente imagen.

Tipos de Desperdicios

El Facilitador debe explicar en qué consiste cada tipo de desperdicio y para cada uno hacer visible al equipo, donde se estaba presentando el desperdicio dentro del ejercicio.

  • Talento no utilizado: Este desperdicio consiste en desaprovechar las habilidades o talentos de las personas limitándolas a realizar tareas que podría realizar otra persona menos habilidosa. Un ejemplo de esto ocurre cuando las actividades de personas creativas, o con experticia en alguna materia subutilizan su potencial. Esto usualmente se debe por desconocimiento del líder sobre quién es realmente cada persona. En el juego anterior, este desperdicio se evidenciaba en la limitación que tenía el Escritor 2 para escribir con su mano menos hábil.
  • Inventario: Este desperdicio sucede cuando se acumula materia prima, productos o procesos que no se utilizan o requieren. Muchas veces la incertidumbre o las buenas intenciones de las personas, las lleva a generar elementos que no se necesitan, pero se hacen para intentar adelantar trabajo o anticiparse a situaciones que nunca ocurren. En el juego anterior, este desperdicio ocurre cuando se corta mas papel del que se necesita por parte del Surtidor.
  • Movimientos: Es muy frecuente observar personas haciendo grandes desplazamientos para ir a reuniones o encuentros con otros equipos. Si bien las limitaciones de los espacios físicos pueden implicar grandes desplazamientos, muchas veces estos ocurren de forma innecesaria producto de una mala organización en la ubicación de las personas. En el juego anterior, este desperdicio se evidencia en el desplazamiento del Surtidor. Es común que ningún equipo en el espacio de mejoras de proceso se le ocurra cambiar la ubicación del Firmante para que esté más cerca a ellos y se elimine el desplazamiento innecesario del Sellador.
  • Espera: Cuando se trabaja entre departamentos o silos, es común que haya tiempos muertos, usualmente la burocracia es quien agrega tiempos de espera que alargan el tiempo de entrega de valor. En el juego anterior, el Autorizador era quien representaba este desperdicio obligando al Sellador a esperar 10 segundos para recibir respuesta.
  • Transportación: Es un desperdicio similar al de movimientos, la diferencia está en que quién se desplaza no son las personas sino la materia prima o el producto. En el juego anterior, este desperdicio se evidenciaba durante todo el proceso, en especial cuando se debía llevar el papel hasta el Firmante.
  • Defectos: Hacer las cosas con mala calidad o sin terminar es un desperdicio que puede consumir recursos adicionales en su reparación o inclusive en el desecho del producto si no es viable arreglar el defecto. En el juego anterior, este desperdicio se hace presente cuando Calidad no aprueba el entregable.
  • Sobreproducción: Este desperdicio consiste en hacer más de lo que se requiere o antes de que se necesite. En el juego anterior, este desperdicio se evidenciaba cuando al finalizar el tiempo queda trabajo sin terminar en manos de los diferentes roles del equipo, esto significa que hicieron trabajo que no era requerido para el tiempo que tenían.
  • Sobre-procesamiento: Es usual que algunas personas dediquen esfuerzo a hacer las cosas con una mayor calidad a la que realmente se requiere, esto implica un desperdicio en tiempo de entrega de valor y en la capacidad del equipo para dedicar ese esfuerzo en construir más valor. En el juego anterior, este desperdicio se presentaba principalmente en el Firmante que su firma o sello lo hacía con más calidad de la necesaria.

Puntos Clave

  • Asegurar el entendimiento de las instrucciones.
  • Realizar el espacio de aprendizaje, donde sean las personas quienes compartan sus experiencias y opiniones sobre lo que ocurrió a lo largo de las iteraciones.
  • Socializar y hacer visible los 8 tipos de desperdicios de forma interactiva con los asistentes, donde sean ellos quienes una vez entiendan la característica de cada desperdicio, mencionen en que parte del juego sintieron que se podía estar presentando cada uno y cómo lo optimizarían.

Andrés Salcedo

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💼 Professional Agile Coach | 🔝Certified Scrum at Scale Practitioner | 🏈Certified Scrum Master | ⚙️Agile Team Facilitator | 🎯Management 3.0 Practicing

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