¿Cómo hacer exitosa una implementación de RPA?

A lo largo de mis años (tanto laborales como de estudiante) aprendí que en equipo se trabaja mejor. Soy una convencida de que las ideas de un grupo superan ampliamente a la suma de las contribuciones individuales. Una implementación de RPA no es la excepción.

¿Qué tenemos que tener en cuenta para tener éxito en la implementación?

Como primer paso, armar equipo. Un equipo que tenga amplia experiencia en procesos de transformación y una sólida base técnica. Arquitectos de solución que puedan entender las problemáticas del negocio y traducirlas en requerimientos tecnológicos.
Me atrevo a decir que el equipo de implementación / adopción es más importante que la herramienta que se utilizará.

En una implementación de RPA, un equipo multidisciplinario desempeña roles clave para asegurar el éxito del proyecto. Además, la participación de un arquitecto de soluciones agrega una perspectiva estratégica y técnica esencial.

Roles recomendados:

1. Líder del Proyecto: Responsable de dirigir el proyecto en su conjunto, gestionar el equipo y asegurarse de que se cumplan los objetivos y plazos.
2. Analista de Procesos: Identifica los procesos candidatos para la automatización y los analiza en detalle para diseñar el flujo de trabajo automatizado.
3. Desarrollador RPA: Crea, programa y prueba los bots de automatización según las necesidades del proceso. Asegura que los bots interactúen de manera efectiva con las aplicaciones y sistemas.
4. Especialista en Infraestructura: Configura y mantiene la infraestructura tecnológica necesaria para ejecutar los bots y garantiza la seguridad y el rendimiento adecuados.
5. Experto en Seguridad y Compliance: Asegura que la automatización cumpla con los estándares de seguridad y regulaciones, protegiendo los datos y la integridad del sistema.
6. Especialista en Integración: Se encarga de integrar los bots con los sistemas existentes para lograr una automatización fluida y una interacción sin problemas.
7. Especialista en Base de Datos: Si la automatización involucra bases de datos, este rol se encarga de la captura, el almacenamiento y la manipulación de los datos.
8. Especialista en Experiencia del Usuario (UX): Diseña interfaces de usuario intuitivas y agradables para interactuar con los bots, mejorando la experiencia del usuario.
9. Especialista en Capacitación y Soporte: Crea materiales de capacitación y proporciona asistencia continua para que los usuarios puedan interactuar eficazmente con los bots.
10. Gestor del Cambio: Comunica los beneficios de la automatización a los empleados y ayuda a abordar cualquier resistencia al cambio.
11. Analista de Datos: Si la automatización recopila datos, este rol ayuda a analizarlos para obtener información valiosa sobre la eficiencia y la eficacia del proceso automatizado.
12. Arquitecto de Soluciones: Desempeña un papel estratégico y técnico en la implementación de RPA.

Parecen muchos roles y muchas veces no se puede contar con todos. Lo importante es tener claridad sobre cuáles son las actividades que hay que ejecutar y armar el equipo que mejor responda a las necesidades de la compañía. Es tal cual la famosa frase de Voltaire “lo perfecto es enemigo de lo bueno”.

Comenzamos hablando de equipo multidisciplinario, y si bien yo creo que hay roles que se pueden fusionar, hay uno que sí o sí debe estar presente por la importancia y el aporte. Este rol es del Arquitecto de Soluciones.

¿Qué aporta un Arquitecto de Soluciones?

1. Diseño y Arquitectura: El arquitecto de soluciones contribuye al diseño arquitectónico general del sistema de automatización. Asegura que la solución sea escalable, segura y se integre correctamente con la infraestructura existente.
2. Selección de Herramientas: El arquitecto evalúa y selecciona la herramienta de RPA más adecuada para los requisitos y la estrategia de la organización.
3. Integración Empresarial: Se encarga de asegurar que la automatización se integre de manera efectiva con los sistemas y aplicaciones empresariales, garantizando la coherencia de los datos y la funcionalidad.
4. Optimización de Procesos: El arquitecto trabaja con el analista de procesos para identificar oportunidades de mejora y optimización antes y después de la automatización.
5. Gestión de Riesgos: Evalúa los riesgos técnicos y operativos asociados con la implementación de RPA y propone soluciones para mitigarlos.
6. Asesoramiento Técnico: Proporciona orientación técnica al equipo en cuanto a mejores prácticas, estándares de desarrollo y enfoques arquitectónicos.
7. Supervisión de la Implementación: Asegura que la implementación siga las directrices arquitectónicas y cumpla con los requisitos técnicos.

