Proses Pengerjaan 2016

ANMATEGRA tahun pertama oleh Kementerian MSDM Kabinet Nyala KM ITB 2016

Tahap Pengerjaan

Merencanakan Sistem Pendataan

adalah proses yang dilakukan setelah disepakatinya proyek pengadaaan pendataan aktitivas kemahasiswaan KM ITB pada student summit dan tertuang dalam rencana kerja Kabinet KM ITB 2016.

Proses perencanaan terpusat pada menteri MSDM, namun dalam proses kajian dan diskusinya merupakan hasil manifestasi dari berbagai sesi berbagi dan diskusi dengan menteri lainnya dan menko PSDM.

Proses perencanan berisi tentang

Latar Belakang, Tujuan, dan Prinsip/Asas dari sistem pendataan ini.

Kemudian dilanjutkan pada tahap perencanaan brand dari sistem ini, mekanisme sistem secara umum, hingga rancangan bentuk detil (mock up) dari platform yang diusahakan mendekati hasil akhirnya.

Selain itu juga dibuat rencana strategi pelaksanaan agar platform yang dibuat dapat digunakan oleh KM ITB.

Keluaran/hasil dari proses ini adalah berupa dokumen rencana sistem pendataan bit.ly/ANMATEGRA dan rencana kerja pendataan bit.ly/COOANMATEGRA

Pihak yang terlibat: MSDM

Anggaran: 0

Membangun Sistem

adalah proses penerjemahan dari dokumen rencana menjadi sebuah sistem yang siap digunakan. Pembangunan sistem ini terbagi atas pembuatan platform anmategra dan pembangunan institusional anmategra.

a) Pembuatan Platform sepenuhnya dipegang oleh Infrastruktur Pengembangan IT Kemenkoan Inovasi. Pembuatan platform diusahakan se-profesional mungkin dengan target, anggaran, dan SDM yang jelas meskipun tidak selalu tercantum di atas kertas. Koordinasi dalam pembuatan platform bersifat Project Owner dan Project Manager relationship. Kementerian MSDM melalui Deputi/COO berperan sebagai project owner sedangkan perwakilan tim dari Kemenkoan Inovasi berperan sebagai project manager. Hasil dari proyek ini adalah platform sistem teknologi informasi yang tersedia dalam jaringan (daring) yang dapat diakses melalui km.itb.ac.id/anmategra

Pihak yang terlibat: MSDM dan INOVASI

Anggaran: Rp 5.000.000

b) Pembangunan Institusional, merupakan proses membangun atmosfer yang sesuai untuk menjalankan ANMATEGRA. terdiri atas manajerial perangkat kerja Kementerian, pensuasanaan antar kemenkoan di kabinet KM ITB, kerjasama dengan lembaga kemahasiswaan dan yang paling penting menyiapkan PSDA lembaga KM ITB.

Manajerial perangkat kementerian adalah menyusun pembagian peran kerja dan standar operasional prosedur bagi internal kementerian MSDM agar mampu menjadi administrator/pengelola Anmategra.
 Pensuasanaan antar kemenkoan adalah proses menyebarkan informasi terkait proses pendataan keaktifan, serta bagaimana peran kemenkoan terkait dalam membantu menjamin proses tersebut berjalan di dalam kepanitiaan yang dinaunginya. Proses ini menjadi program kerja tersendiri yang dipimpin Deputi Pendataan Kegiatan Terpusat.

Pensuasanaan dilakukan pada rapat-rapat besar kabinet serta dilakukan saat pemilihan ketua kepanitiaan di bawah naungan kamenkoan/kementerian tertentu. Kemudian dilanjutkan dengan pendampingan terhadap MSDM kepanitiaan terkait. Secara keseluruhan pensuasanaan di internal kabinet berjalan sesuai dengan ekspektasi. Para menteri dan menko terkait dapat beradaptasi.
 Selain itu agar kemenkoan/kementerian terkait dapat turut menyebarkan tentang ANMATEGRA dengan lembaga-lembaga di KM ITB yang dinaunginya secara fungsional

Kerja sama dengan Lembaga Kemahasiswaan dilakukan agar ANMATEGRA dapat menjadi referensi yang legal bagi mahasiswa ITB untuk memperoleh Surat Keterangan Pendamping Ijazah (SKPI) yang diterbitkan oleh lembaga. Karena ANMATEGRA dapat mengefisiensikan waktu dan material dari proses Penerbitan SKPI. Namun kerjasama ini tidak dapat berjalan dikarenakan pihak lembaga kemahasiswaan belum bersedia.
 PSDA lembaga di KM ITB merupakan pihak yang menjadi ujung tombak pendataan keaktifan di tingkat lembaga. Mengingat lembaga memiliki otonomi penuh dalam menjalankan roda organisasinya, serta asas dekonsentrasi yang tidak tersedia dalam landasan di KM ITB, maka kementerian MSDM perlu bermitra dengan lembaga untuk menyiapkan lembaga tersebut. Proses ini merupakan kombinasi dari sosialisasi, lokakarya, dan pendampingan terhadap lembaga-lembaga tersebut. Portal akun resmi ANMATEGRA dapat diakses pada www.medium.com/@anmategra

Menjalankan Pendataan Keaktifan

Adalah proses mengumpulkan dan mengorganisir data lalu kemudian dimasukkan ke dalam platform ANMATEGRA. Proses pendataan untuk kepanitiaan terpusat yang dinaungi oleh kabinet dilakukan oleh deputi dan termasuk ke dalam program kerja tersendiri sedangkan proses pendataan keaktifan untuk kegiatan di tingkat lembaga dilakukan oleh PSDA lembaga.

Pandataan keaktifan ini dilakukan pada setiap kegiatan kemahasiwaan. Definisi lengkapnya terdapat di lampiran.

Tahap awal dalam pendataan adalah memastikan adanya SDM yang berfungsi sebagai pendata di setiap kegiatan/kepanitiaan. Pendataan dilakukan pada masa pra kegiatan, sedangkan penilaian dilakukan pasca kegiatan untuk melengkapi data keaktifan.

Pihak yang terlibat: PSDM dan lembaga di KM ITB. Koordinasi yang intensif dan paralel diperlukan sebagai konsekuensi dari banyaknya pihak yang terlibat.

Anggaran: 0

Waktu Pelaksanaan

Merencanakan Sistem Pendataan Februari-Awal Mei 2016
Februari — Awal Mei Pembuatan konsep desain sistem bit.ly/ANMATEGRA dan rencana kerja Pelaksaan anmategra bit.ly/COOANMATEGRA
 Event Penting Februari : Student Summit yaitu Pemaparan pertama pada lembaga, meminta masukan terkait hasil rencana Platform

Membangun Sistem Mei-November 2016
September Awal: Platform versi Beta pertama
18 April : sosialisasi pertama kepada lembaga agar mempersiapkan infrastruktur pra penggunaan ANMATEGRA. Yang diharapkan ketika platform ANMATEGRA telah rampung maka proses transisi dapat berlangsung dalam tempo sesingkat-singkatnya
Minggu kedua September: Sosialisasi Tutorial penggunaan
Minggu ketiga oktober : Platform versi Beta kedua, pembuatan portal penerangan
Minggu kedua februari : Platform versi Beta Final
Platform tersedia di km.itb.ac.id/anmategra
Portal Penerangan tersedia di medium.com/anmategra

Menjalankan Pendataan November 2016— Februari 2017
Minggu Ketiga November 2016: Pembagian akun pengguna ke Lembaga-Lembaga yang sudah bersedia terlibat.
 Minggu Pertama Desember-Akhir desember 2016: Input data keaktifan di lingkup kegiatan terpusat
 Minggu kedua februari 2017
 Pembagian akun Individu mahasiswa melalui PSDA Lembaga dan Ketua Angkatan

One clap, two clap, three clap, forty?

By clapping more or less, you can signal to us which stories really stand out.