En conjunto, el equipo multidisciplinario y el arquitecto de soluciones trabajan en colaboración para garantizar que la implementación de RPA sea coherente, eficiente y alinee con los objetivos de la organización.

Consideraciones de implementación

La implementación de RPA implica una serie de consideraciones clave para garantizar su éxito y eficacia. A continuación se detallan algunos aspectos importantes que debes tener en cuenta al implementar RPA:

1. Selección de Procesos Adecuados: No todos los procesos son adecuados para la automatización mediante RPA. Se debe comenzar identificando los procesos repetitivos, basados en reglas y altamente transaccionales que consumen mucho tiempo manual. Estos son los candidatos ideales para la automatización.
2. Análisis de Procesos: Antes de implementar RPA, es esencial comprender completamente los procesos que se desean automatizar. Documentar los pasos, excepciones y reglas involucradas en el proceso actual para garantizar que el bot pueda replicar con precisión cada acción.
3. Evaluación de Viabilidad: Realizar un análisis de costo-beneficio para determinar si la automatización de un proceso en particular vale la pena. Considerar los costos de desarrollo, implementación y mantenimiento en comparación con los ahorros en tiempo y recursos humanos.
4. Herramienta de RPA: Eligir la herramienta de RPA adecuada para tus necesidades. Considerar la facilidad de uso, la escalabilidad, la compatibilidad con sistemas existentes y la capacidad de programación. También hay que tener en cuenta cuántos recursos calificados hay en el mercado que la puedan implementar y luego mantener.
5. Diseño de Flujo de Trabajo: Diseñar el flujo de trabajo del bot teniendo en cuenta los pasos del proceso y las reglas involucradas. Definir cómo el bot interactuará con las aplicaciones y sistemas involucrados, y cómo manejará las excepciones.
6. Desarrollo y Pruebas: Desarrollar y probar las automatizaciones en un entorno controlado antes de implementarlos en producción. Asegúrate de que el bot funcione correctamente, maneje las excepciones y cumpla con los resultados esperados.
7. Seguridad y Cumplimiento: Asegurarse de que la automatización no comprometa la seguridad de los datos ni viole regulaciones o políticas de cumplimiento. Implementar medidas de seguridad adecuadas para proteger la información sensible.
8. Capacitación y Soporte: Proporcionar capacitación a los colaboradores que interactuarán con los bots y brindar soporte continuo para abordar problemas y consultas. La colaboración entre humanos y bots es esencial para el éxito a largo plazo.
9. Monitoreo y Mantenimiento: Supervisar regularmente el rendimiento de los bots y realizar actualizaciones y ajustes según sea necesario. Los procesos y sistemas cambian con el tiempo, por lo que los bots deben mantenerse al día.
10. Escalabilidad: Planear la escalabilidad de la implementación de RPA a medida que se expande a más procesos. Asegurarse de que la infraestructura pueda manejar un mayor número de bots y transacciones.
11. Gestión del Cambio: Comunicar a los colaboradores sobre la introducción de la automatización y cómo afectará sus roles. Abordar posibles preocupaciones y resaltar los beneficios de RPA para generar aceptación.
12. Medición de Resultados: Establecer métricas claras para medir el éxito de la implementación de RPA. Evaluar regularmente los ahorros de tiempo, la reducción de errores y otros beneficios obtenidos.

Y un punto no menor es el reconocimiento de los resultados. Es fundamental haber definido KPIs al comienzo del proceso de automatización a través de los cuáles mediremos el desempeño del proyecto de RPA. Celebrar los éxitos alcanzados mediante la automatización. Reconocer y recompensar los esfuerzos del equipo y compartir los resultados positivos con la organización.

La implementación exitosa de RPA es un proceso continuo que requiere atención a los detalles, colaboración y adaptación a medida que la organización evoluciona. Los equipos irán aprendiendo qué es lo que más valor agrega y cómo ejecutarlo de manera eficiente conforme vayan automatizando procesos claves para el negocio. Incluso los roles y la conformación de los equipos pueden variar, como en todas las implementaciones, cada organización irá aprendiendo de sus propias experiencias y recorriendo su camino.

Si tienen dudas o quieren ampliar conocimiento, los invito a consultar el foro de RPA.